某燃气公司档案管理制度

某燃气公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一领导，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的历史过程和实际情况。3.完整性原则：确保档案材料齐全完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息安全。（四）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司档案管理制度。2.负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。3.集中统一管理公司各类档案，做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。4.定期对公司档案管理工作进行检查和评估，提出改进意见和建议。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识。（二）各部门职责1.负责本部门档案材料的收集、整理、立卷和归档工作，并按规定时间向综合管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案材料的完整和安全。3.配合综合管理部门做好档案的鉴定、销毁、统计等工作。4.积极支持和参与公司档案管理工作的各项活动，遵守档案管理制度。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件材料，包括工商登记、税务登记、组织机构代码证等相关资料。2.公司生产、经营、管理活动中产生的文件材料，如合同协议、技术文件、财务报表、工作计划与总结等。3.公司员工人事档案材料，包括招聘、培训、考核、晋升、奖惩等相关记录。4.公司工程建设项目档案材料，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。5.公司设备仪器档案材料，包括设备采购合同、安装调试记录、维护保养记录、技术资料等。6.公司对外宣传、交流活动中形成的文件材料，如宣传资料、会议纪要、接待记录等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门产生的档案材料，确保材料的完整性和准确性。2.对于重要文件材料，应实行“双套制”归档，即同时保存纸质和电子版本。3.档案材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的书写工具。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序或逻辑关系进行分类，确保分类合理、层次清晰。2.对每份档案材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录准确、完整。4.对档案材料进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定原则根据档案的保存价值和历史意义，对档案进行科学鉴定，确定合理的保管期限。（二）保管期限划分1.永久保存：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保存：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保存：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（三）鉴定程序1.综合管理部门定期组织档案鉴定工作，成立由档案管理人员、业务部门人员等组成的鉴定小组。2.鉴定小组按照保管期限划分标准，对档案进行逐卷鉴定，提出鉴定意见。3.鉴定意见经综合管理部门负责人审核后，报公司主管领导批准。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限的档案应分开存放，并有明显标识。（三）档案保管要求1.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应措施。2.做好档案库房的温湿度控制，保持适宜的温湿度环境。温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.对电子档案应进行定期备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失。4.严格遵守档案查阅制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案库房。六、档案的利用（一）利用原则1.遵循保密原则，确保档案信息不泄露。2.按照规定程序办理档案查阅手续，严格控制档案的查阅范围。3.充分发挥档案的利用价值，为公司生产、经营、管理提供有效服务。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅档案的。2.外单位因工作需要查阅公司档案的，须经公司主管领导批准，并办理相关手续。3.司法机关因办案需要查阅公司档案的，应按照国家有关法律法规办理手续。（三）利用程序1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部门审批。3.综合管理部门根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案，并做好查阅登记工作。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经综合管理部门同意。5.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还综合管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，上报公司主管领导和上级档案管理部门。（二）移交工作1.公司所属单位应定期向公司综合管理部门移交档案，移交时间和要求按照公司相关规定执行。2.移交档案时，应编制档案移交清单，双方签字确认。3.综合管理部门对接收的档案应及时进行整理、归档，确保档案的连续性和完整性。八、档案的销毁（一）销毁原则对已失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁，确保档案信息安全。（二）销毁范围1.已到保管期限，且经过鉴定确无保存价值的档案。2.重复、多余、重份的档案。3.因保管不善等原因造成破损、霉变、虫蛀等无法修复的档案。（三）销毁程序1.综合管理部门定期对拟销毁的档案进行清理和登记，编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》经综合管理部门负责人审核后，报公司主管领导批准。3.批准后的《档案销毁清册》应一式两份，一份留存综合管理部门，一份交档案销毁实施部门。4.档案销毁