某广告公司差旅费用报销细则

广告公司差旅费用报销细则

一、总则1.目的为了加强公司差旅费管理，规范出差审批流程和费用报销标准，合理控制差旅费用支出，结合公司实际情况，特制定本细则。2.适用范围本细则适用于广告公司全体员工。3.基本原则（1）本公司秉承“创新、高效、协作、共赢”的企业文化，差旅费用报销遵循实事求是、合理合规的原则。员工应在差旅活动中秉持高效务实的态度，在保证工作任务完成的前提下，节约差旅成本。（2）差旅费用报销应严格按照本细则规定的流程和标准执行，确保费用支出真实、准确、完整。二、组织架构与职责划分1.员工（1）员工应在出差前填写《出差申请表》，详细说明出差事由、目的地、预计出差时间等信息，并按照公司审批流程提交审批。（2）在差旅过程中，员工应妥善保管各类差旅费用凭证，如机票、车票、住宿发票等，确保凭证真实有效且与差旅行程相符。（3）差旅结束后，员工应及时整理差旅费用凭证，按照本细则规定的报销流程提交报销申请。2.部门负责人（1）负责审核本部门员工的《出差申请表》，确保出差事由合理，出差行程安排得当。（2）对本部门员工的差旅费用报销申请进行初步审核，检查费用凭证的真实性、合理性以及是否符合公司报销标准。3.财务部门（1）负责制定和完善差旅费用报销相关的财务制度和流程，对公司差旅费用报销情况进行整体把控和监督。（2）对员工提交的差旅费用报销申请进行详细审核，包括凭证的合法性、合规性，费用计算的准确性等。（3）负责按照公司财务规定进行差旅费用的支付和账务处理。4.公司管理层（1）负责审批特殊情况的出差申请和高额差旅费用报销申请，确保公司资源的合理使用。（2）对公司差旅费用报销政策的执行情况进行监督和指导，根据公司业务发展和市场情况适时调整报销政策。三、管理流程1.出差申请（1）员工因工作需要出差，应提前填写《出差申请表》，内容包括出差人姓名、部门、出差事由、目的地、预计出发时间、预计返回时间、出差费用预算等。（2）将填写完整的《出差申请表》提交给部门负责人审核，部门负责人应结合工作任务和部门资源情况进行审批。如出差涉及多个部门协作，需相关部门负责人会签。（3）对于一般性出差，经部门负责人审批通过后即可；对于特殊情况（如出差时间较长、费用较高、涉及重要客户等）的出差申请，需提交公司管理层审批。2.差旅费用预支（1）如员工因出差需要预支费用，应在《出差申请表》中注明预支金额，并填写《借款单》。（2）《借款单》经部门负责人审核、财务部门审核后，报公司管理层审批。审批通过后，财务部门按照公司借款流程向员工支付预支款项。3.差旅过程管理（1）员工在差旅过程中应严格按照审批的出差行程和任务开展工作，如有特殊情况需要变更行程，应及时向部门负责人报告并获得批准。（2）员工应按照公司规定的标准选择交通方式、住宿酒店等，不得擅自提高标准。如因工作需要确需超标准支出，应提前向部门负责人和财务部门说明情况并获得批准。4.差旅费用报销（1）差旅结束后，员工应在[规定时间]内整理差旅费用凭证，填写《差旅费用报销单》。报销单应详细列出各项费用的发生日期、事由、金额等信息，并与费用凭证一一对应。（2）将《差旅费用报销单》及相关费用凭证提交给部门负责人进行初审。部门负责人应重点审核费用的合理性、凭证的真实性以及是否符合公司报销标准。初审通过后，部门负责人在报销单上签字确认。（3）部门负责人初审通过的报销申请提交给财务部门进行审核。财务部门应严格按照公司财务制度和本细则的规定，对报销凭证的合法性、合规性以及费用计算的准确性进行审核。对于不符合要求的报销申请，财务部门应及时通知员工补充或更正。（4）财务部门审核通过的报销申请，报公司管理层审批。公司管理层对报销申请进行最终审批，审批通过后，财务部门按照公司财务流程进行报销款项的支付。四、权利与义务1.员工权利（1）员工有权按照本细则规定的标准和流程申请差旅费用报销，获得因工作出差而产生的合理费用补偿。（2）员工在差旅过程中如因工作需要发生超出标准的费用，在提前获得批准的情况下，有权按照审批结果进行报销。（3）员工对差旅费用报销政策和流程有疑问时，有权向财务部门或相关管理部门咨询，获取准确的解释和指导。2.员工义务（1）员工有义务遵守公司的差旅管理制度，按照规定的流程申请出差、预支费用和报销费用。（2）员工应确保所提供的差旅费用凭证真实、合法、有效，不得虚报、冒领差旅费用。如发现虚假报销行为，公司将严肃处理。（3）员工在差旅过程中应妥善保管公司财物，遵守出差目的地的法律法规和社会公德，维护公司的良好形象。3.公司权利（1）公司有权根据业务发展和市场情况调整差旅费用报销政策和标准，员工应予以配合。（2）公司有权对员工的差旅费用报销申请进行审核和监督，对不符合规定的报销申请有权拒绝支付。（3）对于违反公司差旅管理制度的员工，公司有权按照相关规定进行处罚。4.公司义务（1）公司有义务按照本细则规定及时审核和支付员工的差旅费用报销款项，保障员工的合法权益。（2）公司应向员工提供差旅费用报销政策和流程的培训和指导，确保员工了解相关规定并正确执行。五、监督与奖惩机制1.监督机制（1）财务部门负责对公司差旅费用报销情况进行日常监督，定期对报销凭证和报销数据进行抽查和分析，发现问题及时向公司管理层报告。（2）公司内部审计部门定期对差旅费用报销制度的执行情况进行审计，检查报销流程是否规范、费用支出是否合理、有无违规报销行为等。审计结果向公司管理层汇报，并提出改进建议。（3）员工有权对其他员工的差旅费用报销行为进行监督，如发现违规行为可向公司相关部门举报。公司对举报信息将进行认真核实，并为举报人保密。2.奖励机制（1）对于在差旅过程中严格遵守公司制度，为公司节约差旅成本的员工，公司将给予一定的奖励，如通报表扬、奖金奖励等。（2）对积极提出差旅费用管理合理化建议，并被公司采纳且取得良好效果的员工，公司将给予相应的奖励。3.惩罚机制（1）对于未按照公司规定流程申请出差或报销差旅费用的员工，公司将视情节轻重给予警告、罚款等处罚。（2）如发现员工虚报、冒领差旅费用，公司将追回违规报销款项，并视情节轻重给予相应的纪律处分，直至解除劳动合同；构成犯罪的，依法移送司法机关处理。（3）部门负责人和相关审核人员如因审核把关不严，导致公司差旅费用不合理支出，公司将视情节轻重对相关责任人进行批评教育、罚款等处罚。六