文物保护资料管理办法

文物保护资料管理办法一、总则（一）目的为加强文物保护资料的科学管理，确保文物保护资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥其在文物保护、研究、展示及利用等方面的重要作用，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织所涉及的各类文物保护资料的管理，包括但不限于文物调查、发掘、修复、研究、展示等过程中产生的文字、图表、影像、实物标本等资料。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关文物保护的法律法规以及档案管理的相关规定，确保文物保护资料管理工作合法合规。2.真实完整原则保证文物保护资料的真实性和完整性，如实记录文物保护工作的全过程，不得篡改、伪造或缺失重要信息。3.科学分类原则按照文物保护资料的形成特点、内容性质等进行科学分类，便于管理、查询和利用。4.安全保密原则加强文物保护资料的安全防护，防止资料的损坏、丢失和泄露，涉及国家机密或敏感信息的资料，严格按照保密规定进行管理。二、管理职责（一）管理部门职责1.负责制定和完善文物保护资料管理制度、工作流程，并监督执行。2.组织开展文物保护资料的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.定期对文物保护资料管理工作进行检查、评估，提出改进措施和建议。4.协调与其他部门或单位在文物保护资料管理方面的工作关系。（二）业务部门职责1.负责本部门在文物保护工作中产生资料的及时收集、初步整理，并按规定移交管理部门。2.配合管理部门做好文物保护资料的整理、归档、利用等工作，提供必要的业务支持和信息。3.在文物保护项目实施过程中，严格按照资料管理要求，规范操作，确保资料的质量。（三）人员职责1.资料管理人员熟悉文物保护资料管理业务，具备相应的专业知识和技能。负责文物保护资料的日常收集、整理、编目、上架、保管等具体工作。定期对文物保护资料进行清查盘点，发现问题及时报告并处理。按照规定为利用者提供资料查阅、借阅等服务，做好记录。2.项目负责人对本项目产生的文物保护资料的完整性和准确性负责。组织、指导项目组成员做好资料的收集、整理工作，确保资料符合管理要求。在项目结束后，及时将项目资料移交管理部门，并办理相关手续。3.其他工作人员按照各自职责，做好在文物保护工作中涉及的资料记录、保管等相关工作。配合管理部门和业务部门完成文物保护资料管理的各项任务。三、资料收集（一）收集范围1.文物调查阶段：包括文物普查、专项调查等工作中获取的文物分布信息、文物特征描述、现场记录、测绘图纸等资料。2.文物发掘阶段：出土文物的详细记录，如出土位置、层位关系、器物形态、尺寸、材质分析报告等；发掘过程中的照片、影像资料；发掘日记、工作日志等。3.文物修复阶段：修复方案、修复过程记录，包括修复前后文物的对比照片、修复材料及工艺说明等。4.文物研究阶段：研究报告、学术论文、专家意见、研讨会记录等与文物相关的研究成果资料。5.文物展示阶段：展览策划方案、展品清单、展示设计图纸、展览现场照片、观众反馈等资料。6.其他与文物保护相关的资料，如文物保护工程招投标文件、合同协议、经费使用记录等。（二）收集要求1.及时性业务部门在文物保护工作开展过程中，应同步进行资料的收集工作，确保资料与工作进度相匹配，避免事后补记导致信息不准确或遗漏。2.准确性收集的资料应真实、准确反映文物保护工作的实际情况，数据记录要精确，文字描述要清晰，图表绘制要规范。3.完整性全面收集文物保护工作各个环节产生的资料，不得遗漏重要信息，确保资料能够完整呈现文物保护工作的全貌。（三）收集渠道1.内部产生由本公司/组织的文物保护工作人员在日常工作中直接形成的资料，如调查记录、发掘报告、修复记录等。2.合作项目与其他科研机构、高校、文物保护单位等合作开展文物保护项目时，通过合作协议约定，由合作方提供或共同收集的相关资料。3.社会征集通过发布公告、举办活动等方式，向社会公众征集与本公司/组织所涉文物相关的历史资料、民间传说、影像资料等。4.文献查阅查阅国内外图书馆、档案馆、博物馆等机构的馆藏文献、档案资料，获取与文物保护相关的历史记载、研究成果等。四、资料整理（一）分类标准1.按文物类别分类可分为青铜器、陶瓷器、书画、玉器、古建筑、古遗址等不同类别，每个类别下再根据具体文物特点进行细分。2.按工作阶段分类分为调查资料、发掘资料、修复资料、研究资料、展示资料等。3.按资料载体分类分为纸质资料、电子资料、实物资料（如文物标本）、影像资料等。（二）整理方法1.纸质资料去除资料上的订书钉、回形针等金属物品，防止生锈损坏资料。对纸张进行去污、修复，使其保持整洁、平整。按照分类标准进行编号、编目，编写资料目录，注明资料名称、日期、来源、保管期限等信息。采用统一规格的文件夹或档案盒进行装订、存放，并在封面和脊背上标注清晰的分类标识和编号。2.电子资料对电子文件进行命名规范，按照分类标准和时间顺序进行命名，便于识别和查找。建立电子资料数据库，将电子文件按照分类目录进行存储，并录入详细的元数据信息，如文件标题、作者、日期、格式、大小等。定期对电子资料进行备份，采用多种存储介质，如硬盘、光盘、磁带等，分别存储在不同的物理位置，防止数据丢失。3.实物资料对文物标本进行登记造册，记录其名称、出土地点、年代、尺寸、材质等详细信息。为文物标本配备专门的存放容器，确保其安全保存，并在容器上标注相关信息。对实物资料进行定期检查，查看保存状况，如有损坏及时采取修复措施。4.影像资料对影像资料进行分类整理，按照拍摄时间、地点、内容等进行标注。将影像资料进行数字化处理，转换为统一的格式存储在电子资料数据库中，并建立索引，方便快速检索。对于重要的影像资料，制作备份光盘进行保存。（三）整理流程1.资料收集人员对收集到的资料进行初步筛选和分类，去除重复、无效的资料。2.将初步整理后的资料移交资料管理人员，资料管理人员按照详细的整理方法进行进一步的分类、编号、编目等工作。3.在整理过程中，对发现的资料缺失、信息不完整等问题，及时反馈给业务部门进行补充和完善。4.整理完成后，形成一套完整、规范的文物保护资料体系，并建立相应的资料清单和索引目录。五、资料归档（一）归档范围经过整理后的各类文物保护资料，包括纸质资料、电子资料、实物资料、影像资料等，均应按照规定进行归档。（二）归档要求1.归档资料应齐全完整、分类准确、编目清晰，符合整理后的资料体系要求。2.纸质资料应采用耐久性好的书写材料和装订方式，确保档案的长期保存。3.电子资料应存储在稳定可靠的存储设备上，并保证数据的可读性和可恢复性。4.实物资料应妥善保管，与归档的文字资料相互印证，形成完整的文物保护记录。5.影像资料应图像清晰、声音完整，与文字资料中的相关内容相对应。（三）归档流程1.资料管理人员按照归档范围和要求，对整理好的资料进行核对，确保资料符合归档条件。2.将核对无误的资料按照分类顺序依次装入档案盒或存储设备中，并在档案盒封面、脊背及存储设备上标注清晰的档案编号、名称、年度等信息。3.编制档案目录清单，一式多份，一份随档案存放，一份用于内部查询，一份报送上级主管部门备案。4.将归档后的文物保护资料移交至专门的档案库房进行保管，并办理交接手续。六、资料保管（一）保管环境1.档案库房选择干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗的专用房间作为档案库房。库房内安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。配备防火、防盗、防虫、防潮等设施设备，如灭火器、防盗门窗、防虫药品、除湿机等。2.电子存储环境建立电子资料存储服务器，采用冗余存储技术，确保数据的安全性和可靠性。对电子存储设备进行定期维护和检查，防止硬件故障导致数据丢失。安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，防止网络攻击和病毒感染。（二）保管措施1.纸质资料按照档案库房的布局，将档案盒分类存放于档案架上，便于查找和管理。定期对纸质资料进行清查盘点，检查资料的完好情况，发现破损、霉变等问题及时进行修复处理。对珍贵文物保护资料，采取特殊的保护措施，如使用防虫剂、真空包装等。2.电子资料定期对电子资料进行备份，备份数据存储在不同的物理位置，如异地的数据中心或存储介质。建立电子资料访问权限管理制度，严格限制对电子资料的访问，只有经过授权的人员才能访问和操作相关资料。对电子资料的操作记录进行详细审计，以便追踪资料的使用情况和安全性。3.实物资料将文物标本存放在专门的展示柜或库房中，展示柜应具备良好的密封性和稳定性，防止文物受到损坏。对实物资料进行定期检查，查看保存状况，如有必要，进行预防性保护处理，如调整存放环境、进行表面清洁等。建立实物资料出入库登记制度，详细记录文物标本的出入库时间、去向等信息。4.影像资料将影像资料存储在专门的存储设备中，并进行分类标识，便于查找。定期对影像资料进行检查，确保图像和声音的质量不受影响。对重要的影像资料进行备份，防止原始资料损坏或丢失。（三）资料清点与盘点1.资料管理人员应定期对文物保护资料进行清点，每月进行一次小盘点，每半年进行一次大盘点。2.清点时，应核对资料的数量、种类、编号等信息是否与档案目录清单一致，检查资料的保存状况是否良好。3.对清点和盘点过程中发现的问题，如资料缺失、损坏、存储设备故障等，应及时记录并报告，采取相应的措施进行处理。4.盘点结束后，应形成盘点报告，总结盘点情况，提出改进建议，并将报告存档。七、资料利用（一）利用范围1.内部研究与业务开展本公司/组织的文物保护工作人员、研究人员在进行文物保护项目策划、研究分析、技术创新等工作时，可查阅和利用相关文物保护资料。2.对外合作与交流在与其他机构开展文物保护合作项目、学术交流活动等过程中，根据合作协议或交流需要，向对方提供部分文物保护资料。3.社会公益展示为满足社会公众对文物保护知识的了解需求，在举办文物展览、科普活动等过程中，合理利用文物保护资料进行展示和宣传。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案库房或通过电子资料数据库查阅所需的文物保护资料。查阅纸质资料时，应在资料管理人员的监督下进行，不得在资料上涂改、标记。查阅电子资料时，应按照规定的操作流程进行，确保数据安全。2.借阅因工作需要借阅文物保护资料的，应填写借阅申请表，注明借阅资料的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经部门负责人审批后，到资料管理人员处办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅者应对借阅的资料妥善保管，不得转借、丢失或损坏，如有违反，应承担相应的责任。3.复制根据利用需要，经资料管理人员同意，利用者可对部分文物保护资料进行复制。复制纸质资料应采用复印、扫描等方式，确保复制件清晰可读。复制电子资料应采用合法的复制手段，并对复制件进行备份保存。复制的资料应注明来源，并按照原资料的管理要求进行使用和保管。（三）利用审批1.内部利用审批本公司/组织内部人员查阅、借阅或复制文物保护资料的，由所在部门负责人进行审批。审批内容包括利用目的、资料范围、利用方式、利用期限等，确保利用行为符合文物保护资料管理规定和工作需要。2.外部利用审批涉及向外部机构或个人提供文物保护资料的，应按照规定的程序进行审批。首先由业务部门提出申请，说明合作项目或交流活动的背景、目的、资料提供范围等情况，经管理部门审核后，报公司/组织主管领导审批。审批通过后，应与对方签订相关协议，明确双方的权利和义务，确保文物保护资料的安全和合理利用。八、资料销毁（一）销毁范围1.已失去保存价值的文物保护资料，如过期的调查记录、失效的研究报告等。2.重复、冗余且无利用价值的资料。3.因保管不善导致严重损坏、无法修复且无参考意义的资料。（二）销毁程序1.资料管理人员定期对文物保护资料进行清查，提出销毁建议，并填写《文物保护资料销毁申请表》，注明拟销毁资料的名称、数量、形成时间、销毁原因等信息。2.《文物保护资料销毁申请表》经部门负责人审核、管理部门复核后，报公司/组织主管领导审批。3.审批通过后，由资料管理人员会同相关业务人员对拟销毁的资料进行清点核对，确保销毁资料与申请表一致。4.采用适当的方式对资料进行销毁，纸质资料可采用粉碎、焚烧等方式，电子资料应进行彻底删除或格式化处理，实物资料应根据其性质进行妥善处置，如交专业机构进行无害化处理等。5.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。记录应存档保存，以备查阅。九、监督与检查（一）内部监督1.管理部门定期对文物保护资料管理工作进行内部检查，检查内容包括资料收集、整理、归档