河北省档案库房管理制度

河北省档案库房管理制度一、总则（一）目的为加强河北省档案库房的科学管理，确保档案的完整与安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案行业标准，结合本省实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于河北省各级各类机关、团体、企事业单位及其他组织的档案库房管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则档案库房应集中保管本单位的各类档案，实行统一领导、统一制度、统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.安全保密原则强化档案库房的安全防范措施，确保档案实体和信息的安全，严格遵守保密规定，防止档案泄露。3.方便利用原则合理规划档案库房布局，优化档案存储方式，提高档案检索效率，便于档案的查阅和利用。4.科学管理原则运用现代科学技术和管理方法，对档案库房进行科学规划、建设和管理，不断提高档案管理水平。二、档案库房建设与布局（一）选址要求1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，避免靠近火源、水源、污染源等易造成档案损坏的区域。2.库房周围应环境整洁，无易燃易爆物品和腐蚀性气体，便于安全保卫和消防工作。（二）建筑设计1.库房建筑应符合国家有关建筑设计规范，具备足够的承载能力和抗震性能，确保档案存储安全。2.库房应采用防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等“八防”设计，满足档案长期保存的要求。3.库房内部应根据档案类型、保管期限等进行合理分区，设置不同的存储区域，如永久档案区、定期档案区、特殊载体档案区等。（三）布局规划1.档案库房应分为档案存储区、整理加工区、查阅利用区、办公区等功能区域，各区域之间应相对独立，互不干扰。2.存储区应根据档案架的排列方式，合理规划通道宽度，确保档案搬运和查阅方便。同时，应设置足够的照明设备和通风设施，保证库房内光线均匀、空气流通。3.整理加工区应配备必要的办公桌椅、电脑、打印机、装订机等设备，满足档案整理、编目、数字化等工作需要。4.查阅利用区应设置专门的查阅桌椅、复印机、扫描仪等设备，为利用者提供便捷的查阅服务。同时，应配备监控设备，确保查阅过程的安全。5.办公区应设置档案管理人员办公室、会议室等，满足日常办公和业务交流的需要。三、档案入库管理（一）档案收集1.各部门应按照档案管理规定，定期将办理完毕、具有保存价值的文件材料收集齐全，整理后移交档案部门。2.档案部门应认真核对移交的档案数量、质量和完整性，对不符合要求的档案及时退回原部门补充或修正。（二）档案整理1.档案部门应按照档案整理规则，对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，确保档案的系统性和规范性。2.整理过程中应注意保护档案的原始面貌，不得擅自涂改、损毁档案内容。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。（三）档案鉴定1.定期对库存档案进行鉴定，根据国家有关规定和档案保管期限表，确定档案的存毁。2.鉴定工作应由档案部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行，鉴定结果应形成鉴定报告，经单位领导批准后执行。3.对已鉴定为销毁的档案，应编制销毁清册，经单位领导审核后，在指定地点进行销毁，并由监销人员签字确认。（四）档案入库1.整理、鉴定后的档案应及时入库上架，按照分类编号顺序排列存放，确保档案存放有序，便于查找。2.档案上架时应注意轻拿轻放，避免损坏档案。同时，应在档案架上标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于识别和管理。四、档案保管与保护（一）温湿度管理1.档案库房应安装温湿度监测设备，实时监测库房内的温湿度变化，并做好记录。2.根据档案保管要求，库房内温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。当温湿度超出规定范围时，应及时采取调节措施。3.调节温湿度可采用空调、除湿机、加湿器等设备，同时应注意通风换气，保持库房内空气清新。（二）防火管理1.档案库房应配备足够数量的灭火器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.库房内严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃易爆物品。如需进行电气设备安装、维修等动火作业，必须办理动火审批手续，并采取相应的防火措施。3.加强对档案库房工作人员的消防安全教育，提高其消防安全意识和应急处置能力。制定火灾应急预案，定期组织演练，确保在火灾发生时能够迅速、有效地进行扑救和疏散。（三）防潮管理1.档案库房地面应采用防潮材料铺设，墙面和天花板应进行防潮处理，防止地下水和湿气侵入。2.档案架应与墙壁保持一定距离，避免档案受潮。同时，应定期对档案进行检查，发现受潮档案及时进行晾晒或干燥处理。3.库房内可放置适量的干燥剂，如硅胶、生石灰等，吸收空气中的水分，保持库房内干燥。（四）防虫管理1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，清除库房内的灰尘、杂物和害虫滋生源。2.对档案进行防虫处理，可采用防虫药品、防虫网等措施。在档案入库前，应对档案进行检查，发现虫害应及时进行处理。3.定期对库房内的防虫设施进行检查和维护，确保其有效性。同时，应注意防虫药品的使用安全，避免对档案和人员造成危害。（五）防盗管理1.档案库房应安装防盗门窗、监控设备、报警装置等安全防范设施，并确保其正常运行。2.严格控制库房钥匙的管理，实行专人专管，钥匙不得随意转借他人。库房工作人员离开时，应确保门窗关闭，防盗设施处于设防状态。3.加强对档案库房周边环境的巡查，发现异常情况及时报告并采取措施。同时，应与公安机关保持密切联系，确保档案库房的安全。（六）防光管理1.档案库房应采用防光窗帘、遮光罩等措施，避免阳光直射档案。库房内照明应采用无紫外线的灯具，控制光线强度，减少档案因光照而褪色、老化。2.查阅利用档案时，应尽量在专门的查阅区域进行，避免将档案长时间暴露在强光下。如需在库房外查阅，应采取必要的遮光措施。（七）防尘管理1.档案库房应安装空气过滤设备，对进入库房的空气进行过滤，减少灰尘的侵入。2.定期对库房内的档案架、档案等进行清扫，清除灰尘。同时，应保持库房门窗关闭，防止外界灰尘进入。（八）防有害气体管理1.档案库房应远离污染源，如化工厂、垃圾处理场等，避免有害气体对档案造成损害。2.库房内可安装有害气体检测设备，实时监测有害气体浓度。当有害气体浓度超标时，应及时采取通风换气等措施，降低有害气体浓度。3.加强对档案库房周边环境的监测，及时掌握有害气体排放情况，采取相应的防护措施。五、档案查阅利用管理（一）查阅利用流程1.利用者需查阅档案时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案部门。2.档案部门对查阅申请表进行审核，符合查阅条件的，为利用者提供查阅服务。查阅过程中，利用者应在指定的查阅区域进行查阅，不得擅自将档案带出库房。3.如需复印、摘抄档案内容，利用者应向档案部门提出申请，经批准后，由档案工作人员代为复印或摘抄，并加盖档案部门印章。4.查阅完毕后，利用者应将档案归还档案部门，档案工作人员应认真核对档案数量和完整性，确保档案无损坏、丢失等情况。（二）查阅利用登记1.档案部门应建立查阅利用登记簿，对每一次查阅利用情况进行详细登记，包括查阅日期、利用者姓名、所在部门、查阅档案名称、查阅目的、查阅范围、复印摘抄内容等信息。2.查阅利用登记应做到及时、准确、完整，便于日后查询和统计分析。同时，应妥善保管查阅利用登记簿，保存期限与档案保管期限相同。（三）查阅利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，查阅利用应严格按照国家有关保密规定执行，经相关部门批准后方可查阅。2.档案原件一般不得外借，如有特殊情况需要外借的，必须经单位主管领导批准，并办理外借手续，限期归还。外借期间，档案部门应跟踪档案的使用情况，确保档案安全。3.利用者在查阅利用档案过程中，应遵守档案库房管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。如发现档案有损坏情况，应及时报告档案部门。六、档案信息化管理（一）档案数字化1.按照国家和本省有关档案数字化工作的要求，逐步推进档案数字化工作。对重要档案和利用率较高的档案，应优先进行数字化处理。2.档案数字化应遵循相关标准和规范，确保数字化档案的质量。数字化过程中，应做好数据备份和安全管理，防止数据丢失和泄露。3.建立档案数字化成果数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。同时，应加强对数字化档案的维护和更新，确保数据库信息的准确性和完整性。（二）档案信息系统建设1.建立档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用等全过程的信息化管理。档案信息系统应具备权限管理、数据备份、安全审计等功能，确保档案信息的安全。2.档案信息系统应与单位内部其他业务系统进行有效对接，实现档案信息的共享和业务协同。同时，应加强对档案信息系统的维护和管理，定期进行系统升级和安全检查，确保系统稳定运行。3.档案工作人员应熟练掌握档案信息系统的操作技能，提高工作效率和服务质量。同时，应加强对档案信息系统用户的培训和管理，规范用户操作行为。七、档案人员管理（一）人员配备1.根据档案库房管理工作的需要，合理配备档案管理人员。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案业务流程和相关法律法规。2.档案管理人员应保持相对稳定，如有人员变动，应及时做好工作交接，确保档案管理工作的连续性。（二）培训与考核1.定期组织档案管理人员参加业务培训，不断提高其业务水平和综合素质。培训内容包括档案管理法律法规、业务知识、信息技术等方面。2.建立档案管理人员考核制度，对档案管理人员的工作业绩、业务能力、职业道德等进行考核评价。考核结果作为档案管理人员晋升、奖励、调整岗位等的重要依据。（三）岗位职责1.档案部门负责人岗位职责负责档案库房的全面管理工作，制定档案库房管理制度和工作计划，并组织实施。组织档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。负责档案人员的培训、考核和管理，提高档案人员的业务水平和工作能力。协调档案库房与其他部门之间的关系，保障档案管理工作的顺利开展。定期向上级领导汇报档案管理工作情况，及时解决档案管理工作中存在的问题。2.档案管理人员岗位职责负责档案的收集、整理、编目、装订等日常工作，确保档案的完整与准确。按照档案保管要求，做好档案的入库、上架、保管等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案安全。负责档案查阅利用服务工作，为利用者提供便捷、高效的查阅服务