武汉档案挂靠管理办法

武汉档案挂靠管理办法一、总则（一）目的为加强武汉地区档案挂靠管理，规范档案挂靠行为，保障档案所有者合法权益，促进人才合理流动，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本地区实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于在武汉地区办理档案挂靠业务的各类单位和个人。包括但不限于企事业单位、社会团体、个体工商户以及自由职业者等，其档案需要挂靠在武汉地区具备档案管理资质的机构。（三）基本原则1.合法性原则：档案挂靠管理活动必须遵守国家法律法规，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.真实性原则：档案所有者应提供真实、准确、完整的档案材料，档案挂靠机构应如实审核和管理档案。3.保密性原则：档案挂靠机构及其工作人员应对档案所有者的个人信息和档案内容严格保密，不得泄露。4.服务性原则：档案挂靠机构应树立服务意识，为档案所有者提供便捷、高效、优质的服务。二、档案挂靠机构（一）资质要求1.具有独立法人资格。2.具备相应的档案管理专业人员，包括档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，经过档案管理业务培训，并取得相应的资格证书。3.拥有符合档案安全保管要求的场所和设施设备，如档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，配备必要的温湿度控制设备、消防器材等。4.建立健全档案管理制度，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节的管理制度。（二）申请与审批1.申请档案挂靠业务的机构，应向武汉市档案行政管理部门提交书面申请，申请材料包括：机构法人营业执照副本复印件；档案管理人员名单及资格证书复印件；档案保管场所证明材料；档案管理制度文本。2.武汉市档案行政管理部门自收到申请材料之日起[X]个工作日内进行审核。审核合格的，颁发档案挂靠业务许可证；审核不合格的，书面通知申请机构并说明理由。（三）监督管理1.武汉市档案行政管理部门定期对档案挂靠机构进行监督检查，检查内容包括：档案管理制度执行情况；档案管理人员配备及业务能力情况；档案保管场所和设施设备状况；档案收集、整理、保管、利用等业务开展情况。2.档案挂靠机构应每年向武汉市档案行政管理部门报送年度工作报告，报告内容包括本年度档案挂靠业务开展情况、档案管理工作情况、存在的问题及改进措施等。3.对违反本办法规定的档案挂靠机构，武汉市档案行政管理部门视情节轻重，给予警告、责令限期整改、暂停档案挂靠业务直至吊销档案挂靠业务许可证等处罚。三、档案挂靠业务办理（一）办理条件1.个人档案挂靠：在武汉地区就业或创业，与用人单位签订劳动合同或自主创业并办理营业执照；档案原保管单位同意转出档案；符合档案挂靠机构规定的其他条件。2.单位档案挂靠：新成立的单位或变更档案保管单位的单位；单位具备独立法人资格；符合档案挂靠机构规定的其他条件。（二）办理流程1.个人档案挂靠：档案所有者向拟挂靠的档案挂靠机构提出申请，填写档案挂靠申请表，并提交相关证明材料，如身份证、劳动合同、毕业证、学位证等原件及复印件。档案挂靠机构对申请材料进行审核，审核通过后，与档案所有者签订档案挂靠协议。档案所有者将个人档案转至档案挂靠机构，档案挂靠机构对档案进行接收、整理、登记，并录入档案管理系统。2.单位档案挂靠：单位向拟挂靠的档案挂靠机构提出申请，填写档案挂靠申请表，并提交相关证明材料，如单位法人营业执照副本复印件、组织机构代码证复印件、单位介绍信、档案管理人员名单及资格证书复印件等。档案挂靠机构对申请材料进行审核，审核通过后，与单位签订档案挂靠协议。单位将本单位档案转至档案挂靠机构，档案挂靠机构对档案进行接收、整理、登记，并录入档案管理系统。（三）档案材料要求1.档案所有者应确保提供的档案材料真实、完整、有效，不得伪造、篡改档案材料。2.档案材料应按照档案管理的有关规定进行整理和装订，一般应包括履历材料、自传材料、鉴定考核材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励处分材料、工资待遇材料、出国（境）材料、劳动合同等。3.档案挂靠机构应认真审核档案材料，对不符合要求的档案材料，应及时通知档案所有者补充或更正。四、档案保管（一）保管要求1.档案挂靠机构应按照国家档案管理标准和规范，对档案进行科学分类、编号、整理和存放，确保档案排列有序，便于查找和利用。2.档案库房应保持清洁卫生，温湿度适宜，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.档案应存放在专用的档案柜或档案架上，不得随意堆放，严禁将档案存放在易燃、易爆、潮湿、有腐蚀性的环境中。4.档案挂靠机构应建立档案保管账目，对档案的接收、转出、查阅、借阅等情况进行详细记录，做到账物相符。（二）安全管理1.档案挂靠机构应加强档案安全管理，制定安全管理制度，明确安全责任，落实安全措施。2.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备正常运行。3.档案挂靠机构应配备必要的消防器材，并定期组织消防演练，提高工作人员的消防安全意识和应急处置能力。4.档案挂靠机构应加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全防范意识，防止档案丢失、损坏、泄密等事故发生。（三）信息化管理1.档案挂靠机构应积极推进档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。2.档案管理信息系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、分析等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。3.档案挂靠机构应定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统安全稳定运行。4.档案挂靠机构应按照国家有关规定，做好档案信息的备份工作，防止数据丢失。五、档案利用（一）利用范围1.档案所有者本人因就业、升学、出国（境）、职称评定、社会保险、住房公积金等需要查阅、借阅本人档案的。2.用人单位因招聘、考核、晋升等需要查阅、借阅员工档案的。3.司法机关、行政机关因办案需要查阅、借阅档案的。4.其他符合国家法律法规规定的查阅、借阅档案的情形。（二）利用程序1.档案所有者本人查阅、借阅本人档案的，应填写档案查阅、借阅申请表，提交有效身份证件，经档案挂靠机构审核同意后，方可查阅、借阅。2.用人单位查阅、借阅员工档案的，应填写档案查阅、借阅申请表，提交单位介绍信、查阅人有效身份证件，经档案挂靠机构审核同意后，方可查阅、借阅。3.司法机关、行政机关查阅、借阅档案的，应出具相关法律文书和工作证件，经档案挂靠机构审核同意后，方可查阅、借阅。4.档案挂靠机构应按照规定的程序和要求，为档案利用者提供查阅、借阅服务，并做好查阅、借阅记录。查阅、借阅档案应在档案挂靠机构指定的场所进行，不得擅自将档案带出档案挂靠机构。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案材料，未经档案所有者同意或法律法规授权，不得查阅、借阅。2.档案利用者不得擅自涂改、伪造、销毁档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损。3.档案利用者查阅、借阅档案后，应及时归还档案挂靠机构，档案挂靠机构应对归还的档案进行核对，确保档案完整无损。六、档案转出（一）转出条件1.档案所有者在武汉地区就业或创业结束，需要将档案转至新的工作单位或档案保管机构的。2.档案所有者因升学、出国（境）等原因，需要将档案转至相关学校或机构的。3.档案所有者符合档案转出的其他条件的。（二）转出流程1.档案所有者向档案挂靠机构提出档案转出申请，填写档案转出申请表，并提交相关证明材料，如接收单位调档函、升学录取通知书、出国（境）证明等原件及复印件。2.档案挂靠机构对申请材料进行审核，审核通过后，开具档案转递通知单，并将档案材料密封包装，通过机要交通或专人送取等方式转至接收单位或档案保管机构。3.档案挂靠机构应及时将档案转出情况告知档案所有者，并做好档案转出记录。（三）转出要求1.档案转出应严格按照档案管理的有关规定进行，确保档案材料的安全、完整、准确。2.档案转递通知单应注明档案所有者姓名、档案内容、转递原因、接收单位名称及地址等信息，并加盖档案挂靠机构公章。3.档案转出后，档案挂靠机构应将档案转出情况录入档案管理信息系统，便于查询和统计。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案挂靠机构应定期对保管的档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种。2.档案鉴定工作应成立档案鉴定小组，由档案挂靠机构负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。档案鉴定小组应按照档案鉴定标准和方法，对档案进行逐卷鉴定，提出鉴定意见。3.档案鉴定小组对档案进行鉴定后，应填写档案鉴定意见书，注明档案的保管期限、鉴定意见及鉴定人员签名等信息。档案鉴定意见书应存入档案目录，作为档案管理的重要依据。（二）销毁工作1.对已到保管期限且无保存价值的档案，档案挂靠机构应按照档案销毁程序进行销毁。2.档案销毁前，档案挂靠机构应编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息