暨南大学户籍管理办法

暨南大学户籍管理办法一、总则（一）目的为加强暨南大学户籍管理，维护学校正常的教学、科研和生活秩序，保障师生员工的合法权益，根据国家有关法律法规和政策规定，结合学校实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于暨南大学本部及各校区内的中国公民户籍管理，包括学生户籍、教职工户籍以及校内居住的其他人员户籍。（三）基本原则1.依法管理原则：严格按照国家法律法规和政策规定办理户籍业务，确保户籍管理工作合法、公正、规范。2.服务师生原则：以服务师生为宗旨，简化办事流程，提高办事效率，为师生提供便捷、高效的户籍服务。3.信息安全原则：加强户籍信息管理，确保户籍信息的准确性、完整性和安全性，防止信息泄露。二、户籍管理机构及职责（一）保卫处保卫处是学校户籍管理的职能部门，负责学校户籍管理工作的组织、实施和监督。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关户籍管理的法律法规和政策规定，制定学校户籍管理规章制度并组织实施。2.负责办理师生员工的户籍迁入、迁出、变更、注销等业务。3.负责户籍档案的建立、保管和查询工作。4.负责与公安机关户籍管理部门的沟通协调，及时了解户籍管理政策的变化，确保学校户籍管理工作与上级要求保持一致。5.协助公安机关做好学校的户籍治安管理工作，维护学校的安全稳定。（二）各学院（系）、部处各学院（系）、部处负责协助保卫处做好本单位师生员工的户籍管理工作，包括：1.负责通知本单位师生员工办理户籍相关业务，并督促其按时办理。2.协助保卫处审核师生员工户籍业务办理所需的证明材料，确保材料真实、有效。3.及时向保卫处反馈本单位师生员工户籍变动情况，协助做好户籍信息的更新和维护工作。（三）学生工作部门学生工作部门负责协助保卫处做好学生的户籍管理工作，包括：1.负责组织新生入学户籍迁移工作，指导学生填写户籍迁移相关表格，审核学生户籍迁移证明材料。2.负责毕业生户籍迁移工作，组织毕业生办理户籍迁出手续，审核毕业生户籍迁移申请材料，确保毕业生户籍按时、准确迁出。3.协助保卫处做好在校学生户籍信息的统计和管理工作，及时掌握学生户籍变动情况。三、户籍迁入（一）新生入学户籍迁移1.新生可根据本人意愿，将户口迁入学校集体户口。申请迁入学校集体户口的新生，应在入学前持录取通知书到户籍所在地公安机关办理户口迁移证，并在规定时间内将户口迁移证交至学校保卫处。2.户口迁移证应符合以下要求：填写内容准确、完整，字迹清晰，不得涂改。加盖户籍所在地公安机关户口专用章。迁移证上的姓名、性别、出生日期、民族、身份证号码等信息应与录取通知书、居民身份证一致。3.保卫处收到新生户口迁移证后，应及时进行审核。审核内容包括：迁移证是否符合上述要求。新生是否已被我校正式录取。新生的录取专业与户口迁移证上的籍贯、出生地等信息是否相符。4.经审核无误的新生户口迁移证，保卫处应及时办理落户手续，并将户口迁移证原件存入新生户籍档案。审核发现问题的，保卫处应及时与新生或户籍所在地公安机关联系，核实情况并妥善处理。（二）教职工户籍迁入1.新入职教职工可根据本人意愿，将户口迁入学校集体户口。申请迁入学校集体户口的教职工，应在入职后持以下材料到保卫处办理户口迁入手续：学校人事部门出具的录用证明。居民身份证。户口迁移证（仅限户口在学校所在地以外的教职工）。2.保卫处收到教职工户口迁入申请材料后，应及时进行审核。审核内容包括：申请材料是否齐全、有效。教职工是否已被我校正式录用。教职工的工作岗位与户口迁移证上的籍贯、出生地等信息是否相符。3.经审核无误的教职工户口迁入申请，保卫处应及时办理落户手续，并将相关材料存入教职工户籍档案。审核发现问题的，保卫处应及时与教职工或户籍所在地公安机关联系，核实情况并妥善处理。（三）其他人员户籍迁入1.因工作需要或其他特殊原因需将户口迁入学校集体户口的其他人员，应持学校相关部门出具的证明材料和本人居民身份证到保卫处办理户口迁入手续。2.保卫处收到其他人员户口迁入申请材料后，应及时进行审核。审核内容包括：申请材料是否齐全、有效。申请人是否符合学校户口迁入条件。申请人的身份信息与申请材料是否相符。3.经审核无误的其他人员户口迁入申请，保卫处应及时办理落户手续，并将相关材料存入其户籍档案。审核发现问题的，保卫处应及时与申请人或相关部门联系，核实情况并妥善处理。四、户籍迁出（一）毕业生户籍迁出1.毕业生毕业离校前，应到保卫处办理户籍迁出手续。办理户籍迁出手续时，毕业生应提交以下材料：就业报到证（或升学录取通知书）。居民身份证。2.保卫处收到毕业生户籍迁出申请材料后，应及时进行审核。审核内容包括：申请材料是否齐全、有效。毕业生是否已办理毕业离校手续。毕业生的就业去向或升学情况与申请材料是否相符。3.经审核无误的毕业生户籍迁出申请，保卫处应开具户口迁移证，并将户口迁移证发放给毕业生本人。毕业生应在规定时间内将户口迁移证交至落户地公安机关办理落户手续。审核发现问题的，保卫处应及时与毕业生或相关部门联系，核实情况并妥善处理。（二）教职工户籍迁出1.教职工离职、调动或退休后，应到保卫处办理户籍迁出手续。办理户籍迁出手续时，教职工应提交以下材料：离职证明（或调动介绍信、退休证）。居民身份证。2.保卫处收到教职工户籍迁出申请材料后，应及时进行审核。审核内容包括：申请材料是否齐全、有效。教职工是否已办理离职、调动或退休手续。教职工的户籍迁出原因与申请材料是否相符。3.经审核无误的教职工户籍迁出申请，保卫处应开具户口迁移证，并将户口迁移证发放给教职工本人。教职工应在规定时间内将户口迁移证交至落户地公安机关办理落户手续。审核发现问题的，保卫处应及时与教职工或相关部门联系，核实情况并妥善处理。（三）其他人员户籍迁出1.因工作调动、离职、退学、转学等原因需将户口迁出学校集体户口的其他人员，应持相关证明材料和本人居民身份证到保卫处办理户口迁出手续。2.保卫处收到其他人员户口迁出申请材料后，应及时进行审核。审核内容包括：申请材料是否齐全、有效。申请人是否符合学校户口迁出条件。申请人的户口迁出原因与申请材料是否相符。3.经审核无误的其他人员户口迁出申请，保卫处应开具户口迁移证，并将户口迁移证发放给申请人本人。申请人应在规定时间内将户口迁移证交至落户地公安机关办理落户手续。审核发现问题的，保卫处应及时与申请人或相关部门联系，核实情况并妥善处理。五、户籍变更（一）姓名变更1.师生员工因特殊原因需要变更姓名的，应持以下材料到保卫处办理姓名变更手续：本人书面申请。居民身份证。相关证明材料（如公安部门出具的姓名变更证明、户口簿等）。2.保卫处收到姓名变更申请材料后，应及时进行审核。审核内容包括：申请材料是否齐全、有效。申请人变更姓名的原因是否合理。申请人的身份信息与申请材料是否相符。3.经审核无误的姓名变更申请，保卫处应及时办理姓名变更手续，并将相关信息录入户籍管理系统。审核发现问题的，保卫处应及时与申请人或相关部门联系，核实情况并妥善处理。（二）性别变更1.师生员工因性别认定错误或其他特殊原因需要变更性别的，应持以下材料到保卫处办理性别变更手续：本人书面申请。居民身份证。相关证明材料（如公安部门出具的性别变更证明、医院诊断证明等）。2.保卫处收到性别变更申请材料后，应及时进行审核。审核内容包括：申请材料是否齐全、有效。申请人变更性别的原因是否合理。申请人的身份信息与申请材料是否相符。3.经审核无误的性别变更申请，保卫处应及时办理性别变更手续，并将相关信息录入户籍管理系统。审核发现问题的，保卫处应及时与申请人或相关部门联系，核实情况并妥善处理。（三）出生日期变更1.师生员工因出生日期登记错误或其他特殊原因需要变更出生日期的，应持以下材料到保卫处办理出生日期变更手续：本人书面申请。居民身份证。相关证明材料（如公安部门出具的出生日期变更证明、原始户籍档案等）。2.保卫处收到出生日期变更申请材料后，应及时进行审核。审核内容包括：申请材料是否齐全、有效。申请人变更出生日期的原因是否合理。申请人的身份信息与申请材料是否相符。3.经审核无误的出生日期变更申请，保卫处应及时办理出生日期变更手续，并将相关信息录入户籍管理系统。审核发现问题的，保卫处应及时与申请人或相关部门联系，核实情况并妥善处理。（四）民族变更1.师生员工因民族认定错误或其他特殊原因需要变更民族的，应持以下材料到保卫处办理民族变更手续：本人书面申请。居民身份证。相关证明材料（如公安部门出具的民族变更证明、户口簿等）。2.保卫处收到民族变更申请材料后，应及时进行审核。审核内容包括：申请材料是否齐全、有效。申请人变更民族的原因是否合理。申请人的身份信息与申请材料是否相符。3.经审核无误的民族变更申请，保卫处应及时办理民族变更手续，并将相关信息录入户籍管理系统。审核发现问题的，保卫处应及时与申请人或相关部门联系，核实情况并妥善处理。六、户籍注销（一）死亡注销1.师生员工死亡后，其家属或所在单位应及时到保卫处办理户籍注销手续。办理户籍注销手续时，应提交以下材料：医院出具的死亡证明。居民身份证。2.保卫处收到死亡注销申请材料后，应及时进行审核。审核内容包括：申请材料是否齐全、有效。申请人与死者的关系是否属实。死者的身份信息与申请材料是否相符。3.经审核无误的死亡注销申请，保卫处应及时办理户籍注销手续，并将相关信息从户籍管理系统中删除。审核发现问题的，保卫处应及时与申请人或相关部门联系，核实情况并妥善处理。（二）失踪注销1.师生员工因失踪被人民法院宣告死亡的，其家属或所在单位应持人民法院的宣告死亡判决书到保卫处办理户籍注销手续。2.保卫处收到失踪注销申请材料后，应及时进行审核。审核内容包括：申请材料是否齐全、有效。人民法院的宣告死亡判决书是否真实、有效。申请人与失踪人员的关系是否属实。3.经审核无误的失踪注销申请，保卫处应及时办理户籍注销手续，并将相关信息从户籍管理系统中删除。审核发现问题的，保卫处应及时与申请人或相关部门联系，核实情况并妥善处理。（三）出国（境）注销1.师生员工出国（境）定居或长期居留的，应在出国（境）前到保卫处办理户籍注销手续。办理户籍注销手续时，应提交以下材料：出国（境）定居或长期居留的相关证明材料（如护照、签证、定居证明等）。居民身份证。2.保卫处收到出国（境）注销申请材料后，应及时进行审核。审核内容包括：申请材料是否齐全、有效。申请人出国（境）的原因与申请材料是否相符。申请人的身份信息与申请材料是否相符。3.经审核无误的出国（境）注销申请，保卫处应及时办理户籍注销手续，并将相关信息从户籍管理系统中删除。审核发现问题的，保卫处应及时与申请人或相关部门联系，核实情况并妥善处理。七、户籍档案管理（一）户籍档案的建立保卫处应建立健全户籍档案管理制度，为每一位师生员工和其他人员建立户籍档案。户籍档案应包括以下内容：1.户籍迁移证、户口登记表等原始材料。2.户籍变更、注销等相关证明材料。3.其他与户籍管理有关的材料。（二）户籍档案的保管户籍档案应由保卫处指定专人负责保管，确保户籍档案的安全、完整。户籍档案应按照时间顺序和类别进行分类整理，便于查阅和管理。户籍档案的保管期限按照国家有关规定执行。（三）户籍档案的查阅1.因工作需要查阅户籍档案的，应填写《暨南大学户籍档案查阅申请表》，经保卫处负责人批准后，方可查阅。2.查阅户籍档案时，查阅人应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、复制档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还保管人员。3.涉及个人隐私的户籍档案信息，未经本人同意，不得擅自提供给其他单位或个人。八、户籍信息查询与维护（一）户籍信息查询1.师生员工和其他人员可通过保卫处户籍管理系统查询本人的户籍信息。查询时，应提供本人有效身份证件，经保卫处工作人员核实身份后，方可查询。2.因工作需要查询他人户籍信息的，应填写《暨南大学户籍信息查询申请表》，经保卫处负责人批准后，方可查询。查询人应遵守户籍信息查询规定，不得擅自泄露查询到的户籍信息。（二）户籍信息维护1.保卫处应定期对户籍管理系统中的户籍信息进行核对和维护，确保户籍信息的准确性和完整性。2.师生员工和其他人员发现本人户籍信息有误的，应及时向保卫处提出更正申请，并提供相关证明材料。保卫处收到更正申请后，应及时进行核实，确属信息有误的，应及时予以更正。九、法律责任（一）对