法院超期归档管理办法

法院超期归档管理办法一、总则（一）目的为加强法院档案管理，规范档案归档流程，确保档案及时、完整归档，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本院实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本院各部门在案件审理、执行等工作中形成的各类档案的归档管理。（三）基本原则1.及时归档原则：案件办结后，承办人员应按照规定的时间和要求及时将档案整理归档。2.完整准确原则：归档的档案应齐全完整、真实准确，能够全面反映案件的审理和执行过程。3.规范整理原则：档案的整理应符合国家和行业标准，便于保管和查阅利用。二、归档职责（一）承办部门职责1.负责本部门案件档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案材料齐全、完整、真实。2.明确专人负责档案管理工作，督促承办人员及时归档，对归档情况进行检查和统计。3.按照档案管理部门的要求，将整理好的档案移交至档案管理部门。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度和工作流程，指导和监督各部门的档案归档工作。2.接收各部门移交的档案，对档案进行审核、整理、编目、上架等工作，确保档案质量。3.负责档案的保管、利用和统计工作，建立健全档案管理台账。4.定期对档案进行检查和鉴定，对已到保管期限的档案提出处置意见。（三）承办人员职责1.负责所承办案件档案材料的收集、整理和装订工作，确保档案材料符合归档要求。2.在案件办结后规定时间内，将档案移交至本部门的档案管理人员。3.对档案材料的真实性、完整性负责，配合档案管理部门做好档案审核和整改工作。三、归档范围与要求（一）归档范围1.各类案件的立案材料，包括起诉状、答辩状、证据材料、受理通知书等。2.案件审理过程中形成的庭审笔录、调查笔录、合议庭评议笔录、裁判文书等。3.执行案件的执行依据、执行裁定书、协助执行通知书、执行和解协议等材料。4.与案件有关的其他材料，如司法建议书、送达回证、鉴定报告等。（二）归档要求1.档案材料应使用钢笔、毛笔或中性笔书写，字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。2.纸张应采用A4规格，破损、褪色的材料应进行修补或复制。3.档案材料应按照一定的顺序排列，如正卷按照案件审理程序依次排列，副卷按照材料性质分类排列。4.每件档案应编制页码，页码应标注在有文字的页面正面的右上角和背面的左上角。5.归档的档案应装订整齐，采用三孔一线的装订方式，不得使用金属物装订。四、归档流程（一）案件办结后，承办人员应在[X]个工作日内对案件档案进行整理。整理工作包括核对材料、剔除重复或无关材料、补充缺失材料等，确保档案材料齐全、完整、有序。（二）承办人员整理好档案后，填写《档案移交清单》，注明档案名称、数量、整理情况等，经本部门负责人审核签字后，将档案移交至档案管理部门。（三）档案管理部门收到移交的档案后，应在[X]个工作日内进行审核。审核内容包括档案材料的完整性、准确性、规范性等。如发现问题，应及时通知承办部门进行整改。（四）经审核合格的档案，档案管理部门应按照档案管理的相关规定进行整理、编目、上架等工作。整理工作包括对档案进行分类、编号、装订、编目等，确保档案便于保管和查阅利用。（五）档案管理部门应建立档案管理台账，记录档案的接收、整理、保管、利用等情况。台账应包括档案名称、编号、接收时间、整理情况、保管期限、利用记录等信息。五、超期归档处理（一）对于未在规定时间内归档的案件，档案管理部门应及时发出《超期归档催办通知书》，通知承办部门和承办人员限期归档。催办通知书应明确超期归档的原因、要求归档的时间等内容。（二）承办部门和承办人员收到催办通知书后，应在规定时间内完成档案归档工作，并将归档情况书面反馈给档案管理部门。（三）对于逾期仍未归档的案件，档案管理部门应将情况报告给本院分管领导，并在全院范围内进行通报批评。同时，按照本院绩效考核办法的相关规定，对承办部门和承办人员进行相应的绩效考核扣分。（四）因特殊原因无法按时归档的案件，承办部门应提前向档案管理部门提出书面申请，说明原因和预计归档时间。档案管理部门应根据实际情况进行审核，并报分管领导批准。经批准后，可适当延长归档时间。六、档案保管与利用（一）档案管理部门应按照国家和行业标准，建立档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。（二）档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。（三）本院工作人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审核签字后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应按照规定提供查阅服务，并做好查阅记录。（四）外单位人员因工作需要查阅档案的，应持有单位介绍信和本人有效身份证件，经本院分管领导批准后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，档案管理人员应全程陪同，不得将档案带出指定地点。（五）涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，未经批准不得查阅和利用。七、档案鉴定与销毁（一）档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织本院相关业务部门的人员组成鉴定小组进行。（二）鉴定小组应根据档案的重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。鉴定意见应包括档案的保管期限、是否需要销毁等内容。（三）经鉴定需要销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、数量、保管期限等信息。《档案销毁清册》应经分管领导审核签字后，报上级档案管理部门备案。（四）档案销毁工作应在上级档案管理部门的监督下进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应做好记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。八、监督与考核（一）本院纪检监察部门应加强对档案归档工作的监督检查，对违反本办法规定的行为进行严肃查处。（二）档案管理部门应定期对各部门的档案归档情况进行统计和分析，将统计结果报本院绩效考核部门，作为各部门绩效考核的重