数据对外提供管理办法

数据对外提供管理办法一、总则（一）目的为加强公司数据对外提供的管理，规范数据提供行为，保障公司数据安全，维护公司合法权益，依据相关法律法规和行业标准，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门、分支机构以及全资、控股子公司在对外提供数据过程中的管理活动。（三）基本原则1.合法合规原则：数据对外提供必须遵守国家法律法规，不得侵犯第三方合法权益，确保数据提供行为在法律框架内进行。2.安全可控原则：采取必要的安全措施，保障数据在传输、存储和使用过程中的安全性，防止数据泄露、篡改或丢失。3.授权审批原则：明确数据提供的审批流程，未经授权不得擅自对外提供数据，确保数据提供行为得到有效管控。4.最小化原则：根据实际需求，提供最小化必要数据，避免过度提供数据导致数据安全风险增加。二、数据定义与分类（一）数据定义本办法所称数据，是指公司在经营活动中收集、存储、使用和产生的各类信息，包括但不限于客户信息、业务数据、技术数据、财务数据等。（二）数据分类1.客户数据：包括客户基本信息、交易记录、联系方式等，是公司与客户建立业务关系的重要依据。2.业务数据：涵盖公司各类业务运营过程中产生的数据，如销售数据、采购数据、生产数据等，反映公司业务活动的全貌。3.技术数据：涉及公司的技术研发、系统架构、算法模型等方面的数据，是公司核心竞争力的重要体现。4.财务数据：包含公司的财务报表、账目明细、资金流动等数据，对公司的财务状况和经营成果进行反映。三、数据对外提供的情形与要求（一）法定情形1.根据法律法规要求，必须向政府监管部门、司法机关等提供数据的情形。例如，税务部门要求提供财务数据以进行税务核查，司法机关因办案需要调取公司相关业务数据等。在此类情形下，公司应积极配合，按照规定的程序和要求提供数据，并确保提供的数据真实、准确、完整。2.履行与第三方签订的合同约定，需要向合作方提供数据的情况。如与供应商签订的采购合同中约定提供采购数据用于结算和对账，与合作伙伴共同开展项目时按照合同要求提供相关业务数据等。公司应严格按照合同条款履行数据提供义务，同时注意保护自身数据安全和商业秘密。（二）业务合作情形1.与合作伙伴开展联合营销活动，需向合作伙伴提供部分客户数据的情况。在这种情况下，应明确数据使用目的、范围和期限，并与合作伙伴签订数据保密协议，要求其妥善保管和使用数据，不得将数据用于其他任何目的。2.向战略投资者提供公司业务数据，以支持投资决策的情况。公司应在确保数据安全的前提下，按照双方商定的方式和内容提供数据，并要求投资者对数据严格保密。同时，应评估投资者的数据处理能力和安全保障措施，避免因数据提供给公司带来潜在风险。（三）其他情形1.应行业协会、研究机构等的合理请求，提供行业相关数据进行统计分析、研究报告等活动的情况。公司应谨慎评估请求的合理性和必要性，确保数据提供不会对公司造成不利影响。在提供数据时，可对数据进行适当脱敏处理，保护公司和相关方的隐私信息。2.因公司上市、并购重组等重大事项，需要向中介机构、潜在交易对手等提供数据的情况。公司应按照相关法律法规和监管要求，规范数据提供行为，确保数据的真实性、准确性和完整性。同时，应对中介机构和潜在交易对手提出严格的数据保密要求，防止数据泄露。四、数据对外提供流程（一）申请与受理1.公司内部各部门、分支机构以及全资、控股子公司如需对外提供数据，应填写《数据对外提供申请表》，详细说明数据提供的目的、内容、接收方信息、使用期限等情况，并提交相关证明材料。2.申请表应经部门负责人审核签字后，提交至公司数据管理部门。数据管理部门对申请材料进行初步审查，核实申请的必要性、合规性以及数据提供的范围是否合理。如申请材料不齐全或不符合要求，数据管理部门应要求申请人补充或更正材料。（二）审批1.数据管理部门将初审通过的申请提交至公司数据安全管理委员会进行审批。数据安全管理委员会成员包括公司高层管理人员、数据管理部门负责人、法务部门负责人等。2.审批过程中，数据安全管理委员会将综合考虑申请的合法性、安全性、必要性等因素。对于涉及重要数据或敏感信息的对外提供申请，可能会组织相关部门进行专题讨论和风险评估。3.审批通过后，数据安全管理委员会将出具审批意见，并由数据管理部门反馈给申请人。如审批不通过，应明确说明原因，申请人可根据反馈意见进行整改后重新提交申请。（三）数据准备1.根据审批意见，申请人负责对拟提供的数据进行整理、筛选和脱敏处理。脱敏处理应遵循最小化原则，确保在不影响数据使用目的的前提下，最大程度保护数据主体的隐私信息。2.数据管理部门对申请人准备的数据进行审核，确保数据的准确性、完整性和合规性。审核通过的数据将被标记为可对外提供数据，并进行加密存储。（四）数据提供1.申请人按照与接收方商定的方式和时间，将加密存储的数据发送给接收方。在数据传输过程中，应采用安全可靠的传输协议，确保数据传输的安全性。2.同时，申请人应要求接收方签署《数据接收确认书》，明确接收方对数据的使用责任和保密义务。《数据接收确认书》应与数据提供申请表、审批意见等相关文件一同归档保存。（五）跟踪与反馈1.数据提供后，申请人应定期跟踪接收方的数据使用情况，确保接收方按照约定的目的和范围使用数据。如发现接收方存在违规使用数据的情况，应及时采取措施予以制止，并向数据管理部门报告。2.接收方在数据使用过程中如有任何问题或需求，应及时与申请人沟通。申请人应将相关情况反馈给数据管理部门，共同研究解决方案。五、数据安全保障措施（一）技术措施1.采用先进的数据加密技术，对拟对外提供的数据进行加密处理。加密算法应符合国家相关标准，确保数据在传输和存储过程中的保密性。2.建立数据访问控制机制，对数据的访问进行严格权限管理。只有经过授权的人员才能访问和处理对外提供的数据，防止数据被非法获取或篡改。3.定期对数据存储系统进行备份，确保数据的可恢复性。备份数据应存储在安全的位置，并定期进行检查和测试，以保证在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（二）管理措施1.制定完善的数据安全管理制度，明确数据对外提供过程中各环节的安全责任和操作规范。加强对员工的数据安全培训，提高员工的数据安全意识和操作技能。2.与数据接收方签订数据保密协议，明确双方的数据保密义务和违约责任。协议应详细规定数据的使用范围、期限、存储方式、安全措施等内容，确保接收方对数据的处理符合公司要求。3.定期对数据对外提供活动进行安全审计，检查数据提供流程是否合规，安全措施是否有效执行。对发现的安全问题及时进行整改，消除安全隐患。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对数据对外提供情况进行审计，检查数据提供行为是否符合本办法规定，审批流程是否规范，数据安全保障措施是否落实到位等。2.审计部门应形成审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。如发现存在违规行为，应及时追究相关责任人的责任。（二）外部监督1.积极配合政府监管部门的监督检查，按照要求提供数据对外提供的相关资料和信息。对于监管部门提出的问题和整改要求，应认真落实，确保公司数据对外提供活动合法合规。2.关注行业动态和法律法规变化，及时调整和完善公司的数据对外提供管理办法，以适应外部监管要求和市场环境变化。七、责任追究（一）违规行为界定1.未经授权擅自对外提供数据的行为。2.提供的数据不真实、不准确、不完整，导致公司遭受损失或引发法律风险的行为。3.未按照规定的安全措施进行数据对外提供，导致数据泄露、篡改或丢失的行为。4.接收方违反数据保密协议，将数据用于其他目的或泄露给第三方的行为。5.在数据对外提供过程中，违反审批流程或其他管理规定的行为。（二）责任追究方式1.对于违规行为较轻的责任人，给予