影视公司发行合同管理办法

影视公司发行合同管理办法

一、总则1.目的为加强本影视公司发行合同的管理，规范合同签订、履行、变更及终止等行为，防范合同风险，保障公司合法权益，结合公司实际情况，制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司与各类客户就影视发行相关业务所签订的各类合同，公司全体员工在涉及发行合同事宜时均应遵守本办法。3.管理原则-合法性原则：合同的签订和履行必须符合国家法律法规的规定。-效益性原则：以公司利益最大化为出发点，确保合同能为公司带来良好的经济效益和社会效益。-平等自愿原则：在合同签订过程中，遵循平等、自愿、公平、诚实信用的原则，尊重合作方意愿。-统一管理与分级负责相结合原则：公司对发行合同实行统一管理，各部门按职责分工对合同相关事项分级负责。4.企业文化体现本公司秉持创新、协作、卓越的企业文化。在发行合同管理中，鼓励员工积极创新合作模式，通过部门间的紧密协作，追求合同执行的卓越效果，为影视行业的发展贡献力量。二、组织架构与职责划分1.合同管理委员会-组成：由公司高层领导、法务部门负责人、财务部门负责人等组成。-职责：审议重大发行合同；制定和调整合同管理的重大政策和策略；协调解决合同管理中的重大争议和问题。2.法务部门-合同审核：对发行合同的合法性、合规性进行审核，审查合同条款是否存在法律风险，提出修改意见。-法律支持：在合同履行过程中提供法律咨询，处理与合同相关的法律纠纷，维护公司合法权益。-档案管理：负责保管合同文本及相关法律文件，建立合同档案管理制度。3.业务部门-合同发起：根据业务需求，发起发行合同的签订流程，提供合同基本信息和业务背景资料。-谈判与执行：负责与客户进行合同条款的谈判，确保合同条款符合业务要求；负责合同的具体履行，跟踪合同执行情况，及时反馈问题。-客户沟通：保持与客户的密切沟通，了解客户需求和意见，维护良好的合作关系。4.财务部门-预算审核：对发行合同涉及的财务预算进行审核，评估合同对公司财务状况的影响。-款项收付：负责合同款项的收付管理，监督款项的到账情况，及时与业务部门沟通。-财务分析：对合同执行过程中的财务数据进行分析，为公司决策提供财务方面的支持。三、管理流程1.合同签订流程-发起：业务部门根据项目进展，填写合同发起审批表，详细说明合同背景、合作方信息、合同主要条款等内容，提交给法务部门。-审核：法务部门对合同文本进行法律审核，重点审查合同主体资格、条款合法性、违约责任等内容。审核通过后，提交财务部门进行预算审核。财务部门审核合同涉及的费用、付款方式等财务条款，提出意见。-谈判：业务部门根据审核意见，与客户进行合同条款的谈判。如涉及重大条款变更，需重新提交法务和财务部门审核。-审批：谈判达成一致后，合同文本依次提交给业务部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人、公司分管领导审批。重大合同需经合同管理委员会审议通过。-签订：审批通过后，由公司法定代表人或其授权代表与客户签订合同。合同签订后，业务部门将合同原件交法务部门存档。2.合同履行流程-执行：业务部门按照合同约定，组织实施发行工作，确保各项工作按时、按质完成。在履行过程中，及时向相关部门反馈合同执行情况。-监督：法务部门和财务部门对合同履行情况进行监督。法务部门监督合同履行是否符合法律规定和合同条款，财务部门监督款项收付情况。-变更：如因特殊情况需要变更合同条款，由业务部门提出变更申请，说明变更原因和内容，经法务、财务部门审核，按原审批流程进行审批后，与客户签订变更协议。-终止：合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，业务部门提出终止申请，说明终止原因。法务部门审核是否符合合同终止条件，财务部门核实款项结算情况。经审批后，办理合同终止手续。3.合同结算流程-结算申请：业务部门在合同约定的结算节点，填写结算申请单，提交财务部门。结算申请单应包括合同基本信息、已完成工作量、结算金额等内容。-审核：财务部门对结算申请进行审核，核对合同条款、工作量、发票等相关资料，确认结算金额的准确性。-付款：审核通过后，财务部门按照公司财务制度办理付款手续。如涉及客户付款的，及时跟踪款项到账情况。四、权利与义务1.公司权利-要求客户按照合同约定支付款项的权利：在客户未按合同约定支付发行费用时，公司有权按照合同约定追究其违约责任。-对发行影片进行宣传推广的权利：根据合同约定，公司有权制定并实施影片的宣传推广方案，以提高影片的市场知名度和影响力。-监督客户履行合同义务的权利：公司有权对客户在合同履行过程中的行为进行监督，确保客户遵守合同约定。2.公司义务-按照合同约定完成影片发行工作的义务：公司应投入专业的资源和团队，确保影片在约定的时间、范围内进行发行，达到合同约定的发行效果。-保护客户商业秘密和影片相关知识产权的义务：公司在合同履行过程中，对客户提供的商业秘密和影片的知识产权负有保密和保护义务，不得泄露或侵犯。-及时向客户反馈发行工作进展的义务：定期向客户汇报影片发行的工作进展、市场反馈等情况，保持与客户的良好沟通。3.客户权利-要求公司按照合同约定提供发行服务的权利：客户有权要求公司按照合同约定的标准和流程，为影片提供优质的发行服务。-了解影片发行工作进展的权利：客户有权定期了解公司对影片发行工作的进展情况，包括宣传推广活动、票房数据等信息。-对发行服务提出意见和建议的权利：客户在合同履行过程中，有权对公司的发行服务提出合理的意见和建议，公司应认真对待并及时反馈。4.客户义务-按照合同约定支付发行费用的义务：客户应在合同约定的时间和方式下，足额支付发行费用。-提供真实、准确的影片相关资料的义务：客户应向公司提供影片的版权证明、内容介绍等真实、准确的资料，确保发行工作的顺利进行。-配合公司发行工作的义务：客户应配合公司开展宣传推广、影片排片等发行工作，提供必要的支持和协助。五、监督与奖惩机制1.监督机制-内部审计：公司内部审计部门定期对发行合同的签订、履行、结算等情况进行审计，检查合同管理是否符合公司规定和法律法规要求。-部门监督：法务、财务等部门在各自职责范围内对合同管理进行监督，及时发现和纠正问题。-客户反馈：鼓励客户对公司合同执行情况进行反馈，公司对客户反馈的问题进行调查和处理。2.奖励机制-对在合同管理工作中表现突出的员工进行表彰和奖励：如成功防范重大合同风险、为公司节约成本、通过创新合同模式为公司带来显著效益等情况，给予物质奖励和精神表彰。-对为公司合同管理工作提出合理化建议并被采纳的员工进行奖励：员工提出的建议有助于提高合同管理效率、降低风险的，公司将给予一定的奖励。3.惩罚机制-对违反合同管理规定的员工进行处罚：如未经授权擅自签订合同、未按合同约定履行职责、泄露合同机密等行为，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚。-对因工作失误导致公司遭受损失的员工进行责任追究：员工因疏忽大意、违规操作等原因，