某公司政府采购管理制度

某公司政府采购管理制度一、总则（一）目的为了规范公司政府采购行为，加强政府采购管理，提高资金使用效益，促进廉政建设，依据《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规以及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司本部及所属各部门、分支机构使用财政性资金和自有资金进行的政府采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，确保公平竞争，公正对待每一个参与采购的主体。3.效益原则：在满足公司业务需求的前提下，追求资金使用效益最大化，降低采购成本。4.诚实信用原则：参与政府采购活动的各方应诚实守信，履行各自的义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立政府采购领导小组，作为公司政府采购的决策机构。领导小组由公司领导、相关部门负责人等组成。其主要职责包括：1.审议公司政府采购的重大政策、制度和发展规划。2.审定年度政府采购预算和采购计划。3.对重大采购项目的采购方式、采购文件、评标结果等进行决策。4.协调解决政府采购过程中的重大问题。（二）采购执行机构公司设立采购部门，作为政府采购的执行机构。采购部门应配备专业的采购人员，负责具体的采购工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家政府采购法律法规和公司的政府采购制度。2.根据公司需求，编制采购预算和采购计划，并报领导小组审定。3.组织实施采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标、签订采购合同等。4.负责采购项目的验收工作，对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和核实。5.建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件和资料。（三）需求部门公司各部门、分支机构作为采购项目的需求部门，应负责提出采购需求，配合采购部门做好采购工作。其主要职责包括：1.根据本部门业务需求，准确、详细地提出采购项目的技术规格、数量、质量要求等。2.参与采购文件的编制和审核，提供必要的技术支持和专业意见。3.协助采购部门进行市场调研，了解供应商情况和产品价格。4.负责采购项目的验收工作，对采购项目的使用效果进行评估。（四）监督部门公司设立监督部门，对政府采购活动进行全程监督。监督部门的主要职责包括：1.监督检查政府采购活动是否符合法律法规和公司制度的规定。2.对采购过程中的违法违规行为进行调查和处理。3.受理对政府采购活动的投诉和举报，并及时进行调查和回复。三、采购预算与计划（一）采购预算编制1.各需求部门应根据本部门业务发展规划和年度工作任务，结合市场价格情况，编制本部门的采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。3.采购部门对各需求部门提交的采购预算草案进行汇总审核，结合公司年度财务预算，编制公司年度采购预算草案，报领导小组审定。（二）采购计划制定1.根据公司年度采购预算，采购部门制定年度采购计划。采购计划应明确采购项目的实施时间、采购方式、采购程序等内容。2.采购计划应按照采购项目的轻重缓急进行排序，优先安排涉及公司核心业务、重点项目以及对公司发展具有重要影响的采购项目。3.采购计划经领导小组审定后，由采购部门组织实施。如遇特殊情况需要调整采购计划，应按照规定的程序报领导小组审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是政府采购的主要采购方式。对于达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。2.采购部门应按照相关法律法规和行业标准，编制公开招标文件。公开招标文件应包括招标公告、投标人须知、采购需求、评标标准、合同条款等内容。3.采购部门应在指定的媒体上发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。招标公告应包括采购项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。4.采购部门应组织开标、评标活动。开标应在招标文件规定的时间和地点公开进行，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。评标应按照招标文件规定的评标标准和方法进行，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。5.采购部门应根据评标结果，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。中标通知书对采购人和中标供应商具有同等法律效力。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目名称、招标内容、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间和地点等信息。3.邀请招标的其他程序和要求与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采购部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.采购部门应向符合资格条件的供应商发出谈判邀请书，并提供谈判文件。谈判文件应包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格要求、交货时间、售后服务等内容。4.谈判小组应与供应商进行谈判。谈判应在规定的时间和地点进行，谈判小组应与供应商就采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格要求、交货时间、售后服务等内容进行充分协商，达成一致意见。5.谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购部门应组织成立单一来源采购小组，单一来源采购小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.采购部门应与单一来源供应商进行协商，就采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格要求、交货时间、售后服务等内容达成一致意见，并签订采购合同。4.采用单一来源采购方式的，采购部门应在采购活动开始前，将采购项目信息和单一来源采购理由报领导小组审批，并在指定媒体上公示，公示期不得少于五个工作日。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购部门应成立询价小组，询价小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.采购部门应向符合资格条件的供应商发出询价通知书，并提供询价文件。询价文件应包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格要求、交货时间、售后服务等内容。4.询价小组应要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。五、采购程序（一）采购申请1.各需求部门根据本部门业务需求，填写《采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、预算金额、资金来源、采购时间等内容，并加盖部门公章。2.《采购申请表》应经部门负责人审核签字后，报采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购项目的必要性、可行性、预算金额等进行审核。2.对于预算金额较大或涉及重大采购项目的，采购部门应报领导小组审批。领导小组应在规定时间内作出审批决定，并反馈给采购部门。（三）采购实施1.采购部门根据采购审批结果，按照确定的采购方式组织实施采购活动。2.采购部门应编制采购文件，采购文件应包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格要求、交货时间、售后服务等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，并确保公平、公正、公开。3.采购部门应发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。采购信息应在指定的媒体上发布，确保信息的广泛传播。4.采购部门应组织开标、评标、谈判等活动，按照规定的程序和标准进行操作，确保采购活动的合法性和公正性。5.采购部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同，采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格、交货时间、售后服务等内容。（四）采购验收1.采购项目完成后，采购部门应组织需求部门等相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和采购文件的要求，对采购项目的质量、数量、规格等进行检查和核实。2.验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，采购部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、服务，直至验收合格为止。3.采购部门应将验收情况及时反馈给相关部门，并做好采购项目的结算工作。六、合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标通知书或成交通知书发出之日起三十日内，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、售后服务等内容。采购合同应符合法律法规和行业标准的要求，并确保公平、公正、公开。3.采购合同签订后，采购部门应将合同副本送财务部门、监督部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购部门和供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。采购部门应及时向供应商支付货款，供应商应按照合同约定的时间、地点、质量要求等提供货物或服务。2.在合同履行过程中，如遇特殊情况需要变更合同内容的，采购部门和供应商应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。3.采购部门应建立合同履行跟踪机制，及时了解合同履行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购部门应组织相关人员按照采购合同的约定对供应商提供的货物或服务进行验收。验收合格的，采购部门应签署验收报告；验收不合格的，采购部门应要求供应商限期整改或重新提供货物、服务，直至验收合格为止。2.采购部门应将验收情况及时反馈给供应商，并做好采购项目的结算工作。（四）合同归档1.采购合同履行完毕后，采购部门应将采购合同及相关文件资料整理归档，妥善保管。采购合同档案应包括采购合同副本、采购文件、中标通知书或成交通知书、验收报告、付款凭证等内容。2.采购合同档案的保管期限应按照国家有关规定执行，确保档案的完整性和可追溯性。七、监督与检查（一）内部监督1.监督部门应定期对公司政府采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制和审核情况、评标结果的公正性、合同签订和履行情况等。2.监督部门应建立监督检查记录制度，对监督检查过程中发现的问题进行详细记录，并及时提出整改意见。3.采购部门和相关人员应积极配合监督部门的监督检查工作，如实提供有关资料和情况。（二）外部监督1.公司应接受财政、审计、监察等部门的监督检查，如实提供政府采购活动的有关资料和情况。2.对于财政、审计、监察等部门提出的问题和整改要求，公司应认真落实，及时整改，并将整改情况报告相关部门。（三）投诉处理1.供应商对公司政府采购活动有异议的，可以在规定时间内以书面形式向公司