工程档案创新管理办法

工程档案创新管理办法一、总则（一）目的为加强公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，适应公司工程建设和发展的需要，依据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本创新管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有工程项目档案的管理，包括新建、改建、扩建、技术改造等各类工程项目。（三）基本原则1.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设全过程的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖工程建设从项目前期策划、可行性研究、设计、施工、监理到竣工验收等各个环节形成的各类文件资料，保证档案的全面性。3.系统性原则：对工程档案进行科学分类、编号和整理，使其具有内在的逻辑性和连贯性，便于查找和利用。4.及时性原则：工程文件资料应随工程进度同步收集、整理和归档，确保档案的时效性。5.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的工程档案，应严格按照公司保密制度进行管理，防止信息泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司工程档案管理制度，并监督执行。2.指导、协调各工程项目部的档案管理工作，对工程档案的收集、整理、归档等工作进行检查和指导。3.集中统一管理公司工程档案，建立工程档案数据库，实现档案信息的数字化存储和共享。4.负责工程档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行处理。5.提供工程档案的查阅、借阅服务，为公司工程建设、生产运营、科研开发等工作提供支持。（二）工程项目部职责1.负责本工程项目档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的真实、完整、准确和及时。2.配备专（兼）职档案管理人员，负责本项目档案管理的具体工作，并接受公司档案管理部门的业务指导和监督。3.在工程建设过程中，督促各参建单位做好各自形成文件资料的收集、整理和归档工作，并对其档案管理情况进行检查。4.按照公司档案管理部门的要求，及时向公司移交工程项目档案，并办理相关交接手续。（三）参建单位职责1.各参建单位应建立健全本单位的工程档案管理制度，明确档案管理职责，配备相应的档案管理人员。2.负责收集、整理、归档本单位在工程建设过程中形成的各类文件资料，并确保档案质量符合国家和行业标准以及公司要求。3.在工程竣工验收前，将本单位形成的工程档案向工程项目部移交，并协助做好档案的整理、审核等工作。三、工程档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。2.设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更通知等。3.施工文件：施工组织设计、施工技术交底、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。4.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件：竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。6.其他与工程建设有关的文件：如工程合同、协议、会议纪要、来往信函等。（二）收集要求1.各部门和参建单位应明确专人负责工程文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的工程文件资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等。3.对电子文件的收集，应确保其格式通用、内容完整，并按照公司电子文件管理规定进行存储和备份。（三）整理原则1.遵循工程建设的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，按照工程建设程序和文件形成的时间顺序进行整理。2.分类科学合理，便于查找和利用。工程档案一般分为工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等大类，每大类再根据具体内容进行细分。3.卷内文件排列有序，按照文件的重要程度、时间先后等顺序排列，同一事项的文件应集中排列在一起。4.编制清晰、准确的档号和目录，档号应具有唯一性，目录应包含文件题名、编号、日期、页号等信息。（四）整理方法1.对纸质文件进行分类、装订，去除金属物，破损的文件应进行修复或复制。2.电子文件应按照公司电子文件分类方案进行分类存储，建立相应的文件夹结构，并对文件进行命名，确保文件名准确反映文件内容。同时，应按照规定对电子文件进行元数据著录，以便于检索和利用。3.竣工图的整理应符合国家和行业标准，做到图物相符、数据准确。竣工图应加盖竣工图章，并由编制人、审核人、技术负责人签字确认。四、工程档案的归档与移交（一）归档时间1.工程项目各阶段形成的文件资料应在形成后及时归档，一般应在次月上旬完成上月文件资料的归档工作。2.工程竣工验收后，工程项目部应在规定时间内将全部工程档案向公司档案管理部门移交，一般不得超过竣工验收后三个月。（二）归档要求1.归档的工程档案应符合本办法规定的整理要求，做到分类准确、排列有序、编目规范、装订整齐。2.归档的文件资料应齐全完整，如有缺失或不完整的情况，应及时补充或说明原因。3.归档的电子文件应与纸质文件内容一致，并确保电子文件的可读性和可用性。（三）移交程序1.工程项目部在向公司档案管理部门移交工程档案前，应进行自查自纠，确保档案质量符合要求。自查合格后，填写《工程档案移交清单》，一式两份，双方签字确认。2.工程项目部将整理好的工程档案及《工程档案移交清单》一并提交给公司档案管理部门。公司档案管理部门对移交的档案进行审核，如发现问题，应及时通知工程项目部进行整改，直至符合要求。3.经审核合格的工程档案，由公司档案管理部门接收并办理交接手续，双方在《工程档案移交清单》上签字盖章，各留存一份。五、工程档案的保管与利用（一）保管期限工程档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保存的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，如工程竣工验收报告、重要的工程合同协议等，应永久保存。2.长期保存的档案：保存期限为30年的档案，主要是工程建设过程中形成的重要文件资料，如设计变更通知、重大质量事故处理记录等。3.短期保存的档案：保存期限为10年的档案，一般是工程建设过程中形成的一般性文件资料，如一般性的施工记录、监理月报等。（二）保管要求1.公司档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对纸质档案应定期进行检查和清点，发现问题及时处理，如档案受潮、发霉、虫蛀等情况，应采取相应的措施进行修复和防治。4.对电子档案应定期进行备份，存储在不同的介质上，并异地存放，防止数据丢失。同时，应定期对电子档案进行维护和更新，确保其可读性和可用性。（三）利用服务1.公司内部各部门因工作需要查阅工程档案的，应填写《工程档案查阅申请表》，经本部门负责人签字同意后，到公司档案管理部门办理查阅手续。2.外单位查阅公司工程档案的，应持有单位介绍信，并经公司相关部门负责人批准，方可查阅。查阅时，应在档案管理部门指定的地点进行，且不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。3.公司档案管理部门应积极为利用者提供优质、高效的服务，根据利用者的需求，及时准确地提供档案资料，并做好查阅记录。六、工程档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立工程档案鉴定小组，由档案管理部门、工程项目部及相关专业技术人员组成，负责对到期工程档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据工程档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行鉴定。已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，应按照公司保密制度进行鉴定，确保在档案销毁过程中不发生信息泄露。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期工程档案进行清理，列出需鉴定的档案清单，并提交给工程档案鉴定小组。2.工程档案鉴定小组对需鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案，经公司分管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁方法1.对纸质档案的销毁，应采用焚烧或粉碎等方式进行，确保档案内容无法恢复。2.对电子档案的销毁，应采用专业的软件工具进行数据擦除，确保电子数据无法恢复。3.档案销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。记录应长期保存。七、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门应定期对各工程项目部的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理归档情况、档案保管利用情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求工程项目部限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立工程档案管理考核评价机制，将档案管理工作纳入公司对各部门和工程项目部的绩效考核体系。2.考核评价内容包括档案管理工作的组织领导、