股份制公司公章管理制度

股份制公司公章管理制度一、总则（一）目的为加强股份制公司公章管理，维护公司公章使用的严肃性和规范性，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司。（三）定义1.公章：指公司在工商行政管理部门登记备案的，代表公司对外行使权力的印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。2.使用部门：指公司内部各职能部门、分公司、子公司等。3.保管人：指负责保管公司公章的人员。二、公章的刻制、启用与废止（一）刻制1.公司公章的刻制必须严格按照国家有关法律法规和工商行政管理部门的规定办理。2.需刻制公章时，由使用部门提出申请，经公司法定代表人或其授权人批准后，由行政部门统一办理刻制手续。3.刻制公章的单位必须具有合法的资质，所刻公章必须符合国家规定的规格、样式和材质要求。（二）启用1.新刻制的公章必须在公安部门备案后，方可启用。2.公章启用前，行政部门应将公章的启用时间、范围等通知公司各部门，并在公司内部进行公告。3.公章启用时，应在《公章使用登记表》上登记启用日期、公章名称、编号、启用范围等信息。（三）废止1.公章因磨损、遗失、被盗等原因需要废止时，使用部门应及时向行政部门报告，并说明原因。2.行政部门应按照规定程序办理公章废止手续，将废止的公章交回原刻制单位销毁，并在公安部门备案。3.公章废止后，行政部门应在公司内部发布公告，通知各部门停止使用该公章。三、公章的保管（一）保管原则1.公章必须由专人负责保管，保管人应具备良好的职业道德和责任心，确保公章的安全。2.公章保管人不得擅自将公章转借他人使用，不得随意放置公章，确保公章存放安全、可靠。（二）保管人职责1.负责公章的日常保管，确保公章存放安全、完好。2.严格按照本制度规定的程序使用公章，对公章使用情况进行登记。3.定期对公章进行检查，发现问题及时报告行政部门。4.公章遗失或被盗时，应立即向行政部门报告，并采取相应的措施防止损失扩大。（三）保管地点1.公司公章应存放在公司指定的保险柜内，保险柜钥匙由保管人妥善保管。2.分公司、子公司的公章应存放在当地公安机关指定的保险柜内，保险柜钥匙由保管人妥善保管。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等，以及办理公司相关的工商登记、税务申报、银行开户等手续。2.合同专用章主要用于公司对外签订各类合同、协议。3.财务专用章主要用于公司财务结算、票据开具等。4.法定代表人章主要用于公司法定代表人授权的相关业务。（二）使用流程1.用章申请使用部门需使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事由、用章内容、用章时间、用章份数等信息，并经部门负责人签字确认。2.审核批准《公章使用申请表》经部门负责人签字确认后，报公司分管领导审核批准。涉及重大事项或金额较大的用章，需经公司法定代表人批准。3.盖章登记公章保管人在收到经审核批准的《公章使用申请表》后，应对用章内容进行认真核对，确认无误后，在《公章使用登记表》上登记用章日期、用章部门、用章事由、用章内容、用章份数、批准人等信息，并加盖公章。4.用章监督公章使用过程中，公章保管人应进行现场监督，确保用章内容与《公章使用申请表》一致，防止出现违规用章行为。5.用章完毕用章完毕后，公章保管人应及时将公章收回，并妥善保管。同时，在《公章使用登记表》上记录用章完毕时间。（三）禁止使用情况1.未经公司法定代表人或其授权人批准，不得擅自使用公章。2.不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。3.不得将公章用于与公司业务无关的事项。五、公章的交接（一）交接原因1.保管人因工作调动、离职等原因需要交接公章时，应办理公章交接手续。2.因公章保管人请假、出差等原因需要临时交接公章时，应办理临时交接手续。（二）交接流程1.交接申请保管人因工作调动、离职等原因需要交接公章时，应提前向行政部门提出交接申请，并填写《公章交接申请表》。2.交接准备行政部门在收到保管人的交接申请后，应安排专人负责公章交接工作，并通知交接双方做好交接准备。3.交接清点交接双方应在行政部门指定的地点进行公章交接，交接时应认真清点公章数量、规格、样式等信息，并在《公章交接清单》上签字确认。4.交接记录行政部门应在《公章交接清单》上记录交接日期、交接双方姓名、交接原因、公章名称、编号、数量、规格、样式等信息，并加盖行政部门公章。5.交接监督公章交接过程中，行政部门应安排专人进行现场监督，确保交接过程规范、有序。六、公章的检查与监督（一）定期检查1.行政部门应定期对公司公章的保管、使用情况进行检查，确保公章管理符合本制度规定。2.定期检查的内容包括公章的存放安全、使用登记情况、保管人职责履行情况等。（二）不定期抽查1.公司领导或行政部门可根据工作需要，对公司公章的保管、使用情况进行不定期抽查。2.不定期抽查的内容包括公章的使用审批情况、用章内容是否合规等。（三）监督处理1.对于检查或抽查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知书，要求相关部门或人员限期整改。2.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重，给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。3.对于因公章管理不善给公司造成损失的，公司将依法追究相关人员的责任。七、附则（一）解释权