大理档案存放管理办法

大理档案存放管理办法一、引言档案作为公司/组织发展历程的重要记录，承载着丰富的信息和知识，对于决策制定、业务开展、历史研究等方面都具有不可替代的价值。为了确保档案存放的安全、有序、高效，便于查阅和利用，特制定本管理办法。本办法旨在遵循相关法律法规和行业标准，结合公司/组织实际运营需求，建立科学合理的档案存放管理体系。二、适用范围本办法适用于公司/组织内所有部门及员工所产生和保管的各类档案，包括但不限于文件、合同、报表、技术资料、人事档案等。三、管理职责1.档案管理部门负责制定和完善档案存放管理制度及流程。对各类档案进行统一收集、整理、分类、编号、存储。定期对档案进行清查、盘点，确保档案的完整性和准确性。提供档案查阅、借阅服务，并做好相关记录。负责档案存储环境的维护和安全管理。2.各部门负责本部门档案的收集、整理、初步分类，并及时移交至档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的清查、盘点工作。按照规定的流程和权限申请档案查阅、借阅。3.员工个人妥善保管个人在工作中产生的各类档案，并按照要求及时归档。遵守档案查阅、借阅规定，不得擅自复制、转借档案。四、档案收集与整理1.收集要求各部门应明确档案收集责任人，定期收集本部门产生的各类档案。档案收集应做到及时、完整，避免遗漏重要文件。对于电子档案，应确保其格式规范、内容清晰，并与纸质档案相对应。2.整理原则按照档案的形成时间、来源、内容等因素进行分类整理。同一类档案应按照一定的顺序排列，便于查找和管理。对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.整理方法纸质档案：去除不必要的附件，进行折叠、装订，确保页面整齐。电子档案：建立清晰的文件夹结构，按照分类进行存储，并命名规范，便于识别。五、档案分类与编号1.分类标准公司/组织档案可分为行政管理类、业务管理类、财务管理类、人力资源管理类、技术研发类等大类。各大类下再根据具体内容细分小类，如行政管理类可分为文件、会议纪要、规章制度等小类。2.编号规则采用层级编号法，如“大类编号小类编号顺序号”。大类编号用一位数字表示，小类编号用两位数字表示，顺序号用三位数字表示。例如，行政管理类文件的编号为“101001”。六、档案存储1.存储方式设立专门的档案库房，配备必要的存储设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备等。档案应按照分类存放于档案柜或货架上，确保排列整齐，便于查找。对于电子档案，应存储于专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。2.存储环境要求档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全。3.档案标识在档案柜或货架上张贴档案分类标识，便于快速定位。每份档案应在显著位置标注编号、名称、日期等信息。七、档案查阅与借阅1.查阅流程员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息。将申请表提交至所在部门负责人审批，审批通过后交档案管理部门。档案管理部门根据申请表提供档案查阅服务，并做好查阅记录。2.借阅流程如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅期限、用途等。申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。3.查阅、借阅规定查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出。查阅、借阅人员应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。未经档案管理部门同意，不得擅自复制档案。八、档案保密1.保密制度建立档案保密制度，明确档案管理人员和查阅、借阅人员的保密职责。对涉及公司/组织机密的档案，应采取严格的保密措施。2.保密措施档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。对机密档案应进行单独存放，并加密存储电子档案。查阅、借阅机密档案时，应严格履行审批手续，并在专人监督下进行。九、档案清查与盘点1.清查周期档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。在档案移交、借阅归还等环节，应及时进行局部清查。2.清查内容核对档案的数量、编号、名称、日期等信息是否准确。检查档案的完整性，是否有缺失、损坏等情况。清查档案的存储位置是否正确。3.盘点结果处理对清查、盘点中发现的问题，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。如发现档案丢失或损坏，应及时报告，并进行登记备案。十、档案销毁1.销毁条件档案已超过保管期限，且确无保存价值。档案因自然灾害、事故等原因造成损坏，无法修复且无利用价值。2.销毁流程由档案管理部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、编号等信息。申请表经公司/组织负责人审批后，方可进行销毁。档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由参与人员签字确认。十一、监督与考核1.监督机制公司/组织内部设立档案管理监督小组，定期对档案存放管理工作进行检查和监督。接受员工对档案管理工作的监督和投诉，对发现的问题及时进行整改。2.考核办法将档案存放管理工作纳入部门和员工的绩效考核体系。对档案管理工作