日化集团采购管理办法

日化集团采购管理办法总则目的为了规范日化集团的采购行为，加强采购管理，降低采购成本，提高采购效率和质量，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。适用范围本办法适用于日化集团总部及所属各子公司、分公司的采购活动。基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策的规定。2.效益原则：在确保采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开、公平、公正原则：采购活动应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购过程公正。4.归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确采购部门职责。5.监督制约原则：建立健全采购监督机制，加强对采购全过程的监督和制约。采购管理组织与职责采购管理委员会1.组成：由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成。2.职责：审议采购战略和政策。审批重大采购项目。协调解决采购工作中的重大问题。采购部门1.职责：制定采购计划和预算。组织实施采购活动，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等。管理采购合同，跟踪采购进度，协调解决采购中的问题。建立供应商档案，评估供应商绩效。其他相关部门1.需求部门：提出采购需求，明确采购规格和要求。参与采购过程，提供技术支持和验收意见。2.财务部门：审核采购预算和合同付款条款。办理采购资金支付手续。3.质量部门：制定采购物资质量标准。参与采购物资的验收工作。采购计划与预算管理采购计划制定1.需求部门应根据生产经营计划、销售预测等，提前向采购部门提交采购需求计划，明确采购物资的名称、规格、数量、需求时间等。2.采购部门结合库存情况、市场供应情况等，对需求部门提交的采购需求计划进行审核和汇总，制定年度、季度和月度采购计划。采购预算编制1.采购部门应根据采购计划，编制采购预算，明确采购项目、金额、资金来源等。2.采购预算应报财务部门审核，经公司管理层批准后执行。3.采购预算执行过程中，如因特殊情况需要调整，应按规定程序办理审批手续。供应商管理供应商选择1.采购部门应建立供应商筛选标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从符合条件的供应商中选择合适的供应商。3.采购部门应组织相关部门对供应商进行实地考察和评估，确保供应商具备提供合格产品和服务的能力。供应商准入1.供应商应向采购部门提交营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关资质证明文件。2.采购部门对供应商提交的资质证明文件进行审核，符合要求的供应商纳入供应商名录。供应商评价与考核1.采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等进行评价和考核。2.评价和考核结果作为供应商续用、淘汰、调整采购份额的重要依据。3.对于评价和考核不合格的供应商，采购部门应及时采取措施，如要求供应商整改、暂停采购、取消合作等。采购流程管理采购申请1.需求部门根据生产经营需要，填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、数量、需求时间、用途等，并经部门负责人签字确认。2.采购申请表应提交给采购部门。采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行审核，审核内容包括采购需求的合理性、采购预算的合规性等。2.对于金额较大、影响重大的采购项目，采购部门应提交采购管理委员会审批。3.经审批通过的采购申请，采购部门方可组织实施采购活动。采购实施1.采购部门根据采购审批结果，选择合适的采购方式，如招标、谈判、询价等，组织实施采购活动。2.在采购过程中，采购人员应与供应商进行充分沟通，明确采购要求和合同条款，确保采购活动顺利进行。3.采购部门应及时跟踪采购进度，协调解决采购中的问题，确保按时、按质、按量完成采购任务。采购合同签订1.采购部门与供应商达成一致意见后，应签订采购合同。采购合同应明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，应报法律部门审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。采购验收1.采购物资到货后，采购部门应及时通知需求部门和质量部门进行验收。2.需求部门和质量部门应按照采购合同和相关质量标准，对采购物资进行验收，验收合格的出具验收报告。3.对于验收不合格的采购物资，采购部门应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。采购付款1.采购部门应根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，经相关部门审核后，提交给财务部门。2.财务部门审核付款申请单无误后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。采购风险管理风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施1.供应商违约风险：选择信誉良好、实力较强的供应商，签订详细的采购合同，明确违约责任；加强对供应商的监督和管理，定期评估供应商绩效。2.质量风险：制定严格的采购物资质量标准，加强对采购物资的检验和验收；选择具有良好质量信誉的供应商，要求供应商提供质量保证文件。3.价格波动风险：关注市场价格动态，建立价格预警机制；与供应商协商签订价格调整条款，合理分担价格波动风险。4.法律风险：加强对采购法律法规的学习和研究，确保采购活动合法合规；在采购合同签订前，报法律部门审核，防范法律风险。采购信息管理采购信息收集1.采购部门应建立采购信息收集渠道，收集供应商信息、市场价格信息、采购政策法规信息等。2.采购信息收集应及时、准确、全面，为采购决策提供依据。采购信息分析与利用1.采购部门应定期对采购信息进行分析和整理，总结采购工作中的经验教训，发现存在的问题和不足。2.根据采购信息分析结果，制定改进措施，优化采购流程，提高采购管理水平。采购信息保密1.采购部门应加强对采购信息的保密管理，明确采购信息的保密范围和责任人。2.采购人员应严格遵守保密制度，不得泄露采购信息，确保公司商业秘密安全。监督与检查内部审计监督1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.对于审计中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，要求采购部门限期整改。