学院公文处理管理办法

学院公文处理管理办法一、引言在学院的日常运营中，公文处理是一项至关重要的工作，它贯穿于教学、科研、管理等各个环节，对于传达信息、协调工作、推动决策落实起着关键作用。为了确保公文处理工作的规范化、科学化、高效化，特制定本管理办法。我们希望通过明确各项流程和要求，让每一位教职工都能更好地理解和执行公文处理工作，从而提升学院整体的工作效率和质量。二、适用范围本办法适用于学院各部门、各单位在公务活动中形成的各类公文的处理，包括但不限于请示、报告、通知、函、会议纪要等。三、公文处理原则1.准确规范：公文内容应准确无误，符合法律法规和行业标准，格式规范统一。2.及时高效：遵循公文处理的时效性要求，及时办理，不得延误。3.安全保密：严格遵守保密规定，确保公文在流转过程中的安全。4.精简实用：公文应言简意赅，注重实用价值，避免冗长繁琐。四、公文处理流程收文处理1.签收登记学院办公室负责公文的签收工作，对收到的公文进行逐件清点，核对无误后在《收文登记簿》上登记，注明收文日期、来文单位、文号、标题、密级等信息。对于重要公文或紧急公文，应立即通知相关领导或部门负责人。2.初审办公室工作人员对收到的公文进行初审，重点审核公文的内容是否符合要求，格式是否规范，密级标注是否准确等。对初审不符合要求的公文，应及时与来文单位沟通，要求其补充或更正。3.传阅根据公文的内容和性质，办公室提出传阅意见，呈送相关领导或部门负责人传阅。传阅过程中，应严格按照规定的顺序进行，确保公文传递的高效和准确。每位传阅人员应在《公文传阅单》上签字，注明传阅时间。4.承办承办部门或人员接到交办的公文后，应及时办理。对于需要回复的公文，应在规定的时间内予以答复。承办过程中，如遇问题或需要协调其他部门，应及时与办公室沟通。5.催办办公室对承办部门的公文办理情况进行跟踪催办，确保公文按时办理完毕。对于超过办理期限的公文，应及时了解原因，并向相关领导汇报。6.归档公文办理完毕后，承办部门应将公文的原件及相关材料整理齐全，移交学院档案室归档保存。档案室应按照档案管理的有关规定，对归档公文进行分类、编号、装订，妥善保管。发文处理1.拟稿各部门、各单位根据工作需要，负责公文的拟稿工作。拟稿人应认真领会发文意图，确保公文内容准确、条理清晰、语言通顺。拟稿完成后，应在公文稿纸的相应位置注明拟稿人、审核人、签发人等信息。2.审核公文拟稿后，由部门负责人进行审核。审核的重点包括公文内容是否符合政策法规，表述是否准确，格式是否规范，是否需要会签等。审核人应在审核意见栏内签署明确的审核意见，并签名。3.签发经审核后的公文，由学院领导签发。重要公文或涉及多个部门的公文，应经学院主要领导签发。签发人应认真审阅公文内容，签署同意发文的意见，并注明签发日期。4.编号办公室负责对已签发的公文进行编号，编号应连续、规范，便于公文的管理和查询。编号格式为：[学院简称][年份][发文顺序号]，如[XX学院][20XX][00X]。5.印制办公室根据领导签发的公文定稿，进行排版、印制。印制过程中，应确保公文格式规范、字迹清晰、装订整齐。对于涉密公文，应按照保密规定进行印制。6.校对公文印制完成后，办公室安排专人进行校对。校对人员应认真核对公文内容，确保无误。校对无误后，在公文上加盖学院公章或专用章。7.分发办公室根据公文的发送范围，将印制好的公文及时分发到各部门、各单位。分发过程中，应做好登记工作，注明分发日期、收件单位、份数等信息。五、公文格式要求1.用纸及页面设置公文用纸采用A4型纸，幅面尺寸为210mm×297mm。页边距：上白边37mm，下白边35mm，左白边28mm，右白边26mm。2.字体字号标题：一般用二号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主送机关：一般用三号仿宋体字，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。正文：一般用三号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。附件说明：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。发文机关署名、成文日期和印章：单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），在发文机关署名下一行，右空四字编排。附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附件：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。3.排版规则公文应双面印刷，页码套正，两面误差不超过±4mm。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。六、公文归档与保管1.归档范围学院各部门、各单位在公务活动中形成的具有保存价值的公文，包括收文、发文、内部文件、会议文件等，均应归档保存。归档公文应齐全完整，包括公文的正本、定稿、附件、发文稿纸、领导批示等相关材料。2.归档时间各部门应在公文办理完毕后的次年上半年，将应归档的公文整理齐全，移交学院档案室归档。对于重大活动、重要项目形成的公文，应及时归档。3.保管期限公文的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。具体保管期限根据公文的性质、重要程度等因素确定。4.档案管理档案室应建立健全档案管理制度，对归档公文进行科学分类、编号、存储，确保档案的安全和完整。档案管理人员应定期对档案进行检查、清点，发现问题及时处理。严格执行档案查阅、借阅制度，未经批准，任何人不得擅自查阅、借阅档案。因工作需要查阅、借阅档案的，应办理相关手续，并在规定的时间内归还。七、公文处理的监督与考核1.监督机制学院办公室负责对公文处理工作进行日常监督检查，定期对各部门的公文处理情况进行通报。对违反公文处理规定的行为，及时提出整改意见，并督促相关部门进行整