印章管理办法实施通知

印章管理办法实施通知尊敬的各位同事：大家好！印章作为公司/组织运营过程中的重要工具，代表着公司/组织的意志和权力，其管理的规范与否直接关系到公司/组织的正常运转、法律风险以及商业信誉。为了进一步加强印章管理，确保印章使用的安全性、规范性和有效性，依据相关法律法规及行业标准，结合公司/组织实际运营需求，特制定本印章管理办法，并正式发布实施通知。一、使用背景在日常工作中，我们发现印章的使用存在一些不规范的情况，例如未经授权使用印章、印章使用记录不完整、印章保管不当等，这些问题给公司/组织带来了潜在的风险。为了有效防范这些风险，保障公司/组织的合法权益，我们制定了本印章管理办法，希望大家能够认真遵守。二、适用范围本办法适用于公司/组织内所有涉及印章使用的部门和人员，包括但不限于行政部门、财务部门、法务部门、业务部门等。三、印章分类及管理职责1.公司/组织公章定义：公司/组织公章是公司/组织对外行使权力的象征，具有最高的法律效力。保管：由公司/组织法定代表人或其授权的专人负责保管。使用：必须经过严格的审批流程，由法定代表人或其授权的专人签字后方可使用。2.合同专用章定义：用于签订各类合同及协议，具有特定的法律效力。保管：由合同管理部门指定专人负责保管。使用：使用前需填写《合同专用章使用申请表》，经合同管理部门负责人审核、公司/组织法定代表人或其授权的专人批准后，方可使用。3.财务专用章定义：用于办理公司/组织财务相关业务，如开具支票、汇票、办理银行结算等。保管：由财务部门负责人指定专人负责保管。使用：使用时需填写《财务专用章使用申请表》，经财务部门负责人审核、公司/组织法定代表人或其授权的专人批准后，方可使用。4.法定代表人章定义：用于特定的财务文件、授权书等，代表法定代表人的个人意志。保管：由法定代表人或其授权的专人负责保管。使用：使用时需填写《法定代表人章使用申请表》，经法定代表人或其授权的专人签字后方可使用。5.部门章定义：各部门根据工作需要自行刻制的印章，仅用于本部门内部的文件、资料等。保管：由各部门负责人指定专人负责保管。使用：使用前需填写《部门章使用申请表》，经部门负责人批准后，方可使用。使用范围仅限于本部门内部，不得对外使用。四、印章使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明使用印章的事由、文件名称、份数、使用时间等信息，并签字确认。2.审核：申请表提交后，由相关负责人按照规定的审批权限进行审核。审核内容包括使用事由是否合理、文件内容是否合规等。3.批准：经审核无误后，由有权批准人签字批准。批准人应严格把关，确保印章使用符合公司/组织的利益和规定。4.用印：印章保管人在收到经批准的《印章使用申请表》后，应仔细核对申请表上的各项信息，确认无误后，方可在文件上加盖印章。用印时应注意印章的清晰、端正，确保印章与文件内容相符。5.登记：印章使用完毕后，印章保管人应及时在《印章使用登记簿》上进行登记，记录印章使用的日期、事由、文件名称、份数、批准人等信息。登记应准确、完整，以便日后查询和追溯。五、印章保管要求1.专人保管：各类印章必须指定专人负责保管，保管人员应具备高度的责任心和保密意识。2.专柜存放：印章应存放在专门的保险柜或文件柜中，确保安全可靠。保险柜或文件柜应设置密码和钥匙，密码应由保管人员妥善保管，钥匙应由保管人员随身携带或交予公司/组织指定的专人保管。3.双人保管：对于重要的印章，如公司/组织公章、合同专用章等，可实行双人保管制度。即由两名保管人员分别持有保险柜或文件柜的钥匙，使用印章时必须两人同时在场。4.定期检查：公司/组织应定期对印章的保管情况进行检查，确保印章存放安全、使用规范。检查内容包括印章是否完好无损、保管人员是否严格遵守保管规定等。5.交接手续：印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续。交接双方应在监交人的监督下，对印章的数量、完好情况、使用记录等进行详细核对，并填写《印章交接清单》，双方签字确认后存档。六、印章停用与销毁1.停用：因公司/组织名称变更、业务调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，印章保管部门应及时通知相关部门，并将停用的印章交回公司/组织指定的部门统一保管。2.销毁：对于停用的印章，公司/组织应按照规定进行销毁。销毁前，应由印章保管部门填写《印章销毁申请表》，经公司/组织法定代表人或其授权的专人批准后，方可进行销毁。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息，并由参与销毁的人员签字确认。销毁记录应存档保存，以备日后查阅。七、监督与检查1.内部审计：公司/组织内部审计部门应定期对印章管理情况进行审计，检查印章使用是否合规、保管是否安全等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。2.定期检查：公司/组织行政管理部门应定期对印章的保管和使用情况进行检查，确保印章管理工作符合规定要求。检查内容包括印章使用记录、保管人员工作情况等。3.违规处理：对于违反本办法规定使用印章的行为，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。对于因违规使用印章给公司/组织造成损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。八、附则1.本办法自发布之日起生效实施。如有未尽事宜，由公司/组织行政管理部门负责解释和修订。2.本办法应作为公司/组织内部培训的重要内容，希望大家认真学