基层供销社档案管理制度

基层供销社档案管理制度一、总则（一）目的为加强基层供销社档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在供销社各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合基层供销社实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于基层供销社机关各部门、所属各单位及全体工作人员形成的各类档案的管理。（三）基本原则档案管理工作遵循统一领导、分级管理的原则，维护档案的真实性、完整性和系统性，便于档案的保管、利用和查阅。（四）管理职责1.基层供销社成立档案管理工作领导小组，由主要领导担任组长，分管领导担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。2.基层供销社综合办公室负责档案管理工作的日常组织、指导和监督，配备专职或兼职档案管理人员，具体负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理和移交工作，并指定专人负责本部门档案管理的具体事宜。二、档案的收集（一）收集范围1.上级机关颁发的与基层供销社工作有关的文件、指示、规定、通知等。2.基层供销社在各项业务活动中形成的文件、合同、协议、报表、计划、总结、报告等。3.基层供销社召开的各类会议形成的会议文件、记录、纪要等。4.基层供销社在人事管理、财务管理、资产管理等方面形成的文件、资料、报表等。5.基层供销社在经营活动中形成的商品购销合同、客户资料、市场调研分析报告等。6.基层供销社在精神文明建设、企业文化建设等方面形成的文件、资料、图片、音像等。7.基层供销社工作人员在工作中形成的个人业务档案、培训记录、考核材料等。8.其他与基层供销社工作有关的具有保存价值的文件、资料、物品等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围，及时、准确地收集本部门形成的各类文件、资料，并进行初步整理。2.基层供销社工作人员在办理完毕文件材料后，应及时将文件材料交本部门档案管理人员统一保管，不得私自留存。3.对重要文件、资料和具有特殊保存价值的物品，应实行单独收集、单独保管，并采取必要的保护措施。4.档案管理人员应定期对各部门档案收集情况进行检查和督促，确保档案收集工作的顺利进行。三、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文书档案的整理按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录。将文件材料按照分类方案进行排列，依次装入档案盒，并在档案盒上标明年度、保管期限、机构（问题）等信息。2.会计档案的整理按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行分类。对会计凭证进行装订，在封面上注明年度、月份、凭证种类、起止号码等信息。对会计账簿进行整理，按照账簿种类、年度顺序排列，在账簿封面上注明账簿名称、年度等信息。对财务报告进行整理，按照年度、类别顺序排列，在报告封面上注明报告名称、年度等信息。3.业务档案的整理根据不同业务类型，制定相应的分类方案。对每份业务文件进行编号、编目，填写业务档案目录。将业务文件材料按照分类方案进行排列，依次装入档案盒，并在档案盒上标明业务类型、年度等信息。4.声像档案的整理按照载体形式、年度、内容等进行分类。对每张照片、每盘磁带、每张光盘等进行编号、编目，填写声像档案目录。对照片进行冲洗、裱糊，并在照片背面注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。将声像档案按照分类方案进行排列，依次装入档案盒，并在档案盒上标明载体形式、年度等信息。（三）整理要求1.档案整理应做到分类科学、排列有序、编号规范、编目准确。2.档案整理过程中，应保持文件材料的原貌，不得随意涂改、损毁、丢失文件材料。3.档案整理完成后，应编制档案整理说明，对档案整理的依据、方法、过程等进行详细说明。四、档案的保管（一）保管场所1.基层供销社应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，确保档案存放环境良好。（二）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映基层供销社主要职能活动和历史面貌的，对基层供销社工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映基层供销社一般工作活动，在较长时间内对基层供销社工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映基层供销社一般工作活动，在较短时间内对基层供销社工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管期限为5年以下。2.各部门应根据档案的内容和价值，提出档案保管期限的初步意见，报基层供销社档案管理部门审核确定。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整、准确和安全。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，对电子档案应定期进行备份，防止档案信息丢失。3.档案库房应设置专人负责管理，严格控制非档案管理人员进入档案库房。档案管理人员离开档案库房时，应关好门窗，切断电源，确保档案库房安全。4.对超过保管期限的档案，应按照国家有关规定进行鉴定和销毁。档案销毁应编制销毁清册，经基层供销社档案管理部门审核，报基层供销社分管领导批准后，由档案管理人员和监销人员共同进行销毁，并在销毁清册上签字确认。五、档案的鉴定（一）鉴定组织基层供销社成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（二）鉴定内容1.档案的内容是否真实、完整、准确。2.档案是否已失去保存价值。3.档案的保管期限是否合理。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：档案鉴定工作小组对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容和价值，确定档案的保管期限和销毁意见。2.综合鉴定法：档案鉴定工作小组结合档案的形成时间、来源、形式、内容等因素，对档案进行综合分析和评价，确定档案的保管期限和销毁意见。（四）鉴定程序1.各部门档案管理人员根据档案的保管期限和实际情况，对本部门保管的档案进行初步鉴定，提出档案销毁意见，填写档案鉴定表，报基层供销社档案管理部门。2.基层供销社档案管理部门对各部门报送的档案鉴定表进行审核，并组织档案鉴定工作小组对档案进行复查鉴定。3.档案鉴定工作小组根据复查鉴定结果，提出档案销毁清册，报基层供销社分管领导批准。4.档案管理部门根据基层供销社分管领导的批准意见，组织档案销毁工作，并将档案销毁情况记录在案。六、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等工作情况。3.档案库房的设施设备、温湿度等情况。（二）统计方法1.档案管理人员应定期对档案进行统计，填写档案统计报表，报基层供销社档案管理部门。2.基层供销社档案管理部门应定期对各部门档案统计工作进行检查和汇总，分析档案管理工作中存在的问题，提出改进措施。（三）统计要求1.档案统计工作应做到及时、准确、全面，统计数据应真实可靠。2.档案统计报表应按照国家有关规定和基层供销社档案管理部门的要求进行填写，不得虚报、瞒报、漏报。3.档案管理部门应建立档案统计台账，对档案统计数据进行分类整理和归档保管，以便查阅和分析。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循依法、依规、保密、高效的原则，在确保档案安全的前提下，为基层供销社各项工作提供及时、有效的服务。（二）利用范围1.基层供销社机关各部门在工作中需要查阅档案的。2.基层供销社所属各单位在工作中需要查阅档案的。3.其他单位或个人因工作需要，经基层供销社档案管理部门批准查阅档案的。（三）利用方式1.查阅档案：档案利用者可到基层供销社档案库房查阅档案，档案管理人员应按照档案查阅规定，为档案利用者提供必要的帮助和服务。2.借阅档案：档案利用者因工作需要确需借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经基层供销社档案管理部门负责人批准后，方可借阅档案。档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需要延长借阅期限的，应办理续借手续。3.复制档案：档案利用者因工作需要确需复制档案的，应填写档案复制申请表，经基层供销社档案管理部门负责人批准后，方可复制档案。档案复制应使用档案管理部门统一提供的设备和材料，确保复制件与原件一致。（四）利用要求1.档案利用者应严格遵守档案查阅、借阅、复制规定，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。2.档案利用者查阅、借阅档案时，应在档案查阅登记簿或