煤矿询比价采购管理制度

煤矿询比价采购管理制度一、总则（一）目的为规范煤矿物资采购行为，加强采购管理，降低采购成本，保证物资质量，提高采购效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于煤矿生产、建设所需各类物资及服务的询比价采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：遵循公平、公正、公开的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视，保证采购过程的公正性。3.效益原则：在保证物资质量和满足生产需求的前提下，通过询比价等方式降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行合同约定，维护双方的合法权益。二、询比价采购流程（一）采购申请1.需求部门填写采购申请表：各部门根据生产、建设计划和实际需求，填写物资采购申请表，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息。2.提交审批：采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至分管领导审批。（二）采购计划编制1.采购部门汇总采购申请：采购部门对各部门提交的采购申请表进行汇总，结合库存情况，编制月度采购计划。2.审核与调整：采购计划经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。如有必要，根据实际情况进行调整。（三）供应商选择与管理1.供应商筛选：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。根据物资类别、质量、价格、信誉等因素，对供应商进行筛选，确定合格供应商名单。2.供应商评估：定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等。根据评估结果，调整供应商名单，淘汰不合格供应商。3.供应商准入：新供应商如需进入煤矿供应商体系，需提交相关资质证明文件，经采购部门审核、实地考察后，报分管领导批准。（四）询比价1.发放询价单：采购部门向合格供应商发放询价单，询价单应明确物资名称、规格型号、数量、技术要求、交货期等内容。2.供应商报价：供应商在规定时间内提交报价单，报价单应包括物资单价、总价、交货期、付款方式等信息。3.比价：采购部门对供应商的报价进行比较，分析价格差异原因，评估供应商的综合实力。4.确定成交供应商：根据比价结果，采购部门选择报价合理、产品质量可靠、交货期有保障的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。（五）合同签订与执行1.合同签订：采购部门与成交供应商签订采购合同，合同应明确物资名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.合同执行：采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。供应商应按照合同约定按时、按质、按量交货。（六）验收与付款1.验收：物资到货后，采购部门组织相关部门进行验收。验收内容包括物资的数量、质量、规格型号等。验收合格后，填写验收单。2.付款：采购部门根据合同约定和验收情况，办理付款手续。付款方式应符合公司财务制度规定。三、询比价采购管理职责（一）采购部门职责1.负责制定和完善询比价采购管理制度，并组织实施。2.编制采购计划，汇总采购申请，组织询比价采购活动。3.选择和管理供应商，建立供应商数据库。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调解决合同执行过程中出现的问题。5.负责采购物资的验收工作，办理付款手续。（二）需求部门职责1.提出物资采购申请，明确物资需求信息。2.参与采购合同的评审，提供技术支持和质量要求。3.负责采购物资的验收工作，配合采购部门办理付款手续。（三）财务部门职责1.审核采购合同付款条款，确保付款方式符合公司财务制度规定。2.办理采购物资的付款手续，对采购资金进行监督管理。（四）审计部门职责1.对询比价采购活动进行审计监督，检查采购过程的合法性、合规性和效益性。2.对采购合同进行审计，防范采购风险。四、询比价采购风险防控（一）价格风险防控1.建立价格信息收集与分析机制，及时掌握市场价格动态。2.定期对采购物资价格进行分析评估，与市场价格进行对比，发现价格异常波动时及时采取措施。3.在询比价过程中，要求供应商提供价格构成明细，分析价格合理性。（二）质量风险防控1.严格审核供应商资质，要求供应商提供产品质量证明文件。2.在采购合同中明确质量标准和验收条款，加强对采购物资的验收工作。3.定期对供应商产品质量进行抽检，发现质量问题及时要求供应商整改或更换产品。（三）交货期风险防控1.在采购合同中明确交货期，并要求供应商提供详细的交货计划。2.定期跟踪供应商生产进度，及时协调解决可能影响交货期的问题。3.对于重要物资采购，可要求供应商提供履约保证金，以确保按时交货。（四）供应商违约风险防控1.加强对供应商的管理和评估，建立供应商信用档案。2.在采购合同中明确违约责任条款，对供应商违约行为进行约束。3.定期对供应商进行回访，及时发现和解决供应商存在的问题，维护良好的合作关系。五、监督与考核（一）监督检查1.审计部门定期对询比价采购活动进行审计监督，检查采购过程是否符合法律法规和公司制度规定。2.采购部门定期对采购合同执行情况进行检查，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。（二）考核评价1.建立询比价采购考核评价机制，对采购部门、需求部门等相关部门和人员的采购工作进行考核评价。2.考核评价指标包括采购成本控制、物资质量、交货期、合同