宁夏工程档案管理办法

宁夏工程档案管理办法一、引言工程档案作为工程项目建设过程的全面记录，对于项目的顺利推进、后续维护管理以及经验总结都具有至关重要的意义。在宁夏地区，随着各类工程项目的不断增多，规范工程档案管理显得尤为迫切。本管理办法旨在依据相关法律法规和行业标准，结合宁夏地区实际情况，为各公司/组织提供一套科学、完善且易于操作的工程档案管理方案，确保工程档案的完整性、准确性和规范性，为宁夏地区的工程建设事业提供有力的支持和保障。二、适用范围本办法适用于宁夏地区内所有新建、改建、扩建的工程项目，涵盖房屋建筑、市政基础设施、水利水电、交通工程等各类工程领域的公司/组织。三、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程档案管理制度、流程和标准，确保档案管理工作有章可循。2.组织开展工程档案管理培训工作，提高全体员工的档案意识和业务水平。3.对工程项目档案管理工作进行全程监督和指导，及时发现并解决存在的问题。4.负责工程档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作，确保档案的安全和完整。（二）项目建设部门职责1.明确项目档案管理责任人，负责本项目档案资料的收集、整理和初步审核工作。2.按照档案管理要求，及时将项目建设过程中形成的各类文件材料移交档案管理部门。3.配合档案管理部门做好项目档案的验收、归档等工作，确保项目档案符合要求。（三）各部门及人员职责1.各部门负责本部门在项目建设过程中形成文件材料的收集、整理和保管工作，并按照规定时间移交档案管理部门。2.项目建设过程中的所有工作人员都有责任将各自工作中产生的相关文件材料及时整理、归档，确保档案资料的真实、准确和完整。四、工程档案的分类与编号（一）分类原则工程档案按照工程项目的建设程序、专业分类和载体形式进行分类，确保分类科学合理，便于查找和管理。（二）具体分类1.前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更等。3.施工文件：施工组织设计、施工技术交底、工程质量检验记录等。4.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理月报等。5.竣工验收文件：竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。6.设备文件：设备采购合同、设备安装调试记录、设备运行维护手册等。7.声像档案：工程建设过程中的照片、录像、录音等。8.电子档案：与工程相关的电子文件、数据等。（三）编号规则工程档案编号采用“项目名称+分类代码+顺序号”的方式，确保编号的唯一性和系统性。例如：[项目名称][前期文件01]001，表示该项目前期文件中的第1类文件的第1份。五、工程档案的收集与整理（一）收集要求1.项目建设部门应在工程建设过程中同步收集各类文件材料，确保档案资料的及时、完整。2.收集的文件材料应真实、准确、有效，签字盖章手续齐全。3.对于外来文件，如上级部门的批复、设计变更通知等，应及时登记并妥善保管。（二）整理要求1.档案管理人员应按照分类标准对收集到的文件材料进行分类整理，确保同一类文件集中存放。2.每份文件材料应进行编号、编目，填写清晰准确的题名、日期、来源等信息。3.对于破损、褪色的文件材料，应进行修复或复制，确保档案的可读性。六、工程档案的归档与保管（一）归档要求1.项目建设部门应在项目竣工后三个月内，将整理好的工程档案移交档案管理部门。2.移交的档案应编制档案移交清单，双方签字确认。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，对不符合要求的档案及时退回项目建设部门补充完善。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案应按照分类顺序存放，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并异地存放，确保电子档案的安全性和完整性。七、工程档案的利用与借阅（一）利用原则1.工程档案的利用应遵循合法、合理、及时的原则，确保档案的安全和保密。2.鼓励各部门和人员充分利用工程档案，为项目建设、维护管理、经验总结等提供参考依据。（二）借阅流程1.因工作需要借阅工程档案的，应填写借阅申请表，注明借阅内容、用途、借阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员应按照申请表的内容提供档案，并做好借阅登记。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。如需延长借阅时间，应提前办理续借手续。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后办理归还手续。八、工程档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则定期对工程档案进行鉴定，根据档案的保存价值和现实利用需求，确定档案的存毁。（二）鉴定流程1.档案管理部门组织成立档案鉴定小组，成员包括档案管理人员、项目建设部门代表、相关专业技术人员等。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保存期限。3.对已超过保存期限且无保存价值的档案，编制档案销毁清单，经单位负责人批准后进行销毁。（三）销毁要求1.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行销毁。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。3.严禁将应销毁的档案出售或转让给其他单位或个人。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各项目的档案管理工作进行监督检查，及时发现问题并提出整改意见。2.对于违反本办法规定的行为，应责令限期改正，并视情节轻重给予相应的处罚。（二）考核机制1.建立工程档案管理考核机制，将档案管理工作纳入各部门和人员的绩效考核体系。2.考核内容包括档