设立分公司公章管理制度

设立分公司公章管理制度一、总则（一）目的为加强分公司公章管理，规范公章使用流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于分公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.依法依规原则：公章的使用必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.谨慎使用原则：公章使用应经过严格审批，确保用章事项真实、合法、有效。3.专人保管原则：公章由专人负责保管，确保公章安全。4.登记备案原则：对公章的使用情况进行详细登记备案，以便查询和追溯。二、公章的种类及用途（一）种类1.分公司行政公章：用于分公司对外发布正式文件、信函、合同等重要文书。2.分公司财务专用章：用于分公司财务结算、票据开具等相关财务事项。3.分公司合同专用章：用于分公司签订各类合同。4.分公司法定代表人章：用于特定的财务、法律文件等。（二）用途1.行政公章：以分公司名义发布的各类公文、通知、通报等。对外签订的合作协议、意向书等。向政府部门、相关单位报送的重要文件、报表等。2.财务专用章：财务结算凭证的盖章，如支票、汇票等。财务报表、税务申报资料等的盖章。3.合同专用章：各类经济合同、业务合同的签订盖章。4.法定代表人章：按规定需要法定代表人签字盖章的财务、法律文件。三、公章的保管（一）保管人员1.分公司行政公章由综合管理部指定专人保管。2.分公司财务专用章由财务部负责人指定专人保管。3.分公司合同专用章由合同管理部门负责人指定专人保管。4.分公司法定代表人章由法定代表人或其授权人保管。（二）保管要求1.保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公章管理制度。2.公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并确保存放环境安全，防止公章被盗、丢失或损坏。3.公章保管人员不得擅自将公章转借他人使用，如因工作需要临时交接，需经部门负责人同意，并办理交接手续。4.如发现公章有损坏或遗失，保管人员应立即向部门负责人报告，并采取相应的补救措施，如挂失、登报声明等。四、公章的使用流程（一）申请1.用章部门或个人应填写《分公司公章使用申请表》，详细注明用章事项、用章文件名称、用章时间、用章份数等内容。2.申请表应由申请部门负责人签字确认，并提交相关证明材料，如合同草案、文件原稿等。（二）审批1.根据用章事项的性质和重要程度，按照以下审批权限进行审批：一般性文件、信函等用章，由部门负责人审批。涉及合同签订、重要协议等用章，需经分公司主管领导审批。涉及重大事项、法律文件等用章，需经分公司法定代表人审批。2.审批人应认真审核用章申请，确保用章事项真实、合法、有效，并在申请表上签署审批意见。（三）用章1.经审批同意后，用章申请人持《分公司公章使用申请表》及相关证明材料到公章保管人员处用章。2.公章保管人员应严格按照审批意见用章，核对用章文件内容与申请表一致后，在用章文件上加盖公章，并在《分公司公章使用登记表》上进行登记，注明用章时间、用章事项、用章人等信息。3.用章时应确保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加盖在空白处。（四）登记备案1.公章保管人员应每日对公章使用情况进行汇总，填写《分公司公章使用情况日报表》，并于次日上午将日报表报送综合管理部。2.综合管理部应定期对公章使用情况进行统计分析，建立公章使用档案，以备查询和追溯。五、公章的停用与销毁（一）停用1.因分公司机构调整、名称变更、业务终止等原因，导致公章不再使用时，由综合管理部负责及时通知各部门，并办理公章停用手续。2.公章保管人员应将停用的公章交回综合管理部，由综合管理部统一封存保管。（二）销毁1.对于已停用且无保存价值的公章，由综合管理部提出销毁申请，经分公司主管领导批准后，按照以下方式进行销毁：行政公章、合同专用章等重要公章，应采用粉碎、熔毁等方式进行销毁，并由综合管理部、财务部等相关部门人员共同监督销毁过程。财务专用章、法定代表人章等，应在银行等相关机构的见证下进行销毁。2.销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁方式等，并由参与人员签字确认。销毁记录应作为档案资料保存。六、监督与检查（一）内部监督1.综合管理部负责对分公司公章管理制度的执行情况进行定期检查，确保公章使用规范、安全。2.各部门负责人应加强对本部门公章使用情况的监督，发现问题及时纠正，并向综合管理部报告。（二）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、警告、罚款等。2.如因违规用章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规责任人应承担相应的赔偿责任；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。七、附则（一）解