宾馆采购合同管理办法

宾馆采购合同管理办法一、总则1.目的本办法旨在加强宾馆采购合同的规范化管理，明确采购流程，保障宾馆与供应商的合法权益，确保采购活动的顺利进行，提高宾馆经济效益和服务质量。2.适用范围本办法适用于宾馆内所有涉及采购合同的签订、履行、变更、终止等相关事宜。包括但不限于客房用品、餐饮食材、设备采购、服务采购等各类采购项目。3.基本原则依法依规原则：采购合同的签订与履行必须遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保合同合法有效。公平公正原则：在采购合同的签订与执行过程中，应公平对待所有供应商，不偏袒、不歧视，维护市场公平竞争环境。诚实守信原则：宾馆与供应商应诚实守信，严格履行合同约定的各项义务，不得擅自变更或解除合同。效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，优化采购流程，降低采购成本，提高宾馆经济效益。二、采购合同管理职责分工1.采购部门负责采购项目的需求调研与分析，制定采购计划，并根据采购计划寻找合适的供应商。组织与供应商进行商务谈判，起草采购合同条款，确保合同内容符合宾馆利益和采购要求。负责采购合同的签订、履行、跟踪与协调，及时解决合同执行过程中出现的问题。定期对采购合同的执行情况进行总结与评估，为后续采购工作提供参考。2.法务部门参与采购合同条款的审核，从法律角度对合同的合法性、合规性进行审查，提出法律意见和建议。协助处理采购合同纠纷，提供法律咨询和法律支持，维护宾馆合法权益。负责对采购合同相关法律法规的培训与宣传，提高员工法律意识。3.财务部门负责审核采购合同的付款条款，确保付款方式、付款时间等符合宾馆财务规定和资金状况。按照采购合同约定及时办理付款手续，并对采购合同的执行情况进行财务监督和核算。协助采购部门进行采购成本分析与控制，提供财务数据支持。4.使用部门提出采购项目的具体需求，明确规格、数量、质量标准等要求，并对采购合同的执行情况进行验收。配合采购部门与供应商沟通协调，提供必要的技术支持和业务指导，确保采购的物资和服务符合实际使用需求。三、采购合同签订管理1.供应商选择采购部门应通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，并建立供应商信息库。对供应商进行资格审查，包括营业执照、经营范围、生产能力、产品质量、信誉状况、售后服务等方面，确保供应商具备良好的商业信誉和履约能力。邀请合格供应商参与采购项目投标或报价，根据供应商的报价、产品质量、服务承诺等因素进行综合评估，选择最优供应商。2.合同起草与审核采购部门根据与供应商谈判达成的共识，起草采购合同文本。合同应明确双方的权利义务、采购标的、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等主要条款。采购合同起草完成后，应提交法务部门进行审核。法务部门重点审查合同的合法性、合规性、完整性以及风险防范条款等，提出修改意见和建议。采购部门根据法务部门的意见对合同进行修改完善，确保合同符合法律要求。审核通过后的采购合同，应提交财务部门进行付款条款审核。财务部门根据宾馆财务制度和资金状况，对付款方式、付款时间、付款比例等进行审核，确保付款条款合理可行。3.合同签订采购合同经法务部门和财务部门审核通过后，由宾馆法定代表人或其授权代表与供应商签订。签订合同时，应确保双方签字盖章齐全，合同文本一式多份，双方各执一份，同时根据需要分送相关部门存档。在签订采购合同前，应要求供应商提供有效的营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、组织机构代码证副本复印件（如已办理三证合一，则提供营业执照副本复印件）、法定代表人身份证明书、授权委托书（如有）等相关资质证明文件，并加盖公章。签订采购合同后，采购部门应及时将合同副本分送法务部门、财务部门、使用部门等相关部门，以便各部门按照职责分工做好后续工作。四、采购合同履行管理1.合同执行跟踪采购部门应建立采购合同执行跟踪台账，对合同执行情况进行实时跟踪记录。及时掌握供应商的备货、生产、运输等进度情况，确保供应商按照合同约定的时间、地点、数量、质量等要求履行合同义务。在合同执行过程中，如发现供应商存在履约困难或可能出现违约行为，采购部门应及时与供应商沟通协调，了解原因，并采取相应措施督促供应商履行合同。如问题较为严重，应及时向宾馆领导汇报，并根据领导指示采取进一步措施。2.交货验收采购物资到货前，采购部门应提前通知使用部门做好验收准备工作。使用部门应按照合同约定的质量标准和验收方法，对采购物资进行验收。验收过程中，如发现物资的规格型号、数量、质量等与合同约定不符，使用部门应及时与采购部门沟通，并要求供应商限期整改或退换货。采购部门应负责与供应商协商解决，确保问题得到妥善处理。采购物资验收合格后，使用部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。验收报告应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、物资名称、规格型号、数量、质量状况、验收结论等内容。验收报告一式多份，分送采购部门、财务部门、供应商等相关部门。3.付款管理财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，财务部门应审核采购合同执行情况、验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。如采购合同约定采用预付款方式，财务部门应在审核无误后，按照合同约定的比例支付预付款。预付款支付后，采购部门应跟踪供应商的履约情况，确保预付款的安全使用。如采购合同约定采用货到付款或验收合格后付款方式，财务部门应在收到验收报告和发票后，按照合同约定的时间和金额支付货款。付款时，应严格按照财务审批流程进行操作，确保付款准确无误。五、采购合同变更与终止管理1.合同变更在采购合同履行过程中，如因市场变化、宾馆需求调整、供应商原因等需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商沟通，并签订书面变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、生效时间等条款，并经法务部门审核通过后，作为原采购合同的补充文件执行。采购部门应及时将合同变更情况通知相关部门，确保各部门了解合同变更内容，以便调整工作安排。2.合同终止采购合同履行完毕后，双方应按照合同约定进行结算和清理，合同即告终止。在合同履行过程中，如出现下列情形之一，采购合同可以提前终止：双方协商一致同意终止合同；因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行；一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同。采购合同提前终止时，采购部门应及时通知相关部门，并按照合同约定办理结算和清理手续。如涉及违约赔偿等问题，应按照合同约定和相关法律法规进行处理。六、采购合同档案管理1.档案收集采购部门负责采购合同档案的收集工作。在采购合同签订、履行、变更、终止等过程中产生的各类文件资料，如采购计划、报价单、谈判记录、合同文本、验收报告、发票、付款凭证、变更协议、终止协议等，均应及时收集整理，移交档案管理部门存档。档案管理部门应指定专人负责采购合同档案的接收工作，对接收的档案资料进行认真核对，确保档案资料齐全、完整、真实。2.档案整理与归档档案管理部门应对收集到的采购合同档案资料进行分类整理，按照合同类别、时间顺序等进行编号，并编制档案目录。整理后的采购合同档案应及时归档，存放于专门的档案柜中，并建立电子档案，以便查询和管理。3.档案保管与查阅档案管理部门应妥善保管采购合同档案，确保档案的安全与完整。档案保管期限应按照国家法律法规和宾馆相关规定执行，一般不得少于规定年限。因工作需要查阅采购合同档案的，查阅人员应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。查阅完毕后，应及时归还档案。七、采购合同风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购合同进行风险识别与评估，分析合同执行过程中可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。针对识别出的风险因素，采购部门应会同法务部门、财务部门等相关部门进行综合评估，确定风险等级，并制定相应的风险应对措施。2.风险应对措施对于供应商违约风险，采购部门应在合同中明确违约责任条款，并加强对供应商的履约监督，如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施追究其违约责任，维护宾馆合法权益。对于质量风险，采购部门应在合同中明确质量标准和验收方法，并加强对采购物资的验收管理，确保采购物资质量符合要求。如发现质量问题，应及时要求供应商整改或退换货。对