总公司项目档案管理制度

总公司项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强总公司项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司各项工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于总公司各部门及所属各单位承担的各类项目档案的管理。（三）定义1.项目档案：指项目从策划、立项、实施到竣工验收等全过程中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的文件材料。2.归档：指项目文件材料形成部门或个人按照规定，将应归档的文件材料移交档案管理部门集中保存的过程。（四）管理职责1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的相关制度，制定和完善项目档案管理制度。负责项目档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。集中统一管理总公司项目档案，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。参与项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作，对项目档案的质量进行检查和验收。2.项目承办部门职责负责本部门项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作，确保文件材料的完整、准确、系统。明确项目文件材料的收集、整理、归档责任人，对责任人进行培训和指导。按照档案管理部门的要求，及时将应归档的文件材料移交档案管理部门，并办理交接手续。负责本部门项目档案的查阅、借阅和利用工作，严格遵守档案管理制度。3.项目负责人职责对项目档案工作负总责，将项目档案管理纳入项目管理工作的全过程，确保项目档案工作与项目建设同步进行。协调项目承办部门与档案管理部门之间的工作关系，督促项目承办部门及时做好文件材料的归档工作。审核项目档案的整理质量和归档范围，对不符合要求的档案提出整改意见。二、项目文件材料的形成与积累（一）基本要求1.项目文件材料应真实反映项目建设的全过程，内容完整、准确、系统。2.文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。3.采用耐久性强的书写材料和载体，禁止使用易褪色的书写材料和载体。（二）形成部门与责任人1.项目承办部门负责本部门项目文件材料的形成与积累工作，明确专人作为责任人。2.责任人应及时收集、整理本部门在项目建设过程中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。（三）文件材料的分类与编号1.项目文件材料应按照项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件等类别进行分类。2.每类文件材料应按照文件形成的时间顺序进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。（四）文件材料的收集范围1.项目前期文件：包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复等。2.设计文件：包括初步设计、施工图设计、设计变更等文件。3.施工文件：包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件等。4.监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件：包括竣工验收报告、竣工决算报告、工程质量保修书等。6.其他文件：包括项目建设过程中形成的会议纪要、来往信函、合同协议、审计报告等。三、项目文件材料的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.项目文件材料应按照分类方案进行整理，同一类文件材料应按照时间顺序排列。2.每份文件材料应编制页号，页号应编写在有书写内容的页面正面的右上角和背面的左上角。3.破损的文件材料应进行修复，字迹模糊或易褪色的文件材料应进行复制。4.不同载体的文件材料应分别整理，相互之间应建立对应关系。（三）整理要求1.归档的文件材料应齐全、完整，签字盖章手续完备。2.整理后的文件材料应符合档案管理的有关标准和规范，做到分类科学、排列有序、编目准确。3.项目文件材料的整理应在项目建设过程中同步进行，确保项目竣工验收前完成全部文件材料的整理工作。四、项目档案的归档（一）归档时间1.项目文件材料形成部门应在项目完成后[X]个月内，将整理好的项目档案移交档案管理部门。2.对于重大项目或有特殊要求的项目，档案管理部门可根据实际情况提前介入，指导项目承办部门做好文件材料的收集、整理和归档工作。（二）归档要求1.项目承办部门应按照档案管理部门规定的格式和内容，填写《项目档案移交清单》，一式两份，双方签字确认。2.移交的项目档案应装订整齐，编目准确，载体和格式符合要求。3.档案管理部门应对移交的项目档案进行检查和验收，对不符合要求的档案应退回项目承办部门进行整改，直至符合要求为止。（三）归档手续1.项目承办部门将整理好的项目档案移交档案管理部门时，应办理移交手续，填写《项目档案移交清单》。2.档案管理部门接收项目档案后，应在《项目档案移交清单》上签字盖章，一份留存，一份退还项目承办部门。五、项目档案的保管（一）保管期限1.项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目竣工验收报告等重要文件。3.长期保管的档案主要包括项目设计文件、施工文件、监理文件等与项目建设过程密切相关的文件，保管期限为[X]年。4.短期保管的档案主要包括项目建设过程中形成的一般性文件，保管期限为[X]年。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准和规范的要求。3.档案管理部门应定期对档案保管设备进行检查和维护，确保档案的安全保管。（三）档案整理与上架1.档案管理部门应对接收的项目档案进行进一步的整理和编目，确保档案的分类科学、排列有序、编目准确。2.整理后的项目档案应按照保管期限和类别分别上架存放，便于查找和利用。3.档案管理部门应建立档案检索系统，对档案的目录信息进行计算机录入和管理，提高档案检索效率。六、项目档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.项目档案的鉴定应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.鉴定工作应在档案管理部门的组织下，由项目承办部门和有关专家共同进行。（二）鉴定内容1.档案的完整性、准确性和系统性。2.档案的保管价值和利用价值。3.档案的密级和保密期限。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已到保管期限的项目档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.组织项目承办部门和有关专家对需要鉴定的档案进行审查，根据鉴定原则和标准，提出鉴定意见。3.档案管理部门根据鉴定意见，编制《项目档案鉴定销毁清册》，报公司领导审批。4.经公司领导批准后，对确无保存价值的档案进行销毁，并在《项目档案鉴定销毁清册》上注明销毁情况。（四）销毁要求1.销毁档案应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，监销人应在《项目档案鉴定销毁清册》上签字确认。3.销毁后的《项目档案鉴定销毁清册》应长期保存，以备查考。七、项目档案的利用（一）利用原则1.项目档案的利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则。2.档案管理部门应积极为公司各项工作提供档案信息服务，提高档案的利用效率。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅项目档案的，应填写《项目档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.公司外部单位因工作需要查阅项目档案的，应持有单位介绍信，经公司领导批准后，到档案管理部门查阅。3.查阅项目档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案。（三）利用方式1.档案管理部门应根据查阅人员的需求，提供档案原件或复印件。2.对于重要的项目档案，档案管理部门可根据实际情况，采用查阅、借阅、复制等多种方式提供利用服务。3.查阅人员如需借阅项目档案，应填写《项目档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延