新加坡工作群管理办法

新加坡工作群管理办法一、总则（一）目的为规范新加坡工作群的管理，确保信息传递的及时、准确、高效，营造良好的工作沟通环境，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司在新加坡设立的所有工作群，包括但不限于部门工作群、项目协作群、跨部门沟通群等。（三）基本原则1.合法性原则：工作群的管理应符合新加坡及中国相关法律法规的要求，不得利用工作群进行违法违规活动。2.规范有序原则：明确群成员职责，规范信息发布流程，确保工作群的运行有序。3.高效沟通原则：鼓励群成员积极交流工作，及时解决问题，提高工作效率。4.保密原则：涉及公司机密信息的工作群，应严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、群成员管理（一）成员加入1.因工作需要加入工作群的人员，应由所在部门负责人或项目负责人提出申请，经相关领导批准后，由群管理员添加其为群成员。2.新入职员工由人力资源部门负责通知其加入相关工作群。（二）成员职责1.群管理员职责负责工作群的日常管理，包括成员的添加、移除、权限设置等。监督群内信息发布，确保符合本管理办法的规定。及时处理群内的违规行为，维护群内秩序。定期对工作群进行清理，删除无关信息和长期不活跃的成员。2.群成员职责遵守本管理办法，积极参与工作群的交流与沟通。及时回复工作群内的信息，不得无故拖延或不回应。发布与工作相关的信息，不得在群内发送无关内容，如广告、谣言、低俗信息等。对涉及公司机密信息的工作群，严格遵守保密规定，不得泄露机密信息。（三）成员退出1.成员因工作变动、离职等原因不再需要留在工作群的，应由本人向所在部门负责人或项目负责人提出申请，经批准后，由群管理员移除其为群成员。2.群管理员有权根据工作需要，移除长期不活跃或违反本管理办法的群成员。三、信息发布管理（一）发布内容要求1.工作群内发布的信息应与工作相关，包括但不限于工作安排、进展汇报、问题讨论、经验分享等。2.信息内容应真实、准确、完整，不得发布虚假信息、谣言、未经证实的消息等。3.涉及公司机密信息的发布，应按照公司的保密制度进行审批和处理，确保信息安全。（二）发布格式规范1.标题：信息标题应简洁明了，能够准确概括信息的主要内容。2.正文：正文内容应条理清晰，逻辑连贯，语言规范。如有附件，应在正文中注明附件名称和数量，并确保附件内容与正文相关。3.署名：发布信息时应注明发布人姓名和部门，以便于追溯和沟通。（三）发布流程1.一般工作信息由相关责任人直接发布到工作群，并确保信息准确无误。2.重要工作信息、涉及多个部门的信息或需要审批的信息，应先由发布人填写《工作群信息发布审批表》，经所在部门负责人、相关领导审批后，再由群管理员发布到工作群。3.紧急情况下，可先在工作群发布信息，但事后应及时补办审批手续。四、沟通与协作（一）积极沟通1.群成员应积极参与工作群的交流与沟通，及时分享工作经验和想法，共同解决工作中遇到的问题。2.对于工作群内提出的问题，相关责任人应及时回复，不得推诿扯皮。如有需要，应组织相关人员进行讨论，制定解决方案。（二）协作配合1.跨部门工作群成员应加强协作配合，打破部门壁垒，共同推进项目进展。2.在项目协作过程中，各部门应明确职责分工，密切配合，确保项目按时、按质、按量完成。3.工作群内成员应相互支持，对于其他成员提出的合理需求，应积极提供帮助和支持。五、保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等机密信息的工作群，均属于保密范畴。2.群内成员不得在工作群内发布、讨论、传播涉及公司机密信息的内容。（二）保密措施1.对涉及公司机密信息的工作群，应设置群成员权限，确保只有经过授权的人员能够加入和查看群内信息。2.群成员在使用工作群时，应注意保护公司机密信息，不得将群内信息转发给无关人员。3.如发现工作群内有泄露公司机密信息的行为，应立即采取措施进行制止，并追究相关人员的责任。六、违规处理（一）违规行为界定1.违反本管理办法中关于群成员管理、信息发布管理、沟通与协作、保密管理等规定的行为，均属于违规行为。2.具体违规行为包括但不限于：未经批准加入或退出工作群；发布无关信息、虚假信息、谣言等；泄露公司机密信息；不及时回复工作群内信息；推诿扯皮、不配合工作等。（二）处理方式1.对于首次违规的群成员，群管理员应给予警告，并要求其立即改正违规行为。2.对于多次违规或情节严重的群成员，群管理员应将其违规情况上报所在部门负责人或相关领导，由公司根据情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、绩效考核扣分、解除劳动合同等。3.因违规行为给公司造成损失的，公司将依法追究相关人员的赔偿责任。七、监督与检查（一）监督机制1.公司设立工作群管理监督小组，由人力资源部门、行政部门等相关人员组成，负责对工作群的管理情况进行监督检查。2.监督小组有权对工作群内的信息发布、成员行为等进行不定期抽查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.工作群的管理是否符合本管理办法的规定。2.群成员是否遵守群规，积极参与工作群的交流与沟通。3.信息发布是否规范、及时、准确，是否存在违规发布信息的情况。4.保密管理措施是否落实到位，是否存在泄露公司机密信息的风险。（三）结果处理1.监督检查结果将作为工作群管理考核的重要依据，对于管理规范、运行良好的工作群，给予表彰和奖励。2.对于存在问题的工作群，监督小组应及时下达整改通知，要求群管理员限期整改。