医院基建合同管理办法

医院基建合同管理办法一、引言医院基建项目对于提升医院的医疗服务能力、改善患者就医环境至关重要。在基建项目实施过程中，合同管理是确保项目顺利进行、保障各方权益的关键环节。为了加强医院基建合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，依据相关法律法规及行业标准，结合医院实际情况，制定本管理办法。二、适用范围本办法适用于医院所有基建工程项目涉及的各类合同，包括但不限于建筑工程施工合同、设备采购合同、监理合同、设计合同等。三、合同管理原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及医院内部规定，确保合同的合法性、有效性。2.公平公正原则：合同双方应遵循公平、公正的原则，明确各自的权利和义务，保障双方的合法权益。3.诚实守信原则：合同各方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.风险防范原则：加强合同风险识别、评估和应对，采取有效措施防范合同风险，降低损失。四、合同管理流程合同签订前管理1.项目立项与审批医院基建项目应按照规定的程序进行立项审批，确保项目符合医院发展规划和相关政策要求。立项申请应包括项目背景、建设内容、投资估算、资金来源等详细信息。2.合同承办部门确定根据项目性质和职责分工，确定合同承办部门。合同承办部门负责合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作。多个部门共同参与的项目，应明确牵头部门和各部门的职责分工。3.合同文本起草合同承办部门应根据项目实际情况，起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。合同文本应使用规范的语言文字，条款应明确、具体、严谨，避免歧义。4.合同审核合同承办部门起草的合同文本应提交医院相关部门进行审核。审核部门应包括法务部门、财务部门、审计部门等，各部门应从专业角度对合同进行审核。法务部门主要审核合同的合法性、合规性；财务部门主要审核合同的价款、支付方式等财务条款；审计部门主要审核合同的造价、结算方式等审计条款。审核部门应提出明确的审核意见，合同承办部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善。5.合同谈判合同承办部门应与合同对方进行谈判，就合同条款达成一致意见。谈判过程中应注意收集对方的资质、信誉、业绩等相关信息，确保对方具备履行合同的能力。谈判结果应形成谈判记录，由双方代表签字确认。6.合同签订合同文本经审核通过且谈判达成一致意见后，由医院法定代表人或其授权代表与合同对方签订合同。签订合同应使用医院统一印制的合同文本，合同份数应根据实际需要确定，确保双方各执一份，医院相关部门留存一份。合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送医院相关部门备案。合同履行管理1.合同交底合同签订后，合同承办部门应组织相关人员进行合同交底，向参与项目实施的人员详细介绍合同的主要内容、双方的权利义务、履行要求等。合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认。2.履行跟踪与监督合同承办部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时解决。医院相关部门应根据各自职责，对合同履行情况进行监督检查，确保合同履行符合约定。对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，合同承办部门应及时向医院领导报告，并采取有效措施进行应对。3.变更管理合同履行过程中，如需变更合同内容，合同承办部门应及时与合同对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同变更涉及增加费用、延长工期等重大事项的，应按照医院内部规定的程序进行审批。4.结算管理合同履行完毕后，合同承办部门应及时与合同对方进行结算。结算应按照合同约定的结算方式和标准进行，确保结算金额准确无误。结算过程中，合同承办部门应收集相关的结算凭证，如发票、验收报告、工程量清单等，作为结算的依据。结算完成后，合同承办部门应编制结算报告，经医院相关部门审核后，作为支付合同款项的依据。合同终止管理1.合同期满终止合同约定的履行期限届满，双方按照合同约定履行完毕各自的义务后，合同自然终止。合同承办部门应在合同期满前，对合同履行情况进行总结评估，为后续项目提供经验参考。2.提前终止合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、双方协商一致等原因需要提前终止合同的，合同承办部门应及时与合同对方协商，并签订书面终止协议。终止协议应明确双方的权利义务，以及合同终止后的善后事宜。合同提前终止涉及的费用结算、损失赔偿等问题，应按照合同约定和相关法律法规进行处理。合同档案管理1.合同文件归档合同承办部门应负责合同文件的收集、整理、归档工作。合同文件应包括合同文本、谈判记录、变更协议、结算报告、验收报告等相关资料。合同档案应按照医院档案管理的要求进行分类、编号、装订，确保档案的完整性和规范性。2.档案保管与查阅医院应设立专门的合同档案室，指定专人负责合同档案的保管工作。合同档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。因工作需要查阅合同档案的，应按照医院档案查阅的规定办理审批手续。查阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、复印、转借合同档案。五、合同风险防范1.风险识别与评估合同承办部门应定期对合同履行过程中可能出现的风险进行识别和评估，分析风险的可能性和影响程度。风险识别应涵盖合同签订、履行、变更、终止等各个环节，包括法律风险、财务风险、质量风险、安全风险等。2.风险应对措施根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于法律风险，应加强合同审核，确保合同合法合规；对于财务风险，应严格控制合同价款支付，加强财务监督；对于质量风险，应加强工程质量监管，严格验收标准；对于安全风险，应加强施工现场安全管理，确保施工安全。建立风险预警机制，及时发现和预警潜在的风险，采取有效措施进行防范和化解。六、合同纠纷处理1.纠纷协商合同履行过程中如发生纠纷，合同承办部门应首先与合同对方进行协商，寻求解决方案。协商过程中应保持冷静、理智，尊重对方的意见和诉求。协商应形成书面记录，明确双方的协商意见和解决方案。2.纠纷调解如协商不成，可根据合同约定或双方协商一致，申请第三方进行调解。调解应遵循自愿、合法、公正的原则，确保纠纷得到妥善解决。调解达成协议的，双方应签订调解协议，作为解决纠纷的依据。3.仲裁或诉讼如调解不成，合同双方可根据合同约定的仲裁条款或向有管辖权的人民法院提起诉讼。在仲裁或诉讼过程中，合同承办部门应积极配合，提供相关证据和资料，维护医院的合法权益。七、监督与考核1.监督检查医院相关部门应定期对合同管理情况进行监督检查，重点检查合同签订、履行、变更、终止等环节的合规性、准确性和完整性。监督检查应形成书面报告，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核评价建立合同管理考核评价机制，对合同承办部门和相关人