文件归档范围管理办法

文件归档范围管理办法一、总则（一）目的为加强公司文件管理，规范文件归档范围，确保公司文件的完整性、准确性和系统性，便于文件的查阅、利用和保存，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及下属单位在各项工作活动中形成的各类文件材料的归档管理。（三）基本原则1.遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档的文件应真实反映公司各项工作的实际情况，内容完整、准确、系统。3.严格按照国家有关法律法规和行业标准进行文件归档管理。二、文件归档范围（一）行政管理类文件1.公司制定的各项规章制度、办法、规定、通知、通报等文件。2.公司组织架构、人员编制、岗位职责等相关文件。3.公司各类会议纪要、决议、记录等文件。4.公司工作计划、总结、报告、统计报表等文件。5.公司对外发布的各类公文、函件、介绍信等文件。6.公司印章使用记录、证照管理文件等。7.公司行政事务管理文件，如办公用品采购、车辆管理、房产管理等文件。8.公司档案管理、保密管理、信息安全管理等文件。（二）业务经营类文件1.市场调研、分析报告、营销策划方案等文件。2.销售合同、订单、客户资料、售后服务记录等文件。3.采购合同、供应商资料、采购订单、验收报告等文件。4.生产计划、工艺文件、质量控制文件、生产记录等文件。5.研发项目立项报告、研究成果、技术文档、专利申请文件等文件。6.财务预算、决算报告、财务报表、审计报告、税务申报文件等文件。7.人力资源招聘、培训、考核、薪酬福利等文件。8.企业资质认证、荣誉证书、行业奖项等文件。（三）项目管理类文件1.项目立项申请、可行性研究报告、项目任务书等文件。2.项目策划书、项目进度计划、项目变更记录等文件。3.项目会议纪要、项目协调文件、项目沟通记录等文件。4.项目验收报告、项目总结报告、项目绩效评估文件等文件。5.项目文档管理计划、项目文档清单、项目文档移交记录等文件。（四）党群工作类文件1.党组织建设、党员管理、党风廉政建设等文件。2.工会工作文件，如工会章程、会员代表大会文件、工会活动记录等。3.共青团工作文件，如共青团章程、团员管理、青年活动记录等。4.企业文化建设文件，如企业价值观、企业精神、企业形象宣传资料等。（五）其他类文件1.公司与外部单位签订的合作协议、战略合作意向书等文件。2.公司收到的上级主管部门、政府部门等下发的各类文件。3.公司员工个人提交的重要工作成果、学术论文、著作等文件。4.公司历史沿革、大事记、重要活动照片、影像资料等文件。三、文件归档要求（一）文件材料齐全完整归档的文件材料应齐全完整，能够准确反映公司各项工作的全过程。对于重要文件的草稿、修改稿、审核稿等应一并归档。（二）文件格式规范归档的文件应采用统一的格式，如A4纸型、宋体字、四号字等。对于电子文件，应采用通用的文件格式，如PDF、DOC、XLS等，并确保文件能够正常打开和读取。（三）文件签署手续完备归档的文件应具备完整的签署手续，如发文单位盖章、领导签字、承办人签字等。对于重要文件，还应附相关的审批文件和会议纪要。（四）文件分类准确归档的文件应按照本办法规定的文件归档范围进行分类，确保文件分类准确、清晰。对于跨类别的文件，应根据文件的主要内容和性质进行归类。（五）文件编号规范归档的文件应按照公司制定的文件编号规则进行编号，确保文件编号唯一、规范。对于电子文件，应在文件名中体现文件编号和文件名称。四、文件归档流程（一）文件收集1.各部门应指定专人负责文件的收集工作，确保本部门形成的文件材料及时、完整地收集齐全。2.对于外来文件，如上级主管部门、政府部门等下发的文件，由公司办公室负责收集，并及时分发给相关部门。（二）文件整理1.收集到的文件应进行分类整理，按照本办法规定的文件归档范围和分类标准进行分类。2.对于纸质文件，应进行装订、编页、编目等整理工作，确保文件整齐、规范。对于电子文件，应进行格式转换、命名规范、存储备份等整理工作，确保文件能够正常打开和读取。（三）文件审核1.整理好的文件应进行审核，确保文件内容完整、准确、系统，签署手续完备，分类准确，编号规范。2.审核通过的文件应填写《文件归档登记表》，注明文件名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。（四）文件归档1.审核通过的文件应及时归档，移交公司档案室统一保管。对于纸质文件，应按照档案管理要求进行装订、编目、上架等工作。对于电子文件，应按照档案管理要求进行存储备份，并建立电子档案目录。2.档案室应建立健全档案管理制度，定期对档案进行检查、维护和更新，确保档案的安全和完整。五、文件保管期限（一）永久保管1.公司制定的具有长期保存价值的规章制度、办法、规定等文件。2.公司组织架构、人员编制、岗位职责等相关文件。3.公司各类会议纪要、决议、记录等文件。4.公司工作计划、总结、报告、统计报表等文件。5.公司对外发布的各类公文、函件、介绍信等文件。6.公司印章使用记录、证照管理文件等。7.公司行政事务管理文件，如办公用品采购、车辆管理、房产管理等文件。8.公司档案管理、保密管理、信息安全管理等文件。9.公司与外部单位签订的合作协议、战略合作意向书等文件。10.公司收到的上级主管部门、政府部门等下发的具有长期保存价值的文件。（二）定期保管1.保管期限为30年的文件公司业务经营类文件中的销售合同、采购合同、生产计划、工艺文件、质量控制文件等文件。公司项目管理类文件中的项目立项申请、可行性研究报告、项目任务书、项目策划书、项目进度计划、项目变更记录等文件。公司党群工作类文件中的党组织建设、党员管理、党风廉政建设等文件。2.保管期限为10年的文件公司业务经营类文件中的客户资料、售后服务记录、供应商资料、采购订单、验收报告等文件。公司项目管理类文件中的项目会议纪要、项目协调文件、项目沟通记录、项目验收报告、项目总结报告、项目绩效评估文件等文件。公司党群工作类文件中的工会工作文件、共青团工作文件、企业文化建设文件等文件。公司其他类文件中的公司员工个人提交的重要工作成果、学术论文、著作等文件。公司收到的上级主管部门、政府部门等下发的具有一定保存价值的文件。（三）短期保管保管期限为1年的文件1.公司业务经营类文件中的市场调研、分析报告、营销策划方案等文件。2.公司行政事务管理文件中的办公用品采购申请、车辆使用记录、房产维修记录等文件。3.公司项目管理类文件中的项目文档管理计划、项目文档清单、项目文档移交记录等文件。4.公司党群工作类文件中的工会活动记录、共青团活动记录等文件。5.公司其他类文件中的公司历史沿革、大事记、重要活动照片、影像资料等文件。六、文件查阅利用（一）查阅权限1.公司员工因工作需要查阅文件的，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、日期、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案室查阅。2.公司外部单位因工作需要查阅公司文件的，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、日期、查阅目的、查阅单位等信息，经公司办公室负责人签字同意后，方可到档案室查阅。3.涉及公司机密文件的查阅，应按照公司保密制度的规定进行审批，经公司保密委员会主任签字同意后，方可到档案室查阅。（二）查阅程序1.查阅人应持有效证件到档案室办理查阅手续，填写《文件查阅登记表》，注明查阅文件的名称、编号、日期、查阅人姓名、查阅时间等信息。2.档案室工作人员应根据查阅人填写的《文件查阅申请表》，查找并提供相应的文件，供查阅人查阅。3.查阅人应在档案室指定的地点查阅文件，不得将文件带出档案室。如需复印或摘录文件内容的，应经档案室工作人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人查阅完毕后，应将文件及时归还档案室，由档案室工作人员核对无误后，在《文件查阅登记表》上签字确认。（三）利用规定1.公司员工查阅文件应仅限于工作需要，不得擅自将文件提供给他人查阅或利用。2.公司外部单位查阅公司文件应仅限于与工作相关的目的，不得将文件用于其他用途。如需将文件用于其他用途的，应经公司书面同意。3.涉及公司机密文件的查阅，查阅人应严格遵守公司保密制度的规定，不得泄露文件内容。如需复印或摘录文件内容的，应经公司保密委员会主任签字同意，并按照规定进行保密处理。七、文件销毁（一）销毁范围1.已过保管期限且无保存价值的文件。2.因工作失误或其他原因形成的重复、多余、无效的文件。3.涉及公司机密文件，经公司保密委员会批准同意销毁的文件。（二）销毁程序1.各部门应定期对本部门已过保管期限且无保存价值的文件进行清理，填写《文件销毁申请表》，注明文件名称、编号、日期、数量、销毁原因等信息，经所在部门负责人签字同意后，报公司档案室审核。2.档案室应根据各部门提交的《文件销毁申请表》，对拟销毁的文件进行审核，确认文件确实已过保管期限且无保存价值后，填写《文件销毁清单》，注明文件名称、编号、日期、数量、销毁方式等信息。3.经档案室审核通过的拟销毁文件，应报公司办公室负责人审批。公司办公室负责人应根据文件的性质和重要程度，进行审批，并在《文件销毁申请表》上签字同意。4.经