幼教之窗资料管理办法

幼教之窗资料管理办法一、总则（一）目的为加强幼教之窗资料的规范化管理，提高资料的完整性、准确性和可用性，保障幼教工作的顺利开展，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于幼教之窗相关资料的收集、整理、存储、使用、保管和销毁等全过程管理。（三）基本原则1.合法性原则：资料管理应符合国家法律法规及教育行业相关标准要求。2.准确性原则：确保资料内容真实、准确，数据可靠。3.完整性原则：涵盖幼教工作的各个方面，保证资料的全面性。4.保密性原则：对涉及幼儿个人隐私、园所机密等资料严格保密。5.便捷性原则：便于资料的查找、使用和更新，提高工作效率。二、资料分类与编号（一）资料分类1.幼儿档案资料：包括幼儿基本信息、健康档案、学习记录、成长记录等。2.教师教学资料：教案、教学计划、教学反思、教学成果等。3.园所管理资料：行政文件、规章制度、工作计划与总结、会议记录等。4.家园共育资料：家长沟通记录、亲子活动资料、家长意见反馈等。5.安全管理资料：安全制度、应急预案、安全检查记录、事故处理记录等。6.后勤保障资料：物资采购记录、设备维护记录、食堂管理资料等。（二）编号规则为便于资料的识别和管理，对各类资料进行统一编号。编号采用[年份][类别代码][顺序号]的格式。例如，2023年的教师教学资料中的第5份教案，编号为2023J05。其中，年份为资料形成年份；类别代码根据上述资料分类设定，如幼儿档案资料代码为Y，教师教学资料代码为J等；顺序号为该类别资料的流水号。三、资料收集（一）收集责任1.各部门负责本部门职责范围内资料的收集工作，并指定专人负责资料的日常收集和整理。2.教师负责收集与教学、幼儿成长相关的资料。3.行政人员负责收集园所管理、后勤保障等方面的资料。（二）收集要求1.资料应及时收集，确保资料的时效性。对于重要事件或活动，应在事件结束后[X]个工作日内完成资料收集。2.收集的资料应完整、真实，不得遗漏重要信息。3.资料的形式可以为纸质文档、电子文档、图片、音频、视频等多种形式。（三）收集渠道1.内部生成：由各部门、教师等在工作过程中直接产生的资料。2.外部获取：如上级部门下发的文件、与其他园所交流获取的资料等。3.家长提供：家长反馈的幼儿在家情况、参与亲子活动的相关资料等。四、资料整理（一）整理流程1.资料收集人员对收集到的资料进行初步筛选，去除重复、无效的资料。2.按照资料分类标准，对资料进行分类整理。3.对每一份资料进行编号，并建立资料目录清单。（二）整理规范1.纸质资料应保持整洁、完好，如有破损应及时修复或复印留存。2.电子资料应按照统一的命名规则进行命名，便于查找和识别。命名规则为[资料类别][年份][具体内容简要]，如“教师教学资料2023年大班下学期数学教案”。3.图片资料应注明拍摄时间、地点、人物等相关信息。4.音频、视频资料应进行文字说明，包括主题、时长、参与人员等。五、资料存储（一）存储方式1.设立专门的资料档案室，用于存放纸质资料。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.建立电子资料存储服务器，对电子资料进行集中存储。服务器应定期进行数据备份，备份数据存储在不同的存储介质上，并分别存放于不同地点。（二）存储期限1.幼儿档案资料应长期保存，直至幼儿毕业离校后[X]年。2.教师教学资料、园所管理资料、家园共育资料、安全管理资料、后勤保障资料等保存期限为[X]年。（三）存储管理1.资料档案室应安排专人负责管理，定期对资料进行盘点和清查，确保资料的安全和完整。2.电子资料存储服务器应设置访问权限，不同人员根据工作需要授予相应的访问权限，防止资料泄露。六、资料使用（一）使用申请1.内部人员因工作需要使用资料时，应填写《资料使用申请表》，注明使用目的、资料名称、使用期限等信息。2.申请表经部门负责人审批后，交资料管理人员办理资料借阅手续。（二）使用规范1.资料使用人员应按照申请用途使用资料，不得擅自更改、复制、传播资料内容。2.使用过程中应妥善保管资料，不得遗失、损坏。如发现资料有损坏或遗失情况，应及时向资料管理人员报告，并承担相应责任。3.使用期限届满后，资料使用人员应按时归还资料。如需延期使用，应重新办理申请手续。（三）共享与交流1.对于需要在园所内部共享的资料，资料管理人员应根据授权进行共享设置，确保相关人员能够正常访问。2.与外部单位进行资料交流时，应按照相关规定进行审批，并签订保密协议，确保资料安全。七、资料保管（一）保管责任资料管理人员负责资料的日常保管工作，确保资料的安全、完整和有序存放。（二）保管措施1.资料档案室应保持清洁、干燥，温度、湿度应符合规定要求。2.对纸质资料应分类存放，建立索引目录，便于查找。3.定期对电子资料进行病毒查杀和维护，确保数据的安全性和可用性。（三）盘点与清查1.资料管理人员应定期对资料进行盘点，每年至少进行[X]次全面盘点。2.盘点过程中如发现资料缺失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.根据盘点结果，编制资料盘点报告，报上级主管部门备案。八、资料销毁（一）销毁条件1.资料存储期限届满，且已无保存价值的。2.因园所机构调整、业务变更等原因，确需销毁的资料。3.资料内容涉及保密信息，且已过保密期限，经审批同意销毁的。（二）销毁流程1.由资料管理人员提出资料销毁申请，填写《资料销毁申请表》，注明销毁资料的名称、数量、销毁原因等信息。2.申请表经部门负责人审核、园所主管领导审批后，方可进行销毁。3.销毁纸质资料时，应采用粉碎、焚烧等方式进行彻底销毁，并由两人以上在场监销，监销人员在销毁记录上签字确认。4.销毁电子资料时，应采用专业的数据擦除软件进行数据清除，并对存储介质进行物理销毁，确保数据无法恢复。（三）销毁记录资料销毁过程中应做好记录，记录内容包括销毁时间、地点、资料名称、数量、销毁方式、监销人员等信息。销毁记录应长期保存。九、监督与检查（一）监督机制建立资料管理监督机制，由园所管理层定期对资料管理工作进行检查和指导，确保资料管理工作符合本办法要求。（二）检查内容1.资料收集的及时性、完整性和准确性。2.资料整理的规范性和逻辑性。3.资料存储的安全性和可靠性。4.资料使用的合规性和合理性。5.资料保管的有效性和责任落实情况。6.资料销毁的审批程序和执行情况。