工程类公司合同管理制度

工程类公司合同管理制度一、总则（一）目的为加强工程类公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在工程建设、物资采购、劳务分包、技术服务等各类业务活动中所签订的合同。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同合法有效。2.风险防范原则加强合同风险识别、评估和控制，采取有效措施防范合同风险，保障公司利益。3.全面管理原则对合同全过程进行全面管理，包括合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止、归档等环节。4.协作配合原则各部门应密切协作，共同做好合同管理工作，确保合同管理工作的顺利进行。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门公司设立合同管理部，作为合同管理的归口部门，负责公司合同管理工作的组织、协调、指导和监督。（二）职责分工1.合同管理部职责制定和完善公司合同管理制度，并组织实施。参与合同的起草、审核、谈判等工作，提出法律意见和风险防范建议。负责合同的编号、登记、归档等日常管理工作。监督合同的履行情况，协调处理合同履行过程中的纠纷。定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。2.业务部门职责负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订等工作，并及时将合同文本提交合同管理部审核。负责合同的履行，及时向合同管理部反馈合同履行情况。配合合同管理部处理合同履行过程中的纠纷。3.法务部门职责对合同进行法律审查，提供法律意见和建议，防范法律风险。参与合同纠纷的处理，提供法律支持。4.财务部门职责负责审核合同中的财务条款，确保合同价款、支付方式等符合公司财务规定。按照合同约定及时办理款项收付手续。对合同执行情况进行财务监督。三、合同的签订（一）合同签订流程1.业务部门根据业务需要，起草合同文本。合同文本应包括合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。2.业务部门将合同文本提交合同管理部进行编号登记，并送法务部门进行法律审查。3.合同管理部对合同文本进行格式审查，确保合同文本符合公司合同管理制度的要求。4.法务部门对合同进行法律审查，出具法律意见书，提出法律风险防范建议。5.业务部门根据法务部门的法律意见和合同管理部的格式审查意见，对合同文本进行修改完善。6.合同文本修改完善后，业务部门将合同提交公司领导审批。7.公司领导审批通过后，业务部门与合同对方当事人签订合同。（二）合同签订要求1.合同签订人应具备相应的授权，签订合同前应核实对方当事人的主体资格、经营范围、资信状况等情况。2.合同文本应使用公司统一印制的合同模板，如因特殊情况需要使用非公司统一模板的合同文本，应经合同管理部和法务部门审核同意。3.合同条款应明确、具体、完整，避免模糊不清、歧义或漏洞。合同中的权利义务应公平合理，符合法律法规和行业惯例。4.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理部、法务部门、财务部门等相关部门备案。四、合同的履行（一）履行原则1.全面履行原则合同当事人应按照合同约定全面履行自己的义务，包括履行标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式等。2.诚实信用原则合同当事人应遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。（二）履行跟踪与监督1.业务部门负责合同的履行，应建立合同履行台账，及时记录合同履行情况，包括合同执行进度、款项收付情况、质量验收情况等。2.合同管理部负责对合同履行情况进行跟踪与监督，定期检查合同履行台账，及时发现合同履行过程中存在的问题，并督促业务部门采取措施加以解决。3.财务部门负责按照合同约定及时办理款项收付手续，并对合同执行情况进行财务监督。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需要变更合同内容，业务部门应及时与合同对方当事人协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如需要解除合同，业务部门应提前通知合同对方当事人，并按照合同约定或法律法规的规定办理解除手续。解除合同应签订书面解除协议，明确解除合同的原因、时间、双方的权利义务等内容。五、合同的风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部应定期组织各部门对合同风险进行识别与评估，分析合同履行过程中可能存在的风险因素，如对方当事人的履约能力、市场价格波动、法律法规变化等。2.根据风险识别与评估结果，对合同风险进行分类分级，确定风险等级，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于高风险合同，应加强合同审核和谈判，要求对方提供担保或采取其他风险防范措施。2.对于中风险合同，应加强合同履行跟踪与监督，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。3.对于低风险合同，可适当简化管理程序，但仍应进行必要的审核和备案。六、合同纠纷的处理（一）纠纷处理原则1.协商解决原则合同纠纷发生后，应首先通过协商方式解决，尽量达成双方都能接受的解决方案。2.依法处理原则如协商不成，应依法通过仲裁或诉讼等方式解决合同纠纷，维护公司合法权益。（二）纠纷处理流程1.业务部门发现合同纠纷后，应及时向合同管理部报告，并提供相关证据材料。2.合同管理部组织相关部门对合同纠纷进行分析研究，制定纠纷处理方案。3.根据纠纷处理方案，业务部门与合同对方当事人进行协商，争取通过协商解决纠纷。4.如协商不成，合同管理部应及时收集相关证据材料，委托法务部门或律师通过仲裁或诉讼等方式解决合同纠纷。5.在合同纠纷处理过程中，业务部门应积极配合，提供必要的协助和支持。七、合同的归档与保管（一）归档要求1.合同签订后，业务部门应及时将合同正本及相关附件、补充协议、变更协议、解除协议等文件整理齐全，送合同管理部归档。2.合同管理部应按照合同类别、签订时间等顺序对合同进行编号登记，并建立合同档案目录。3.合同档案应包括合同文本、合同审批表、法律意见书、履行情况记录、纠纷处理文件等资料。（二）保管期限合同档案的保管期限应根据合同的性质、重要程度等因素确定，一般为[X]年。对于涉及重要资产、重大项目的合同，保管期限应适当延长。（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到合同管理部查阅。2.公司外部单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，由合同管理部安排专人陪同查阅。3.因工作需要借阅