核达中远通档案管理制度

核达中远通档案管理制度一、总则（一）目的为加强核达中远通档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理等各项活动中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于核达中远通公司及所属各部门、分支机构在各项工作中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范、有序。2.真实性原则。档案应如实反映公司各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则。全面收集、整理公司各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各项工作提供便捷服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹管理公司档案工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立和完善公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.对公司各部门档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。5.负责档案的安全保管，定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。6.开发利用档案信息资源，为公司各项工作提供档案查阅、借阅等服务。（二）各部门档案管理员各部门设立兼职档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交等工作。其主要职责包括：1.按照公司档案管理制度的要求，负责本部门日常工作中形成档案的收集、分类、整理，确保档案的齐全完整。2.定期将整理好的档案移交公司档案管理部门，并办理交接手续。3.协助档案管理部门开展档案业务培训和宣传工作，提高本部门员工的档案意识。4.为本部门查阅、利用档案提供便利，确保档案的合理使用。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类档案：包括公司各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、行政事务处理文件等。2.经营管理类档案：涵盖市场营销、合同协议、招投标文件、财务报表、审计报告、统计资料等。3.生产技术类档案：包含产品研发资料、工艺文件、生产图纸、设备档案、质量检验报告等。4.基本建设类档案：涉及公司新建、改建、扩建项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收资料等。5.科研项目类档案：包括科研项目立项申请书、研究报告、实验数据、成果鉴定文件等。6.其他类档案：如声像档案（照片、录音、录像等）、电子档案等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，确保档案及时、准确收集。2.档案形成部门应在文件办理完毕后，按照档案整理要求进行初步整理，定期移交档案管理部门。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应指定专人负责收集，确保档案的完整性和准确性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，可分为一级类目、二级类目、三级类目等。如行政管理类可分为综合管理、人力资源管理、行政管理等二级类目，人力资源管理下再分为人员招聘、培训、考核等三级类目。2.编号：为便于档案的管理和检索，对每一类档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。例如，行政管理类档案编号为XZGL001，其中XZGL代表行政管理类，001为该类档案的顺序号。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速查找和利用档案。四、档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材、防盗报警装置等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.同一类档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开排列。3.档案上架应排列整齐，标识清晰，便于识别和取用。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司和国家有长远利用价值的档案，应永久保存。如公司章程、重大决策文件、重要合同协议等。3.长期保管的档案：保管期限为16年至50年。主要包括公司一般业务活动中形成的重要档案，如年度工作计划与总结、中期财务报表等。4.短期保管的档案：保管期限为5年以下。一般是公司日常工作中形成的一般性档案，如一般性文件、临时性报表等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，确保档案的完整、准确和安全。3.清查过程中发现的问题应及时记录，并采取相应的措施进行处理。如档案损坏、丢失应及时修复、补充；保管期限届满的档案应及时进行鉴定和处理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，结合公司实际情况，对档案进行鉴定。2.对已超过保管期限的档案，应审查其是否仍具有保存价值。对于仍有重要参考价值的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应予以销毁。3.鉴定档案时，应考虑档案的真实性、完整性、系统性以及对公司生产、经营、管理等活动的影响。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁审批表》。2.《档案销毁审批表》应经部门负责人、档案管理部门负责人、分管领导审核签字，报总经理批准。3.经批准销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，注明档案编号、题名、日期、数量等信息。4.档案销毁应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人应在《档案销毁清单》上签字确认。5.销毁后的档案应在《档案销毁清单》上注明销毁方式（如焚烧、粉碎等）和销毁时间，并将《档案销毁清单》与相关审批文件一起归档保存。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度的规定。2.服务公司原则。档案利用应围绕公司中心工作，为公司生产、经营、管理等活动提供有效支持。3.保密安全原则。严格遵守档案保密规定，确保档案信息不泄露，同时做好档案利用过程中的安全保护工作。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。档案管理部门应根据申请提供相应的档案，并做好查阅登记。2.借阅：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人、档案管理部门负责人、分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失，按时归还。3.复制：根据工作需要，经档案管理部门负责人批准，可对档案进行复制。复制应注明复制日期、复制人、用途等信息，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等信息。利用登记记录应妥善保存，以备查询。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将电子文件收集齐全，并按照档案整理要求进行分类、编号、编目等整理工作。2.电子档案应采用通用格式存储，确保长期可读性。对于特殊格式的电子文件，应同时保存其读取软件或转换工具。3.电子档案的元数据应齐全、准确，能够反映电子文件的形成背景、内容、结构等信息。（二）电子档案的存储与备份1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行检查和维护。2.建立电子档案备份制度，对重要电子档案进行定期备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。3.电子档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等条件，防止电子档案数据丢失或损坏。（三）电子档案的利用与安全管理1.公司应建立电子档案管理系统，实现电子档案的在线查阅、借阅、复制等功能。利用电子档案时，应遵守档案利用的相关规定。2.加强电子档案的安全管理，设置不同的用户权限，防止电子档案信息泄露。定期对电子档案管理系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。3.对电子档案的操作应进行记录，包括登录时间、操作内容、操作人员等信息，以便进行审计和追溯。八、声像档案管理（一）声像档案的收集1.公司各部门应及时收集在各项工作中形成的声像档案，包括照片、录音、录像等。2.声像档案应反映公司重要活动、重大事件、生产经营成果等方面的内容，具有一定的历史价值和纪念意义。（二）声像档案的整理与编目1.对收集到的声像档案进行分类整理，可按照形成时间、主题、内容等进行分类。2.为声像档案编制详细的目录，包括题名、日期、拍摄人、内容简介等信息，便于查找和利用。3.对声像档案进行编号，编号应与纸质档案编号相对应，以便相互关联。（三）声像档案的保管与利用1.声像档案应采用专用的存储设备进行保管，如光盘、磁带等，