企业个人印章管理办法

企业个人印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司个人印章管理，规范个人印章的刻制、使用、保管等行为，维护公司及员工的合法权益，防范风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司全体员工个人印章的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：个人印章的管理必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.审慎用印原则：严格控制个人印章的使用范围和使用频率，确保用印行为审慎、规范。3.安全保管原则：采取有效措施确保个人印章的安全保管，防止印章被盗用、冒用等情况发生。二、个人印章的刻制（一）刻制申请员工因工作需要刻制个人印章的，应填写《个人印章刻制申请表》，详细说明刻制印章的用途、样式等内容，并经所在部门负责人审核同意后，报公司综合管理部门备案。（二）刻制流程1.综合管理部门根据员工提交的《个人印章刻制申请表》，审核相关信息后，统一安排具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.印章刻制完成后，由综合管理部门负责领取，并进行登记备案。登记内容包括印章编号、员工姓名、所在部门、印章样式、刻制时间等。（三）印章样式个人印章应采用正方形，尺寸一般为[X]mm×[X]mm，材质为[具体材质]。印章内容应包括员工姓名、身份证号码后四位（或其他识别码），字体为[具体字体]。三、个人印章的使用（一）使用范围个人印章的使用应严格限定在与员工个人业务相关的范围内，具体包括但不限于：1.签署个人文件、报告、申请等。2.在公司内部办理涉及个人的审批、登记等手续。3.经公司书面授权的其他特定业务场景。（二）使用审批1.员工使用个人印章时，应填写《个人印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数等内容，并按照以下审批流程进行审批：一般性业务用印，由所在部门负责人审批。重要业务或涉及金额较大的用印，需经公司分管领导审批。2.审批人应认真审核用印事项的真实性、合法性和必要性，签署明确的审批意见。对于不符合规定的用印申请，审批人应予以拒绝，并说明理由。（三）用印登记1.设立《个人印章使用登记簿》，对每一次个人印章的使用情况进行详细登记。登记内容包括用印日期、用印申请人、用印事项、用印文件名称及份数、审批人、用印人等信息。2.用印人在用印完成后，应及时在《个人印章使用登记簿》上签字确认。（四）用印要求1.用印人应确保用印文件内容真实、合法、有效，不得在空白纸张、空白表格、空白合同等文件上加盖个人印章。2.个人印章应加盖在文件规定的盖章处，确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。3.严禁将个人印章转借他人使用，如因特殊情况需要委托他人代盖印章的，必须经过公司书面授权，并在《个人印章使用申请表》中注明委托事项及受托人信息，同时按照审批流程进行审批。四、个人印章的保管（一）保管方式1.员工个人印章应由本人妥善保管，不得随意放置或交予他人代管。2.如因工作需要暂时离开岗位，应将个人印章交所在部门负责人指定的专人代为保管，并办理交接手续。交接手续应在《个人印章交接登记簿》上详细记录，包括交接日期、交接人、接收人、印章名称及编号等信息。（二）保管场所个人印章应保管在安全可靠的场所，如个人抽屉、保险柜等。严禁将个人印章与其他物品混放，避免印章受到损坏或丢失。（三）印章遗失处理如员工发现个人印章遗失，应立即向所在部门负责人报告，并填写《个人印章遗失报告表》。所在部门负责人应及时通知综合管理部门，综合管理部门应根据实际情况采取相应的措施，如发布遗失声明、向公安机关报案等，以防止印章被非法使用。同时，员工应配合公司办理印章挂失、补办等手续。五、监督与检查（一）内部监督1.公司综合管理部门负责定期对个人印章的管理情况进行检查，检查内容包括印章刻制、使用、保管等环节的合规性，以及《个人印章使用登记簿》《个人印章交接登记簿》等相关记录的完整性和准确性。2.各部门负责人应加强对本部门员工个人印章使用情况的日常监督，发现问题及时纠正，并向综合管理部门报告。（二）违规处理1.对于违反本办法规定使用、保管个人印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因个人印章管理不善给公司或他人造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，将依法追究刑事责任。六、附则（一）