文化旅游印章管理办法

文化旅游印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司文化旅游印章的管理，规范印章的使用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及下属单位涉及文化旅游业务相关印章的管理，包括但不限于行政公章、合同专用章、业务专用章等。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的刻制、使用、保管等必须严格遵守国家法律法规和行业标准。2.专人负责原则：指定专人负责印章的保管和使用，明确其职责和权限。3.审批规范原则：印章使用必须经过严格的审批流程，确保用印事项真实、合法、有效。4.安全保密原则：加强印章保管的安全措施，防止印章被盗用、冒用或遗失，对涉及公司机密的用印信息严格保密。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制文化旅游相关印章时，由需求部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章的名称、用途、样式等信息，并经部门负责人审核后报公司分管领导审批。2.审批通过后，由公司行政部门统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。3.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章领取并登记备案，同时留存印章印模。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，并附印章印模。2.《印章启用申请表》经公司分管领导审批后，行政部门应发布印章启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等事项。3.印章启用后，原相关印章同时废止，行政部门应及时收回废止印章并进行妥善保管或销毁。三、印章的保管（一）保管人员1.公司根据印章的性质和使用频率，指定专人负责印章的保管。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管，必须经过公司分管领导批准，并办理书面委托手续。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、专柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.行政公章、合同专用章等重要印章应实行双人保管制度，即由两名保管人员分别掌管保险柜钥匙和密码，使用时必须两人同时在场。（三）保管要求1.保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司行政部门，并采取相应的措施。2.印章保管人员应妥善保管印章使用记录，包括用印日期、用印事项、用印人等信息，以备查阅和审计。3.印章保管人员离职或岗位变动时，应及时办理印章交接手续，交接双方应在监交人的监督下，对印章的数量、完好情况、使用记录等进行详细核对，并填写《印章交接清单》，由交接双方和监交人签字确认。四、印章的使用（一）使用范围1.行政公章主要用于公司对外发布重要文件、签订合同、出具证明等事项。2.合同专用章主要用于公司签订各类文化旅游业务合同。3.业务专用章用于公司特定业务领域的文件签署、业务往来等，具体使用范围由公司根据实际情况确定。（二）使用流程1.用印申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经部门负责人审核签字。2.根据用印事项的性质和审批权限，报公司分管领导或主要领导审批。3.审批通过后，用印申请人将《印章使用申请表》连同用印文件一并交印章保管人员。4.印章保管人员对用印文件进行审核，确认无误后在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记簿》上记录用印情况，包括用印日期、用印事项、用印人、审批人等信息。（三）特殊情况用印1.如遇紧急情况需要立即用印，但无法按照正常审批流程进行审批时，用印申请人应电话请示公司分管领导或主要领导同意后，先进行用印，并在事后及时补办审批手续。2.对于涉及公司重大利益、金额较大的合同等重要文件，在用印前应进行法律审核，确保文件内容合法合规。（四）禁止使用印章的情况1.未经审批的文件或事项不得使用印章。2.空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖印章。3.与公司业务无关的文件或事项不得使用印章。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用的。2.印章损坏、遗失或被盗用，无法继续使用的。（二）停用程序1.印章保管人员发现印章需要停用时，应及时填写《印章停用申请表》，说明停用原因，并经部门负责人审核后报公司行政部门。2.行政部门核实情况后，发布印章停用通知，明确印章停用日期和后续处理方式。（三）销毁程序1.对于停用的印章，由行政部门统一组织销毁。销毁前，行政部门应填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、数量、销毁原因等信息，并经公司分管领导审批。2.审批通过后，行政部门应选择安全可靠的方式进行印章销毁，如粉碎、熔化等，并确保销毁过程有专人监督。3.印章销毁完成后，行政部门应填写《印章销毁记录》，记录销毁时间、地点、方式、监督人等信息，并由销毁人员和监督人签字确认。六、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章的管理和使用情况进行日常监督检查，审计部门负责对印章管理和使用情况进行定期审计。（二）检查内容1.印章保管是否安全，保管人员是否严格履行职责。2.印章使用是否符合审批流程，用印文件是否真实、合法、有效。3.印章使用记录是否完整、准确，是否按照规定进行保管。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，监督部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应认真分析问题原因，采取有效措施进行整改，并将整改情况及时反馈给监督部门。3.对于违反印章管理规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等；构成违