网络公司软件采购审批制度

网络公司软件采购审批制度

一、总则1.目的为规范本网络公司软件采购审批流程，确保软件采购活动的合理、合规、高效，保障公司业务的正常开展，有效控制成本，结合公司实际情况，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于网络公司全体员工涉及的软件采购活动，包括但不限于办公软件、开发软件、设计软件等各类用于公司运营和业务发展的软件。同时，对于客户提出的软件采购需求涉及公司审批流程的部分，也参照本制度执行。3.指导原则遵循公司“创新、协作、高效、共赢”的企业文化。在采购审批过程中，鼓励员工提出创新的软件采购建议，以提升公司的技术水平和竞争力；强调各部门之间的协作，确保采购需求与公司整体战略目标一致；追求审批流程的高效，减少不必要的时间浪费；注重与供应商的共赢，建立长期稳定的合作关系。同时，贯彻公司“以人为本，持续学习”的教育理念，通过合理采购软件为员工提供良好的学习和工作环境，促进员工的职业发展。二、组织架构与职责划分1.采购需求部门负责提出软件采购需求，详细说明软件的功能、用途、预算等信息，并对采购软件的必要性和适用性负责。在采购过程中，配合其他部门完成相关工作，如提供技术参数、参与测试等。2.技术部门对采购需求部门提出的软件采购需求进行技术评估，审核软件的技术可行性、兼容性以及与公司现有系统的集成性等。提供技术专业意见，协助采购部门选择合适的软件产品和供应商。3.财务部门负责审核软件采购预算，评估采购成本的合理性。对采购合同中的财务条款进行审查，确保公司资金的安全和合理使用。同时，跟踪软件采购费用的支付情况，进行相应的财务核算。4.行政部门作为软件采购审批流程的统筹部门，负责收集、整理采购需求，协调各部门之间的沟通与协作。根据公司的规章制度和流程，对采购申请进行初步审核，并提交给相关领导审批。负责采购合同的归档和管理，跟进软件采购的后续服务，如安装、培训等。5.管理层负责对重大软件采购项目进行最终决策，审批采购预算和采购合同。从公司战略层面考量软件采购的必要性和对公司发展的影响，确保采购活动符合公司整体利益。三、管理流程1.采购需求提出员工根据工作需要，填写《软件采购需求申请表》，详细描述软件名称、功能要求、预计使用人数、预算金额、使用部门等信息，提交给部门负责人。部门负责人对需求进行初步审核，确认需求的合理性和必要性后，签字提交给行政部门。2.需求评估行政部门收到采购需求申请后，组织技术部门、财务部门等相关人员对需求进行评估。技术部门从技术角度评估软件的可行性和兼容性，财务部门审核预算的合理性。评估结束后，各部门在《软件采购需求评估表》上填写评估意见，提交给行政部门。3.采购申请审批行政部门根据评估意见，汇总整理形成《软件采购申请报告》，包含采购需求、评估意见、预算等内容，提交给公司管理层审批。对于预算较小的常规软件采购项目，由主管领导审批；对于预算较大或涉及公司战略发展的重大软件采购项目，需经过公司高层会议讨论通过后，由总经理审批。4.供应商选择与采购经审批通过后，行政部门会同技术部门进行供应商选择。通过市场调研、招标、询价等方式，筛选出合适的供应商，并进行商务谈判。确定供应商后，行政部门起草采购合同，合同内容应包括软件名称、版本、数量、价格、交货期、售后服务等条款。采购合同需经财务部门审核财务条款、法务部门审核法律风险后，提交给公司领导签字盖章。5.软件验收软件到货后，行政部门组织采购需求部门、技术部门等相关人员按照合同要求进行验收。验收内容包括软件的功能、性能、数量等方面。验收合格后，填写《软件验收报告》，相关人员签字确认。如验收不合格，行政部门负责与供应商沟通，要求其进行整改或更换。6.付款与报销财务部门根据采购合同和验收报告，按照公司财务制度办理付款手续。采购人员凭发票、采购合同、验收报告等相关凭证进行报销。四、权利与义务1.员工权利与义务权利：员工有权根据工作需要提出软件采购需求，在采购过程中提供相关信息和建议，以确保采购的软件能够满足工作要求。有权了解软件采购的审批进度和结果。义务：员工应如实填写采购需求申请，不得虚报、夸大需求。在采购过程中，积极配合各部门的工作，提供必要的协助。妥善使用和保管采购的软件，遵守软件的使用许可协议。2.部门权利与义务权利：各部门有权对采购需求进行评估并提出专业意见，参与供应商的选择和采购合同的审核。在软件验收过程中，有权对软件的质量和功能进行检验。义务：各部门应及时响应行政部门的需求，按时完成评估工作。在采购过程中，与其他部门密切协作，共同推进采购项目的顺利进行。对本部门使用的软件进行日常管理和维护，及时反馈软件使用过程中出现的问题。3.公司权利与义务权利：公司有权对软件采购需求进行审批，决定是否采购以及采购的规模和预算。有权要求供应商提供符合质量要求的软件产品和售后服务。义务：公司应按照合同约定及时支付软件采购费用，为员工提供必要的软件使用培训和支持。保障员工在合法合规的前提下使用软件开展工作。五、监督与奖惩机制1.监督机制行政部门定期对软件采购审批流程进行检查，确保各部门按照制度要求执行。财务部门对软件采购的资金使用情况进行监督，防止资金浪费和违规支出。内部审计部门不定期对软件采购项目进行审计，审查采购过程的合规性、合同的履行情况等。2.奖励机制对于在软件采购过程中提出创新性建议，为公司节约成本或带来显著效益的员工或部门，公司将给予表彰和奖励。奖励方式包括但不限于奖金、荣誉证书、晋升机会等。对积极配合软件采购工作，保障采购项目顺利进行的部门和个人，公司将在绩效考核中给予适当加分。3.惩罚机制对违反本制度，虚报采购需求、擅自采购软件、泄露采购机密等行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、降职、辞退等。因违规采购给公司造成经济损失的，相关责任人应承担赔偿责任。六、附则1.制度的