小公司印章使用管理制度

小公司印章使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）印章种类及定义1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的正式印章。2.法定代表人章：用于特定的与法定代表人相关的业务文件签署等。3.财务专用章：专门用于公司财务结算等相关财务业务。4.合同专用章：用于签订各类合同协议。5.部门章：各部门根据工作需要自行刻制的印章，仅用于本部门内部业务。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司各类印章的刻制均需由行政部门统一办理。2.刻制印章前，需填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、使用范围等信息，并经公司法定代表人或其授权人批准。3.行政部门应选择具有资质的印章刻制单位进行刻制，确保印章质量符合相关标准。（二）印章启用1.新印章刻制完成后，行政部门应及时登记《印章管理台账》，记录印章名称、编号、刻制日期、启用日期、保管人等信息。2.印章启用前，行政部门应在《印章使用登记表》上预留印模，并通知各部门印章已启用。3.印章启用时，需由行政部门会同相关部门对印章进行检查，确保印章清晰、完整、无误。三、印章的保管（一）保管原则1.实行专人保管制度，确保印章安全。2.印章保管人应具备高度的责任心，严格遵守印章使用规定。（二）保管职责1.公司公章：由行政部门负责人指定专人保管。2.法定代表人章：由法定代表人或其授权人保管。3.财务专用章：由财务部门负责人指定专人保管。4.合同专用章：由合同管理部门负责人指定专人保管。5.部门章：由各部门负责人指定专人保管，并报行政部门备案。（三）保管要求1.印章保管人应将印章存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并妥善保管钥匙。2.印章保管人不得将印章转借他人使用，如因特殊情况需要委托他人使用，需经印章保管人所在部门负责人批准，并办理相关手续。3.印章保管人应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。四、印章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的使用范围和审批程序使用印章。2.印章使用必须基于公司真实、合法的业务需求。（二）使用流程1.填写申请表：使用印章时，需填写《印章使用申请表》，详细注明用印事项、文件名称、文号、份数、用印日期等信息。2.审批：申请表经相关部门负责人审核签字后，报公司法定代表人或其授权人批准。3.用印：印章保管人根据批准后的申请表，在《印章使用登记表》上登记用印情况，并在用印文件上加盖印章。4.留存文件：用印完成后，印章保管人应将《印章使用申请表》和用印文件复印件留存归档。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法事先履行审批程序时，印章使用人应电话请示公司法定代表人或其授权人同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.涉及重大事项或金额较大的合同协议等文件用印，需经公司领导班子集体研究决定。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、印章损坏等原因需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，经公司法定代表人或其授权人批准后办理停用手续。2.印章停用后，行政部门应及时通知各部门，并在《印章管理台账》上注明停用日期。（二）销毁1.对于停用的印章，行政部门应按照规定进行销毁。2.销毁印章时，需填写《印章销毁申请表》，经公司法定代表人或其授权人批准后，由行政部门会同审计部门等相关人员共同监督销毁，并在《印章销毁登记表》上签字确认。六、监督与检查（一）监督部门公司行政部门负责对印章使用情况进行日常监督检查。（二）检查内容1.印章保管是否安全，是否符合保管要求。2.印章使用是否符合规定的使用范围和审批程序。3.《印章使用登记表》等相关记录是否完整、准确。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。2.如因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，公司将依法追究相关人员的法律责任。七、附则（一）