影视公司道具采购验收细则

影视公司道具采购验收细则

一、总则1.目的为加强公司采购物资的质量管理，规范采购验收流程，确保所采购的物资符合公司影视制作及运营需求，特制定本细则。2.适用范围本细则适用于公司所有采购项目的验收工作，涉及采购部门、使用部门、质量检验部门等相关人员，以及为公司提供物资的所有供应商。3.指导原则遵循公司“创新、协作、卓越、责任”的企业文化，以确保采购物资质量为核心，注重社会效益与经济效益的统一。在验收过程中，秉持公平、公正、严谨的态度，依据明确的标准和流程进行操作。同时，体现扁平化管理理念，减少不必要的层级审批，提高验收效率。二、组织架构与职责划分1.采购部门-负责采购合同的签订与执行，确保采购物资按计划到货。-提前将采购信息（包括物资规格、数量、到货时间等）通知使用部门和验收部门。-协助验收部门解决验收过程中与供应商的沟通协调问题，如对不合格物资的退换货处理等。2.使用部门-参与采购需求的提出和采购规格的制定，明确物资的使用要求和技术标准。-在验收过程中，对物资的适用性、功能性进行确认，判断是否满足影视制作及公司运营实际需求。-负责对验收合格物资的接收和后续使用管理。3.验收部门-依据采购合同、技术规格等文件制定验收方案，明确验收标准、方法和流程。-组织实施物资的验收工作，对物资的数量、质量、规格等进行全面检查。-出具验收报告，记录验收结果，对不合格物资提出处理意见。4.财务部门-参与重大采购项目的验收，对采购资金的使用情况进行监督。-根据验收报告和相关凭证进行财务核算与支付处理。三、管理流程1.验收准备-采购部门在物资到货前[X]个工作日，将采购合同副本、到货通知单等相关资料提交给验收部门和使用部门。-验收部门根据采购合同和技术规格要求，制定详细的验收计划，明确验收人员、时间、地点、方法和标准等。-验收人员熟悉验收标准和要求，准备好必要的验收工具和设备。2.到货验收-物资到货时，采购部门应通知验收部门和使用部门共同进行到货验收。-首先核对物资的外包装是否完好，标识是否清晰准确，如有破损或标识不清，应记录在案并与供应商沟通。-依据采购合同和送货清单，对物资的数量、规格型号进行逐一清点核对，确保数量准确、规格相符。3.质量检验-外观检查：对物资的外观进行检查，查看是否有划痕、变形、损坏等缺陷。-性能测试：按照技术规格要求，对物资的各项性能指标进行测试，如设备的功能、参数等是否达标。对于影视制作相关的专业设备，需由专业技术人员进行严格测试。-资料审查：检查物资附带的产品说明书、合格证、保修卡等资料是否齐全。4.验收结果处理-验收合格：验收人员在验收报告上签字确认，使用部门办理物资接收手续，将物资入库或投入使用。采购部门根据验收报告和合同约定，办理付款手续。-验收不合格：验收部门出具详细的不合格报告，说明不合格原因和情况。采购部门及时与供应商沟通，要求供应商在规定时间内采取补货、换货、退货等处理措施。如因不合格物资导致公司损失，应按照合同约定追究供应商责任。5.验收记录与存档-验收过程中，验收人员应详细记录验收情况，包括验收时间、地点、人员、物资信息、验收结果等内容。-验收报告及相关记录资料由验收部门整理归档，保存期限为[X]年，以备后续查询和追溯。四、权利与义务1.公司权利与义务-权利：有权要求供应商按照合同约定提供符合质量标准的物资，对不合格物资提出退换货等要求，并追究供应商违约责任。-义务：按照合同约定及时支付货款，为验收工作提供必要的支持和条件。2.供应商权利与义务-权利：有权要求公司按照合同约定的时间和方式支付货款，在公司提出不合理验收要求时进行申诉。-义务：严格按照合同约定的规格、数量、质量等要求提供物资，按时交货，对不合格物资及时进行处理。3.员工权利与义务-权利：员工有权对验收过程中发现的问题提出意见和建议，对不合理的验收决定进行申诉。-义务：严格遵守验收流程和标准，认真履行验收职责，不得弄虚作假、徇私舞弊。五、监督与奖惩机制1.监督机制-公司内部审计部门定期对采购验收工作进行审计监督，检查验收流程的执行情况、验收结果的真实性和准确性等。-设立投诉举报渠道，接受公司员工和供应商对验收过程中违规行为的举报，一经查实，严肃处理。2.奖励机制-对在验收工作中认真负责、严格把关，为公司避免重大损失的验收人员，给予表彰和一定的物质奖励。-对于提出合理化建议，有效改进验收工作流程和方法，提高验收效率和质量的员工，给予相应奖励。3.惩罚机制-对在验收工作中敷衍了事、弄虚作假、违反验收流程和标准的员工，视情节轻重给予警告、罚款、降职降薪等处罚。-因验收人员失职导致不合格物资流入公司，给公司造成经济损失的，由相关责任人承担相应赔偿责任。六、附则1.本细则自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由公司行政部门负责解释和修订。2.本细则应根据公司业务发展和实际情况，适时进行评估和调整，以确保其有效性和适应性