工程招标货物管理办法

工程招标货物管理办法一、总则（一）目的为加强公司工程招标货物管理，规范招标采购行为，确保货物质量，控制采购成本，提高资金使用效益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有工程建设项目中所需货物的招标采购活动，包括但不限于建筑材料、设备、构配件等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规、政策及行业标准，确保招标采购活动合法合规。2.公开公平公正原则：招标采购过程应公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，保证公平竞争，公正评标。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商提供的货物，确保工程质量。4.成本效益原则：在保证货物质量和满足工程需求的前提下，合理控制采购成本，提高经济效益。二、职责分工（一）招标管理部门1.负责制定工程招标货物的招标计划、招标文件等相关文件。2.组织招标活动，包括发布招标公告、资格预审、开标、评标等。3.协调与监督招标过程中的各项工作，处理招标过程中的异议和投诉。（二）需求部门1.根据工程建设需要，提出货物的技术规格、数量、交货时间等需求。2.参与招标文件的编制和评审工作，提供技术支持和意见。3.负责货物的验收工作，对货物的质量、数量等进行检验。（三）法务部门1.审查招标文件、合同等法律文件，确保其合法合规。2.处理招标采购过程中的法律纠纷，提供法律咨询服务。（四）财务部门1.参与招标采购预算的编制和审核，提供资金保障。2.负责招标采购资金的支付和核算工作，监督资金使用情况。（五）审计部门1.对招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购结果的合理性等。2.对重大招标采购项目进行专项审计，提出审计意见和建议。三、招标计划与预算（一）招标计划1.需求部门应根据工程建设进度和实际需求，提前制定货物招标计划，明确招标货物的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.招标计划应报招标管理部门审核，经公司领导批准后实施。招标管理部门应根据批准的招标计划，合理安排招标时间和进度。（二）招标预算1.需求部门应根据招标货物的市场价格、技术规格等因素，编制招标采购预算。招标预算应包括货物采购费用、运输费用、安装调试费用、税费等所有相关费用。2.财务部门应对招标预算进行审核，确保预算合理、准确。招标预算经审核通过后，作为招标采购的控制依据。四、招标文件编制（一）编制原则招标文件应遵循公平、公正、公开和诚实信用的原则，全面、准确地表述招标项目的需求和要求，确保潜在供应商能够充分理解并参与投标。（二）主要内容1.招标公告：包括招标项目名称、招标人名称、招标货物的基本情况、招标范围、投标人资格要求、获取招标文件的方式、投标截止时间、开标时间及地点等内容。2.投标人须知：对投标的基本要求、投标文件的编制要求、投标报价要求、投标有效期、开标与评标程序、合同授予原则等进行详细说明。3.技术规格：明确招标货物的技术参数、性能指标、质量标准、验收要求等内容，确保货物符合工程建设需求。4.商务条款：包括合同条款、付款方式、交货时间、交货地点、售后服务等内容。5.评标标准：制定科学合理的评标标准，明确评标因素及权重，确保评标过程公平公正。评标标准应包括技术、商务、价格等方面的内容，重点对投标人的技术方案、产品质量、售后服务、报价等进行综合评审。（三）审核与发布1.招标文件编制完成后，应提交招标管理部门、需求部门、法务部门、财务部门等相关部门进行审核。各部门应从各自职责角度对招标文件进行审查，提出修改意见和建议。2.经审核通过的招标文件，由招标管理部门负责发布。招标公告应在公司指定的网站、媒体等平台上发布，确保潜在供应商能够及时获取招标信息。五、资格预审（一）预审目的通过资格预审，筛选出具备相应资质和能力的潜在供应商，确保参与投标的供应商能够满足招标项目的要求，提高招标采购的效率和质量。（二）预审内容1.营业执照：审查潜在供应商是否具有合法有效的营业执照，经营范围是否涵盖招标货物相关领域。2.资质证书：根据招标货物的行业要求，审查潜在供应商是否具备相应的资质证书，如生产许可证、质量认证等。3.业绩经验：要求潜在供应商提供类似项目的业绩证明材料，审查其在相关领域的业绩经验和信誉情况。4.财务状况：审查潜在供应商的财务报表、审计报告等财务资料，评估其财务状况是否良好，具备履行合同的经济实力。5.信誉情况：通过查询信用中国、中国政府采购网等信用平台，审查潜在供应商是否存在不良信用记录。（三）预审程序1.招标管理部门在发布招标公告时，应明确资格预审文件的获取方式和提交时间。潜在供应商应按照要求获取资格预审文件，并在规定时间内提交资格预审申请文件。2.招标管理部门组织对资格预审申请文件进行审查，根据预审标准确定合格的潜在供应商名单。资格预审结果应及时通知潜在供应商，并向合格供应商发出投标邀请书。六、投标与开标（一）投标文件编制1.潜在供应商应按照招标文件的要求编制投标文件，投标文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容。2.商务部分应包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、商务条款偏离表、资格证明文件等；技术部分应包括技术方案、技术规格偏离表、售后服务承诺等；价格部分应包括投标总价及分项报价明细。3.投标文件应按照招标文件规定的格式、内容和要求进行编制，字迹清晰，内容完整，签字盖章齐全。（二）投标文件递交1.潜在供应商应在投标截止时间前，将投标文件密封送达指定地点。投标文件逾期送达或未按照招标文件要求密封的，招标人不予受理。2.招标人应妥善保管投标文件，在开标前不得开启。（三）开标1.招标管理部门应按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标会议应由招标人主持，邀请所有投标人代表参加。2.开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标报价、投标文件的其他主要内容等。3.开标过程应记录在案，并存档备查。开标记录应包括开标时间、地点、投标人名称、投标报价、投标文件的密封情况等内容。七、评标（一）评标委员会组建1.评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标专家应从公司建立的专家库中随机抽取，与投标人有利害关系的专家不得进入评标委员会。（二）评标原则评标应遵循公平、公正、科学、择优的原则，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评审，确保评标结果客观、公正。（三）评标方法1.综合评估法：对投标文件的商务、技术、价格等方面进行综合评审，按照评审得分由高到低的顺序推荐中标候选人。综合评估法应明确各项评审因素的权重和评分标准，确保评标过程科学合理。2.最低价评标法：在满足招标文件实质性要求的前提下，以投标报价最低的投标人作为中标候选人。最低价评标法应明确价格计算方法和价格调整因素，确保评标结果合理公正。（四）评标程序1.评标委员会成员应认真阅读招标文件，熟悉评标标准和方法，对投标文件进行详细评审。2.评标委员会成员应根据评标标准对投标文件进行打分或排序，推荐中标候选人。评标委员会成员应独立评审，不得相互串通或影响其他成员的评审意见。3.评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容进行澄清或说明，但不得超出投标文件的范围或改变投标文件的实质性内容。4.评标委员会完成评标后，应向招标人提交评标报告。评标报告应包括评标基本情况和数据表、评标委员会成员名单、开标记录、评标标准和方法、评审情况及说明、推荐的中标候选人名单等内容。八、中标与合同签订（一）中标通知1.招标人根据评标委员会推荐的中标候选人名单，确定中标人。招标人应在中标通知书发出之日起十五日内，向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。2.中标通知书对招标人和中标人具有法律效力。中标通知书发出后，招标人改变中标结果的，或者中标人放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。（二）合同签订1.招标人与中标人应在中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标人的投标文件签订书面合同。合同的标的、价款、质量、履行期限等主要条款应当与招标文件和中标人的投标文件的内容一致。2.签订合同前，法务部门应对合同文本进行审查，确保合同合法合规。合同签订后，应及时将合同副本送招标管理部门、需求部门、财务部门等相关部门备案。九、货物验收（一）验收准备1.需求部门应在货物到货前，制定详细的验收方案，明确验收标准、验收程序、验收人员等内容。2.验收人员应熟悉招标文件、合同等相关文件要求，掌握货物的技术规格、质量标准等内容。（二）验收程序1.货物到货后，供应商应及时通知需求部门。需求部门应组织验收人员按照验收方案进行验收。2.验收人员应对货物的数量、规格、型号、外观等进行检查，核对货物的质量证明文件、产品说明书等资料。3.对需要进行检验检测的货物，应按照相关标准和规范进行检验检测。检验检测机构应由具备相应资质的第三方机构承担。4.验收过程中，如发现货物存在质量问题或与合同约定不符的情况，验收人员应及时记录，并要求供应商限期整改或更换货物。（三）验收报告1.验收完成后，验收人员应出具验收报告。验收报告应包括验收基本情况、验收结果、存在问题及处理意见等内容。2.验收报告应由验收人员签字确认，并加盖需求部门公章。验收报告应及时送招标管理部门、财务部门等相关部门备案。十、付款管理（一）付款申请1.供应商应按照合同约定，在货物交付并验收合格后，向需求部门提交付款申请。付款申请应包括付款金额、付款方式、付款依据等内容，并提供相关的发票、验收报告等证明材料。2.需求部门应对供应商提交的付款申请进行审核，审核通过后，报财务部门办理付款手续。（二）付款审核1.财务部门应对付款申请及相关证明材料进行审核，审核内容包括合同约定的付款条件是否满足、发票是否合规、验收报告是否真实等。2.财务部门审核通过后，按照公司财务管理制度和合同约定办理付款手续。付款金额较大的项目，应报公司领导审批。十一、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对工程招标货物管理活动进行审计监督，检查招标采购程序的合规性、采购结果的合理性、资金使用的效益性等。2.招标管理部门应建立健全内部监督机制，加强对招标采购过程的日常监督，及时发现和纠正存在的问题。（二）外部监督1.公司应主动接受上级主管部门、行业监管部门等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查中发现的问题，公司应及时整改，并将整改情况报告相关部门。十二、违规处理（一）供应商违规处理1.供应商在招标采购活动中存在提供虚假材料、串通投标、恶意低价中标等违规行为的，招标人有权取消其投标资格或中标资格，并依法追究其法律责任。2.对违规供