××广告公司门禁卡管理细则

广告公司门禁卡管理细则

一、总则1.目的：为加强公司门禁系统的管理，保障公司安全，维护正常的办公秩序，提高工作效率，同时体现公司人文关怀与安全并重的理念，特制定本细则。2.适用范围：本细则适用于公司全体员工、来访客户及其他经授权进入公司的人员。3.基本原则：遵循安全、便捷、高效的原则，在保障公司财产和人员安全的前提下，为员工和客户提供便利的出入条件，同时与公司扁平化管理模式相契合，减少不必要的层级限制。二、组织架构与职责划分1.行政部门-负责门禁卡的统一管理，包括门禁卡的制作、发放、回收、挂失等工作。-制定和更新门禁卡使用的相关规定，并监督执行。-与技术部门合作，确保门禁系统的正常运行，及时处理门禁系统故障。-体现公司人文关怀，对于员工在门禁卡使用过程中遇到的问题和困难，提供及时、有效的帮助和支持。2.技术部门-负责门禁系统的日常维护和技术支持，确保系统的稳定性和安全性。-对门禁系统进行定期检查和升级，防止出现安全漏洞。-协助行政部门处理门禁卡使用过程中的技术问题，如门禁卡无法识别等情况。3.各部门负责人-负责本部门员工门禁卡的申请、领取和发放工作，并确保员工了解门禁卡的使用规定。-监督本部门员工遵守门禁制度，对于违反规定的行为及时进行纠正和上报。三、管理流程1.门禁卡申请-新员工入职时，所在部门负责人应填写《门禁卡申请表》，注明员工姓名、部门、职位等信息，提交至行政部门。-来访客户或合作伙伴需要进入公司时，接待部门应提前填写《临时门禁卡申请表》，注明来访人员姓名、单位、来访时间、访问部门等信息，提交至行政部门。-行政部门审核申请信息无误后，为新员工或来访人员制作门禁卡。制作过程中体现公司设计理念，门禁卡的样式和标识应简洁、大方，与公司品牌形象相符合。2.门禁卡发放-新员工的门禁卡由所在部门负责人到行政部门统一领取，并发放给员工本人。行政部门应做好发放记录，包括领取人姓名、部门、门禁卡编号等信息。-临时门禁卡由接待部门到行政部门领取，并在来访人员进入公司时发放给其本人。来访人员离开公司时，接待部门应负责收回临时门禁卡，并交回行政部门。行政部门同样要做好发放和回收记录。3.门禁卡使用-员工和来访人员应妥善保管门禁卡，不得转借、丢失或损坏。门禁卡仅用于本人进出公司指定区域，严禁将门禁卡用于非法目的或协助他人违规进入公司。-员工在正常工作时间内可使用门禁卡自由进出公司办公区域。在非工作时间，员工如需进入公司，应提前向行政部门报备，并通过门禁系统的身份验证后方可进入。-来访人员应在接待人员的陪同下使用临时门禁卡进入公司，不得擅自进入非指定区域。接待人员应负责来访人员在公司期间的行为管理，确保其遵守公司的各项规定。4.门禁卡挂失与补办-员工如发现门禁卡丢失，应立即向行政部门挂失。行政部门在接到挂失申请后，应及时对该门禁卡进行停用处理，防止他人冒用。-挂失后的门禁卡如需补办，员工应填写《门禁卡补办申请表》，并缴纳相应的补办费用。行政部门审核无误后，为员工补办门禁卡。5.门禁卡回收-员工离职时，所在部门负责人应负责收回其门禁卡，并交回行政部门。行政部门在确认门禁卡已收回后，方可为员工办理离职手续。-临时门禁卡应在来访人员离开公司时及时收回，由接待部门交回行政部门。行政部门应定期对回收的门禁卡进行清理和销毁，确保信息安全。四、权利与义务1.员工权利-有权获得公司发放的门禁卡，以便正常进出公司办公区域，保障工作的顺利开展。-在门禁卡使用过程中遇到技术问题或其他困难时，有权向行政部门或技术部门寻求帮助和支持。-对门禁制度的执行情况有监督和建议权，如发现不合理之处，可向相关部门提出意见和建议。2.员工义务-遵守公司的门禁制度，按照规定使用门禁卡，不得违规操作或协助他人违规进入公司。-妥善保管门禁卡，防止丢失、损坏或转借他人。如因个人原因导致门禁卡丢失或损坏，应承担相应的补办费用。-配合行政部门和技术部门对门禁系统的管理和维护工作，如接受身份验证、提供必要的信息等。3.客户权利-在合法合规的情况下，有权获得公司发放的临时门禁卡，以便在接待人员的陪同下进入公司进行业务洽谈等活动。-对公司的门禁管理服务有提出意见和建议的权利，公司应积极听取并改进相关工作。4.客户义务-遵守公司的门禁制度，在接待人员的陪同下使用临时门禁卡，不得擅自进入非指定区域。-临时门禁卡使用完毕后，应及时交还给接待人员，不得私自留存或转借他人。五、监督与奖惩机制1.监督机制-行政部门和各部门负责人应定期对门禁制度的执行情况进行检查和监督，发现问题及时处理。-门禁系统应具备记录功能，详细记录员工和来访人员的进出时间、地点等信息，以便在需要时进行查询和追溯。-鼓励员工和客户对违反门禁制度的行为进行举报，公司将对举报信息进行核实和处理。2.奖励机制-对于严格遵守门禁制度，为公司安全管理做出贡献的员工，公司将给予一定的奖励，如通报表扬、物质奖励等。-对于提出合理建议，有助于完善门禁管理工作的员工或客户，公司将给予相应的奖励，以鼓励积极参与公司管理。3.惩罚机制-对于违反门禁制度的员工，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、绩效扣分等。如因违规行为给公司造成损失的，还应承担相应的赔偿责任。-对于违反门禁制度的来访人员，公司将取消其来访资格，并通报其所在单位。如造成恶劣影响或损失的，将依法追究其法律责任。六、附则1.本细则如有未尽事宜，由行政部门负责解释和补充。2.本细则自发布之日起生效实施，公司全体员工和相关人员应严格遵守。行政部门将定期对本细则的执行情况进行评估和修订，以适应公司发展和管理的需要。3.在