学校采购合同管理办法

学校采购合同管理办法一、总则1.目的为了加强学校采购合同的规范化管理，维护学校合法权益，提高采购效益，确保采购活动顺利进行，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于学校各部门、各单位在教学、科研、行政、后勤等活动中涉及的采购合同管理。3.基本原则依法依规原则：采购合同的签订、履行、变更、解除等应严格遵守国家法律法规和学校相关规定。公平公正原则：合同双方应在平等、自愿、公平、公正的基础上签订合同，保障双方合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。全程管理原则：对采购合同的全过程进行管理，包括合同的立项、起草、审核、签订、履行、验收、结算、归档等环节。二、合同立项1.需求调研各部门、各单位在进行采购活动前，应进行充分的需求调研，明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、技术标准、服务内容等。2.预算编制根据需求调研结果，编制采购项目预算，明确采购项目的资金来源、预算金额等。预算编制应科学合理，符合学校财务规定。3.立项审批采购项目预算编制完成后，应按照学校规定的审批程序进行立项审批。立项审批通过后，方可开展采购活动。三、合同起草1.起草主体采购合同一般由采购部门负责起草。采购部门应根据立项审批意见和采购项目特点，起草合同文本。2.合同内容合同文本应包括以下主要内容：合同双方的名称、地址、联系方式等基本信息；采购项目的名称、规格、数量、质量要求、技术标准、服务内容等；合同价格及付款方式；合同履行期限、地点和方式；合同双方的权利和义务；违约责任及争议解决方式；其他条款。3.合同审核合同文本起草完成后，应提交学校相关部门进行审核。审核部门应从合法性、合规性、合理性等方面对合同文本进行审核，并提出审核意见。采购部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善。四、合同签订1.签订主体采购合同由学校法定代表人或其授权的代理人签订。签订合同前，应确保合同双方已完成合同文本的审核和修改，并取得学校相关部门的审批同意。2.签订程序合同签订应按照以下程序进行：合同双方在合同文本上签字（盖章）；采购部门将合同文本提交学校法务部门进行合法性审查；学校法务部门审查通过后，将合同文本提交学校领导审批；学校领导审批通过后，采购部门将合同文本加盖学校公章，并将合同副本分送相关部门存档。3.合同编号采购合同签订后，应按照学校规定的编号规则进行编号。合同编号应具有唯一性，便于合同管理和查询。五、合同履行1.履行计划采购部门应根据合同约定，制定合同履行计划，明确合同履行的时间节点、责任人等。合同履行计划应报学校相关部门备案。2.履行监督采购部门应定期对合同履行情况进行监督检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。学校相关部门应加强对合同履行情况的监督指导，确保合同顺利履行。3.变更与解除合同履行过程中，如需要变更或解除合同，应按照以下程序进行：合同双方协商一致，并签订书面协议；采购部门将变更或解除合同的书面协议提交学校相关部门进行审核；学校相关部门审核通过后，采购部门将变更或解除合同的书面协议分送相关部门存档。六、合同验收1.验收标准采购项目完成后，应按照合同约定的验收标准进行验收。验收标准应明确、具体，具有可操作性。2.验收程序合同验收应按照以下程序进行：采购部门组织相关人员组成验收小组；验收小组按照验收标准对采购项目进行验收，并出具验收报告；验收报告经合同双方签字（盖章）确认后，作为合同结算的依据。3.验收异议如合同双方对验收结果有异议，应在验收报告出具后的规定时间内提出书面异议。采购部门应及时组织相关人员对异议进行调查处理，并将处理结果书面通知合同双方。七、合同结算1.结算依据合同结算应按照合同约定和验收报告进行。结算金额应与合同金额一致，如有变更，应按照变更协议进行结算。2.结算程序合同结算应按照以下程序进行：采购部门根据验收报告和合同约定，编制合同结算清单；合同结算清单经合同双方签字（盖章）确认后，提交学校财务部门进行审核；学校财务部门审核通过后，办理合同结算手续，并将结算款项支付给合同供应商。3.结算监督学校财务部门应加强对合同结算的监督管理，确保结算款项支付的合法性、合规性和准确性。如发现结算过程中存在问题，应及时进行调查处理。八、合同归档1.归档范围采购合同签订后，应将合同文本、合同履行过程中的相关文件、验收报告、结算清单等资料进行归档。2.归档要求合同归档应按照以下要求进行：归档资料应齐全、完整、真实；归档资料应按照时间顺序和类别进行整理，编制目录，便于查询；归档资料应妥善保管，防止丢失、损坏。3.归档期限采购合同归档资料应在合同履行完毕后的规定时间内归档。归档期限一般为一年。九、合同纠纷处理1.纠纷协商合同双方在履行合同过程中如发生纠纷，应首先通过协商解决。协商应遵循平等、自愿、公平、公正的原则，寻求双方都能接受的解决方案。2.纠纷调解如协商不成，合同双方可以申请学校相关部门进行调解。学校相关部门应组织双方进行调解，提出调解意见，促使双方达成和解协议。3.纠纷仲裁或诉讼如调解不成，合同双方可以根据合同约定的仲裁条款或向