新成立公司公章管理制度

新成立公司公章管理制度一、总则（一）目的为加强公司公章管理，维护公司利益和形象，确保公章使用的合法性、严肃性和规范性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）定义本制度所称公章，是指公司依法刻制并经公安机关备案，代表公司对外行使权力、承担责任的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。二、公章的刻制、启用与废止（一）公章的刻制1.公司公章的刻制由行政部门根据公司实际需要提出申请，经法定代表人批准后，由行政部门指定专人到公安机关指定的刻章单位办理刻制手续。2.刻制公章时，必须严格按照公安机关的要求提供相关证明材料，确保公章的规格、样式、材质等符合规定。3.新刻制的公章必须在公安机关备案，并取得《刻章许可证》后方可启用。（二）公章的启用1.新公章启用前，行政部门应填写《公章启用申请表》，详细注明公章名称、启用日期、使用范围等信息，经法定代表人签字批准后，方可启用。2.公章启用时，行政部门应将《公章启用申请表》及相关证明材料存档，并在公司内部发布公告，告知全体员工新公章的启用时间和使用范围。3.新公章启用后，原公章应立即停止使用，并按照规定进行封存或销毁。（三）公章的废止1.公章因磨损、遗失、被盗等原因需要废止时，行政部门应及时向公安机关报告，并办理相关手续。2.公章废止后，行政部门应填写《公章废止申请表》，详细注明公章名称、废止原因、废止日期等信息，经法定代表人签字批准后，方可进行废止处理。3.公章废止后，行政部门应将《公章废止申请表》及相关证明材料存档，并在公司内部发布公告，告知全体员工公章已废止。4.废止的公章应按照规定进行封存或销毁，严禁私自留存或使用。三、公章的保管（一）保管原则1.公司公章实行专人保管制度，由行政部门指定专人负责保管公章。2.公章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守公司公章管理制度，确保公章的安全和正确使用。3.公章保管人员不得将公章转借他人使用，不得擅自委托他人保管公章。（二）保管要求1.公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.公章保管人员应妥善保管公章，不得随意放置或携带公章外出。如因工作需要必须携带公章外出时，应经公司法定代表人批准，并填写《公章外出申请表》，详细注明外出时间、地点、事由等信息，同时安排专人陪同携带公章外出。3.公章保管人员应定期对公章进行检查，确保公章的完好无损。如发现公章有损坏或遗失等情况，应及时向公司报告，并采取相应的措施进行处理。（三）保管人员职责1.负责公章的日常保管工作，确保公章的安全和正确使用。2.严格按照公司公章管理制度的规定，办理公章的使用手续，对公章使用的合法性、真实性、完整性负责。3.定期对公章的使用情况进行统计和分析，及时向公司领导汇报公章使用过程中存在的问题，并提出改进建议。4.协助公司其他部门做好与公章相关的工作，如合同签订、文件盖章等。四、公章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等具有法律效力的文书；用于公司内部发布重要通知、决定、决议等文件；用于公司办理工商登记、税务申报、银行开户等相关业务；用于公司其他需要使用公章的事项。2.合同专用章主要用于公司对外签订各类合同、协议等经济合同文件。3.财务专用章主要用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务业务。4.法定代表人章主要用于公司法定代表人授权的特定事项，如签署文件、办理银行结算等。（二）使用流程1.用章申请使用部门或个人需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称、用章份数、用章时间等信息，并加盖部门公章或个人签字。2.审核批准《公章使用申请表》经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。如涉及重大事项或金额较大的合同协议等，还需报公司法定代表人审批。3.用章登记公章保管人员在收到经审核批准的《公章使用申请表》后，应进行详细登记，包括用章日期、用章部门、用章事由、用章文件名称、用章份数、批准人等信息。4.用章盖章公章保管人员按照《公章使用申请表》的要求，在规定的文件或材料上加盖公章，并确保公章清晰、端正、完整。5.用章归还用章完毕后，用章人员应及时将使用过的公章归还公章保管人员，并在《公章使用登记表》上签字确认。（三）使用要求1.公章使用必须严格按照规定的使用范围和使用流程进行，严禁超范围、超流程使用公章。2.公章使用前，用章人员应认真核对用章文件的内容，确保文件内容真实、合法、有效。如发现文件内容存在问题或疑问，应及时与相关部门或人员沟通核实，不得擅自盖章。3.公章使用时，应确保公章与文件内容相符，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。如因特殊情况需要在空白纸张上加盖公章时，必须经公司法定代表人批准，并在空白纸张上注明用途、有效期限等信息。4.公章使用后，用章人员应妥善保管用章文件，按照公司档案管理制度的规定进行归档保存。严禁私自留存或销毁用章文件。五、公章的监督与检查（一）监督机制1.公司设立公章管理监督小组，由行政部门负责人、财务部门负责人、审计部门负责人等组成，负责对公司公章管理情况进行监督检查。2.公章管理监督小组定期对公司公章的保管、使用情况进行检查，发现问题及时督促整改，并向公司领导汇报。（二）检查内容1.公章保管情况，包括公章存放地点、保管设施、保管人员职责履行等情况。2.公章使用情况，包括用章申请、审核批准、用章登记、用章盖章、用章归还等环节的执行情况。3.公章使用的合法性、真实性、完整性，包括用章文件内容是否真实、合法、有效，公章与文件内容是否相符等情况。（三）违规处理1.对于违反公司公章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.如因公章保管不善或使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，公司将依法追究相关责任人