工程材料物资管理办法

工程材料物资管理办法一、总则（一）目的为加强公司工程材料物资管理，规范采购、供应、仓储、使用等环节的行为，确保工程质量，降低成本，提高经济效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有工程项目的材料物资管理活动。（三）基本原则1.按需采购原则：根据工程实际需求，合理安排采购计划，避免盲目采购和积压浪费。2.质量第一原则：严格把控材料物资质量，确保所采购的材料物资符合工程设计要求和相关标准规范。3.成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略、库存管理等措施，降低材料物资采购成本和使用成本。4.规范管理原则：建立健全材料物资管理制度和流程，明确各部门职责，加强内部控制，确保管理工作规范有序。二、管理职责（一）物资管理部门1.负责制定和完善工程材料物资管理制度、流程和标准。2.汇总各项目材料物资需求计划，编制公司年度、月度采购计划，并组织实施采购工作。3.建立供应商评估和选择机制，负责供应商的开发、评审、管理和考核。4.负责材料物资的验收、入库、存储、发放、盘点等日常管理工作。5.定期对公司材料物资库存进行统计分析，提出库存优化建议，降低库存成本。（二）项目部门1.根据工程进度和实际需求，及时准确地编制项目材料物资需求计划，并提交给物资管理部门。2.负责项目施工现场材料物资的使用管理，合理安排材料物资的堆放、保管和使用，避免浪费和丢失。3.配合物资管理部门进行材料物资的验收、盘点等工作，提供相关资料和数据。4.对项目材料物资的使用情况进行统计分析，及时反馈存在的问题，并提出改进措施。（三）财务部门1.负责审核材料物资采购预算和费用报销，确保资金使用合理合规。2.参与材料物资采购合同的评审，对合同中的付款条款等进行审核。3.定期对材料物资成本进行核算和分析，为成本控制提供财务数据支持。（四）质量部门1.负责对采购的材料物资进行质量检验和监督，确保其符合质量标准和工程要求。2.参与不合格材料物资的评审和处理，提出质量改进建议。三、采购管理（一）采购计划编制1.项目部门应根据工程施工图纸、施工进度计划等，提前[X]天编制详细的材料物资需求计划，明确材料物资的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息，并提交给物资管理部门。2.物资管理部门收到项目部门的需求计划后，进行汇总分析，结合库存情况，编制公司年度、月度采购计划。采购计划应包括采购项目、采购数量、采购时间、采购预算等内容。3.采购计划应报经公司相关领导审批后实施。如遇工程变更等特殊情况，项目部门应及时调整需求计划，并通知物资管理部门进行相应调整。（二）供应商选择与管理1.物资管理部门应建立供应商评估和选择机制，制定供应商评估标准和流程。评估内容包括供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。2.通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、招标采购等，建立供应商名录。对潜在供应商进行实地考察和评审，选择合格的供应商纳入名录管理。3.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订后，应及时将合同副本提交给相关部门备案。4.定期对供应商进行考核评价，考核指标包括产品质量、交货期、价格执行情况、售后服务等。根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格的供应商进行警告、整改或淘汰处理。（三）采购实施1.物资管理部门根据采购计划，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、询价采购、竞争性谈判采购、单一来源采购等，应根据采购项目的特点和金额大小等因素合理选择。2.对于招标采购项目，应按照国家和地方有关法律法规及公司相关规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等工作。3.在采购过程中，应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进度和质量情况，协调解决采购过程中出现的问题。4.采购人员应严格遵守廉洁自律规定，不得接受供应商的贿赂或不正当利益，确保采购工作公正、公平、公开。四、验收管理（一）验收准备1.物资管理部门在材料物资到货前，应通知项目部门、质量部门等相关人员做好验收准备工作。2.验收人员应熟悉材料物资的采购合同、质量标准、验收规范等文件，准备好验收所需的工具和场地。（二）验收程序1.材料物资到货后，采购人员应及时通知物资管理部门组织验收。验收人员应根据采购合同和质量标准，对材料物资的名称、规格、型号、数量、外观质量等进行核对。2.质量部门按照相关质量标准和检验规范，对材料物资进行质量检验。检验方式包括抽检、全检等，对于重要材料物资应进行严格的质量检验。3.验收合格的材料物资，由物资管理部门办理入库手续，填写入库单，并将入库单及时传递给财务部门和项目部门。验收不合格的材料物资，应及时与供应商联系，办理退货、换货或索赔等手续。（三）验收记录1.验收人员应详细记录验收过程和结果，包括验收时间、地点、验收人员、材料物资名称、规格、型号、数量、质量情况、验收结论等信息。2.验收记录应妥善保存，作为材料物资质量追溯和管理的重要依据。五、仓储管理（一）仓库规划与布局1.根据公司工程材料物资的种类、数量、特性等因素，合理规划仓库布局，设置不同的存储区域，如原材料区、半成品区、成品区、易燃易爆品区等。2.仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，配备必要的仓储设备和设施，如货架、货柜、搬运工具、消防器材等。（二）入库管理1.材料物资入库时，仓库管理人员应根据入库单对材料物资的名称、规格、型号、数量、质量等进行再次核对，确保与验收结果一致。2.按照仓库规划布局，将材料物资分类存放，并做好标识。标识应包括材料物资名称、规格、型号、批次、入库时间等信息，便于识别和管理。（三）存储管理1.仓库管理人员应定期对材料物资进行检查和盘点，确保材料物资的存储安全和质量完好。对于易受潮、易变质、易燃易爆等特殊材料物资，应采取相应的存储措施。2.建立库存台账，及时记录材料物资的出入库情况，做到账物相符。库存台账应包括材料物资名称、规格、型号、批次、入库时间、出库时间、数量、库存余额等信息。3.定期对库存进行统计分析，掌握材料物资的库存动态，及时发现库存积压、短缺等问题，并向物资管理部门反馈，以便采取相应的措施进行处理。（四）出库管理1.项目部门根据工程实际需求，填写领料单，经项目负责人审批后到仓库领料。2.仓库管理人员应根据领料单，对领料的材料物资进行核对，确保名称、规格、型号、数量等与领料单一致。3.按照先进先出的原则发放材料物资，发放后及时在库存台账上记录出库情况，并更新库存余额。六、使用管理（一）施工现场材料物资管理1.项目部门应在施工现场设置专门的材料物资堆放场地，按照材料物资的种类、规格、型号等进行分类堆放，并做好标识。2.施工现场应配备必要的材料物资保管设施，如防雨棚、遮阳棚、围栏等，防止材料物资受到损坏和丢失。3.施工人员应按照施工规范和操作规程使用材料物资，不得浪费和随意丢弃。对于剩余的材料物资，应及时清理回收，办理退库手续。（二）材料物资使用监督与考核1.物资管理部门和项目部门应加强对材料物资使用情况的监督检查，定期对施工现场进行巡查，及时发现和纠正材料物资使用过程中存在的问题。2.建立材料物资使用考核制度，对项目部门和施工人员的材料物资使用情况进行考核评价。考核指标包括材料物资节约率、损耗率、利用率等。对于材料物资使用管理优秀的项目部门和个人给予奖励，对于浪费严重的进行处罚。七、成本控制（一）采购成本控制1.通过市场调研、招标采购、询价采购等方式，选择性价比高的供应商，降低采购价格。2.与供应商建立长期稳定的合作关系，争取更有利的采购条款，如批量折扣、付款优惠等。3.加强采购过程管理，严格控制采购费用，如运输费、装卸费、保险费等。（二）库存成本控制1.合理确定材料物资的安全库存和经济订货量，避免库存积压和短缺。2.加强库存管理，定期盘点，及时清理积压物资，减少库存占用资金。3.优化库存结构，提高库存周转率，降低库存成本。（三）使用成本控制1.加强施工现场材料物资管理，提高材料物资的利用率，减少浪费和损耗。2.对材料物资的使用情况进行统计分析，找出成本控制的关键点，采取针对性措施进行改进。八、信息化管理（一）建立材料物资管理信息系统1.公司应建立完善的材料物资管理信息系统，实现采购、验收、仓储、使用等环节的信息化管理。2.信息系统应具备材料物资需求计划管理、供应商管理、采购管理、库存管理、成本核算、报表统计等功能模块，提高管理效率和准确性。（二）信息系统应用与维护1.物资管理部门、项目部门等相关人员应熟练使用材料物资管理信息系统，及时录入和更新各类数据信息，确保信息的准确性和及时性。2.定期对信息系统进行维护和升级，保证系统的稳定运行和功能的不断完善。九、监督检查与奖惩（一）监督检查1.公司应建立健全材料物资管理监督检查机制，定期对各部门的材料物资管理工作进行检查和评估。2.监督检查内容包括采购计划执行情况、供应商管理、验收管理