医院档案综合管理办法

医院档案综合管理办法一、使用背景医院档案是医院在医疗、教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它不仅反映了医院的发展历程，更是医院开展各项工作的重要依据和参考。随着医院信息化建设的不断推进以及医疗行业的快速发展，对档案综合管理的要求也日益提高。为了确保医院档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的有效利用，特制定本管理办法。二、适用范围本办法适用于医院各科室、部门在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各类档案资料的管理。三、管理原则1.集中统一管理原则：医院档案实行集中统一管理，由医院档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性和完整性原则：档案管理人员应确保档案内容真实、准确、完整，如实反映医院各项活动的实际情况，不得擅自篡改、伪造档案。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及医院机密、患者隐私等重要档案资料进行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为医院各项工作提供便捷的服务。四、管理职责1.档案管理部门职责负责制定医院档案管理制度和工作流程，并组织实施。负责医院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。负责档案库房的日常管理，确保档案存放安全，环境符合要求。负责档案信息的数字化处理，建立医院档案信息管理系统，实现档案的信息化管理。负责组织开展档案的鉴定、销毁工作，确保档案的时效性和有效性。负责为医院各科室、部门及相关人员提供档案查阅、借阅等利用服务，并做好登记和跟踪管理。负责对医院档案工作进行监督、检查和指导，定期组织档案工作培训和交流活动，提高档案管理人员的业务水平。2.各科室、部门职责负责本科室、部门档案资料的收集、整理和初步分类，并定期移交至医院档案管理部门。明确一名兼职档案员，负责本科室、部门档案工作的日常管理，配合档案管理部门做好档案的整理、编目、装订等工作。按照医院档案管理要求，及时将本科室、部门在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各类文件材料进行归档，确保档案的齐全、完整。严格遵守档案借阅、查阅制度，在利用档案过程中，不得擅自涂改、抽取、销毁档案，如有损坏或丢失应及时报告并承担相应责任。五、档案收集1.收集范围医疗档案：包括病历、诊断报告、检查检验结果、治疗方案、手术记录等。教学档案：包括教学计划、教案、课件、学生成绩、实习报告等。科研档案：包括科研项目申报书、研究成果、论文著作、科研奖励等。行政管理档案：包括医院文件、会议纪要、工作计划、工作总结、人事档案、财务档案等。其他档案：如医院基建档案、设备档案、外事档案、声像档案等。2.收集要求各科室、部门应在各项活动结束后及时将形成的档案资料进行收集整理，确保档案的及时性和完整性。收集的档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，符合档案装订要求。对于电子档案，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储，同时注明电子档案的形成时间、来源等信息。3.收集流程各科室、部门兼职档案员按照档案收集范围，定期对本科室、部门的档案资料进行收集整理，并填写档案移交清单。整理完毕后，将档案资料及移交清单一并移交至医院档案管理部门。档案管理部门接收档案时，应认真核对移交清单内容与档案实际情况是否相符，如发现问题应及时与移交科室沟通解决。六、档案整理1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类整理，确保档案分类科学、合理。2.整理方法分类：根据档案的性质和内容，将医院档案分为医疗档案、教学档案、科研档案、行政管理档案、其他档案等五大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的查找和管理。编号规则可根据医院实际情况制定，例如采用年度+类别代码+顺序号的方式。编目：对整理好的档案进行编目，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录信息准确、完整。装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保装订牢固、整齐美观。对于幅面过大的档案，应进行折叠处理，使其符合档案装订要求。装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限、起止编号等信息，便于档案的存放和查找。七、档案保管1.保管场所医院应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案存放安全。档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.保管方式采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和利用；电子档案应进行备份存储，并建立完善的电子档案管理系统，实现电子档案的信息化管理。定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量与档案目录一致，如有问题应及时查明原因并进行处理。3.保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括医院的重要历史文件、法规性文件、年度综合报表、重要会议记录、重大科研成果、人事任免文件等；长期保管的档案保管期限一般为16年至50年，主要包括医院的一般性文件、医疗技术档案、教学档案、科研档案等；短期保管的档案保管期限一般为15年以下，主要包括医院的临时性文件、一般性报表等。4.档案鉴定与销毁定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关科室、部门人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，报医院主管领导审批后进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。档案销毁清单应永久保存，作为档案销毁工作的记录。八、档案利用1.利用范围医院内部各科室、部门因医疗、教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅相关档案资料。外单位因工作需要查阅医院档案的，应按照国家有关规定和医院相关制度办理查阅手续。患者及其家属因医疗需要，可在医院规定的范围内查阅本人的病历档案。2.利用方式查阅：医院内部人员查阅档案时，应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在科室、部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据查阅登记表提供相应的档案资料，并做好查阅记录。借阅：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等信息，经所在科室、部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、销毁档案，如有损坏或丢失应及时报告并承担相应责任。复制：对于确因工作需要无法借阅原件的档案资料，可申请复制。复制档案应填写档案复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员按照规定进行复制，并加盖档案管理部门印章。复制件应与原件核对无误后，方可提供使用。3.利用服务档案管理部门应热情接待档案利用者，及时、准确地提供档案资料，满足利用者的需求。对于利用频率较高的档案，可根据实际情况制作档案副本或电子备份，方便利用者查阅。定期收集档案利用反馈意见，不断改进档案利用服务工作，提高服务质量。九、监督与检查1.医院档案管理部门应定期对各科室、部门的档案工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本办法及相关法律法规的要求。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等环节，重点检查档案的完整性、准确性、安全性以及管理制度的执行情况。3.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关