药品采购与代理管理制度

药品采购与代理管理制度一、总则（一）目的为加强公司药品采购与代理业务的管理，规范采购行为，确保药品质量，保障用药安全，提高经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司药品采购及药品代理业务的全过程管理，包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订、药品验收、储存与养护、销售与代理等环节。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保药品采购与代理活动合法合规。2.质量第一原则：把药品质量放在首位，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购药品符合法定质量标准。3.诚实守信原则：在采购与代理活动中，坚持诚实守信，维护公司的良好形象，履行合同约定。4.成本效益原则：在保证药品质量的前提下，合理控制采购成本，提高资金使用效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定药品采购计划，根据市场需求、库存情况等因素，合理安排采购数量和时间。2.负责供应商的开发、筛选、评估和管理，建立供应商档案，定期对供应商进行考核。3.负责采购合同的起草、审核、签订和执行，跟踪合同履行情况，及时处理合同变更和纠纷。4.负责药品采购订单的下达、催货、到货验收等工作，确保采购药品按时、按质、按量到货。（二）质量部门1.负责对采购药品的质量进行审核，确保所采购药品符合法定质量标准和公司质量要求。2.参与供应商的评估和管理，对供应商的质量保证能力进行审核和评价。3.负责药品到货的验收工作，按照验收标准对药品的数量、质量、包装等进行检查，确保验收合格的药品入库。4.负责对不合格药品的处理，监督不合格药品的销毁或退货等过程。（三）仓储部门1.负责药品的储存和养护工作，按照药品储存条件要求，合理安排仓位，确保药品质量稳定。2.负责药品的出入库管理，严格执行出入库手续，保证账物相符。3.定期对库存药品进行盘点，及时发现和处理库存异常情况。（四）销售部门1.负责药品代理业务的洽谈、签约和管理，制定代理销售策略，拓展市场渠道。2.收集市场信息，了解客户需求，及时反馈给采购部门，为采购计划的制定提供参考。3.负责药品的销售工作，按照销售合同约定，及时发货，跟踪销售回款情况。（五）财务部门1.负责药品采购资金的预算、审核和支付，确保资金安全和合理使用。2.负责对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持，协助控制采购成本。3.负责销售回款的管理，及时核对账目，确保销售款项及时足额到账。（六）法务部门1.负责对药品采购与代理合同进行法律审核，确保合同条款合法合规，维护公司合法权益。2.参与处理采购与代理活动中的法律纠纷，提供法律咨询和支持。三、采购计划管理（一）需求预测1.销售部门应定期收集市场需求信息，分析市场动态和趋势，结合历史销售数据，对药品的需求进行预测。2.采购部门应根据销售部门提供的需求预测，结合库存情况，制定初步的采购计划草案。（二）采购计划制定1.采购计划应包括药品名称、规格、数量、采购时间、预计到货时间等内容。2.采购计划应综合考虑市场供应情况、供应商生产能力、运输时间等因素，确保采购计划的合理性和可行性。3.采购计划制定后，应提交相关部门进行审核，审核通过后报公司领导审批。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如遇市场需求变化、供应商供货问题等原因，需要调整采购计划的，应及时提出调整申请。2.采购计划调整申请应说明调整原因、调整内容、预计影响等，经相关部门审核后报公司领导审批。3.采购计划调整后，采购部门应及时通知相关部门，确保各项工作的顺利进行。四、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门应根据公司业务需求和市场情况，通过多种渠道开发潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步调查，了解其基本情况、生产能力、质量保证体系、信誉等方面的情况，筛选出符合要求的供应商进行进一步考察。（二）供应商筛选与评估1.采购部门组织相关部门对筛选出的供应商进行实地考察，评估其生产经营状况、质量管理水平、供应能力、价格水平、售后服务等方面的情况。2.质量部门对供应商的质量保证能力进行审核，包括供应商的质量管理体系认证情况、产品检验报告、质量控制措施等。3.根据考察和审核结果，对供应商进行综合评估，建立供应商评估档案，确定合格供应商名单。（三）供应商考核1.采购部门定期对供应商进行考核，考核内容包括供应质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.质量部门负责对供应商供应药品的质量进行抽检，统计质量不合格情况，作为供应商考核的重要依据。3.根据考核结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行警告、整改或淘汰。（四）供应商档案管理1.采购部门负责建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、考核情况等内容。2.供应商档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。3.供应商档案应妥善保管，以备查阅和参考。五、采购合同管理（一）合同起草1.采购部门根据采购计划和供应商协商结果，起草采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括药品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。（二）合同审核1.采购合同起草完成后，应提交法务部门进行法律审核，确保合同条款合法合规。2.质量部门对合同中的质量条款进行审核，确保所采购药品符合质量要求。3.财务部门对合同中的付款条款进行审核，确保资金支付安全合理。（三）合同签订1.采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订合同。2.签订合同应使用公司统一的合同文本，确保合同格式规范、内容完整。3.合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门履行职责。（四）合同执行1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同按时、按质、按量履行。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式交货，采购部门应及时组织验收。3.如遇合同变更或纠纷，采购部门应及时与供应商协商解决，并按照公司相关规定办理变更或纠纷处理手续。（五）合同归档1.采购合同履行完毕后，采购部门应及时将合同原件及相关资料整理归档，妥善保管。2.合同档案应按照公司档案管理规定进行分类、编号、存放，便于查阅和检索。六、药品验收管理（一）验收准备1.仓储部门在药品到货前，应做好验收场地、设备、工具等准备工作，确保验收工作顺利进行。2.质量部门应提前了解所采购药品的质量标准和验收要求，制定验收方案。（二）验收人员1.药品验收工作应由质量部门指定的验收人员负责，验收人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉药品验收标准和流程。2.验收人员应严格遵守验收纪律，不得擅自更改验收标准和结果。（三）验收内容1.药品验收应包括药品的数量、质量、包装、标签、说明书等内容。2.验收人员应按照验收标准对药品进行逐批检查，确保所验收药品符合法定质量标准和公司质量要求。3.对验收过程中发现的问题，应及时记录并报告质量部门。（四）验收记录1.验收人员应如实填写验收记录，记录内容应包括药品名称、规格、数量、批号、生产日期、有效期、生产厂家、供货单位、验收日期、验收结果等。2.验收记录应字迹清晰、内容完整、准确无误，不得随意涂改。3.验收记录应妥善保管，保存期限应符合国家相关规定。（五）验收结果处理1.验收合格的药品，应及时办理入库手续，按照规定进行储存和养护。2.验收不合格的药品，质量部门应及时通知采购部门，采购部门应按照合同约定及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。3.对不合格药品应进行隔离存放，防止其流入市场，并按照公司相关规定进行处理，如销毁、报废等。七、药品储存与养护管理（一）储存条件1.仓储部门应根据药品的特性和储存要求，合理安排仓位，确保药品储存条件符合规定。2.药品应按照温度、湿度等要求分类储存，如常温库温度为10℃30℃，阴凉库温度不超过20℃，冷库温度为2℃8℃等。3.对有特殊储存要求的药品，如麻醉药品、精神药品、医疗用毒性药品等，应按照国家相关规定进行储存管理。（二）库存管理1.仓储部门应建立库存管理制度，定期对库存药品进行盘点，确保账物相符。2.库存药品应按照先进先出、近期先出的原则进行发货，避免药品过期积压。3.对库存药品的质量状况应进行定期检查，发现质量问题应及时处理。（三）养护措施1.仓储部门应制定药品养护计划，定期对库存药品进行养护检查。2.养护人员应根据药品的特性和储存条件，采取相应的养护措施，如通风、除湿、防虫、防鼠等。3.对重点养护药品应增加养护检查频次，确保药品质量稳定。（四）库存盘点1.仓储部门应定期组织库存盘点，盘点周期可根据公司实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次。2.盘点工作应由仓储部门会同财务部门共同进行，确保盘点结果准确无误。3.对盘点中发现的盘盈、盘亏等情况，应及时查明原因，按照公司相关规定进行处理。八、药品销售与代理管理（一）销售策略1.销售部门应根据市场需求和公司业务目标，制定药品销售策略，包括市场定位、销售渠道、促销活动等。2.销售策略应具有针对性和可操作性，能够有效提高药品的市场占有率和销售额。（二）销售合同管理1.销售部门负责与客户签订销售合同，合同应明确双方的权利和义务，包括药品名称、规格、数量、价格、交货期、付款方式、违约责任等条款。2.销售合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门履行职责。3.销售部门应跟踪销售合同的执行情况，及时与客户沟通协调，确保合同按时、按质、按量履行。（三）代理业务管理1.销售部门负责药品代理业务的洽谈、签约和管理，与代理商签订代理合同，明确双方的权利和义务。2.代理合同应包括代理区域、代理期限、代理品种、代理价格、销售任务、返利政策、违约责任等条款。3.销售部门应定期对代理商的销售业绩进行考核，对表现优秀的代理商给予奖励，对不符合要求的代理商进行警告、整改或淘汰。（四）销售回款管理1.财务部门负责销售回款的管理，及时核对账目，确保销售款项及时足额到账。2.销售部门应加强与客户的沟通协调，督促客户按时付款，对逾期未付款的客户应及时采取催款措施。3.对长期拖欠货款的客户，应按照公司相关规定进行处理，如暂停供货、法律诉讼等。九、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对药品采购与代理业务进行审计，检查采购与代理活动的合法性、合规性和效益性。2.审计内容包括采购计划制定、供应商选择与管理、采购合同签订、药品验收、储存与养护、销售与代理等环节。3.对审计中发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）定期检查1.质量部门应定期对采购药品的质量进行抽检，检查药品质量是否符合法定标准和公司质量要求。2.仓储部门应定期对库存药品进行检查，确保药品储存条件符合规定，库存管理规范。3.销售部门应定期对销售合同执行情况进行检查，确保销售业务正常开展，销售回款及时足额。（三）专项检查1.根据公司业务需要或相关部门