建筑公司档案管理制度范本(2篇)

第3页共3页建筑公司档案管理制度范本一、总则1.为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特制定本制度。2、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理1.公司指定专人负责文件材料的管理。2.文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员收集,交行政备案。会议文件由行政收集。三、归档范围1.重要的会议材料,包括会议____通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2.本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3.本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录。4.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。四、归档要求1.档案质量总的要求是。遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。2.归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3.在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。4.不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。6、案卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清晰。五、档案管理人员职责1.按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2.按照归档范围、要求,将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的利用1.公司档案只有公司内部人员可以借阅。2.档案借阅的最长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。3.必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经领导批准才能摘抄或复制。5.必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、用毕按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员另行办理续借手续。七、本制度即日起开始执行。建筑公司档案管理制度范本(2)第一章总则第一条为了做好建筑公司的档案管理工作,保证档案的完整、准确、安全和便捷的使用,保证企业信息的连续性和系统性,提高工作效率和服务质量,制定本规程。第二章档案的管理范围第二条建筑公司的档案包括各类纸质档案、电子档案、图形、语音、图像、数据等形式的经营、管理、生产和科研档案。第三条档案管理部门的职责第三条档案管理部门是建筑公司的档案管理机构,负责整理、保管、利用、管理和保护档案资料的工作。1.负责制定和落实相应的档案管理制度,确保档案工作的有效实施。2.组织档案的收集、整理、登记、分类、编目、装订、整理、鉴定等工作。3.制订档案的借阅、调阅、移交、销毁等操作规程,并按照相关规定办理相关手续。4.组织档案的电子化管理工作,建立和维护电子档案系统。5.开展档案资料的整理、翻阅、复制、借阅、调阅等服务工作。6.负责档案资料的检索工作,及时提供档案信息。7.开展档案的保密工作,保护企业的商业秘密和个人隐私。8.定期组织档案的备份、复制和存储工作,确保档案安全可靠。9.开展档案的培训和宣传工作,提高档案管理的水平和意识。第四章档案的收集和整理第五条建筑公司的各个部门应按照规定,及时将产生的各类档案资料送交档案管理部门,由档案管理部门进行整理、编目、装订、归档等处理。第六条档案管理部门应按照规定,进行档案资料的审核、验收,并及时登记、编目等工作。第七条档案管理部门应建立相应的档案整理制度,规定档案的归档标准和方法,确保档案的一致性和完整性。第八条档案管理部门应建立现行档案和非现行档案的管理区分,认真处理不再使用的档案。第九条档案管理部门应按照规定的期限进行定期清理和盘点工作,删减不必要的档案。第十条档案管理部门应对原件进行整理、保管和备份,确保档案的安全性。第十一条对于敏感信息和商业秘密,档案管理部门应制定相应的保密措施,确保不对外泄露。第十二条档案管理部门应制定档案摘抄制度,并确保摘抄的忠实性和准确性。第五章档案的利用与开放第十三条档案管理部门应制定相关的档案利用和开放规程,确保档案的便捷使用。第十四条建筑公司的员工有权利在工作需要的范围内使用档案,但必须遵守相关的规定。第十五条对于外部机构和人员的档案借阅申请,档案管理部门应按照规定的程序进行审核和办理手续。第十六条对于档案的电子化和数字化利用,档案管理部门应制定相关政策和技术规范。第六章档案的保护与安全第十七条档案管理部门应建立完善的档案保护和安全制度,确保档案的安全可靠。第十八条对于档案的保存期限和销毁要求,档案管理部门应立即办理相应手续,确保档案的合法处理。第十九条档案管理部门应建立档案保管场所,保证档案的安全性和可读性。第二十条档案管理部门应组织档案的备份和复制工作,确保档案的完整性和可靠性。第二十一条对于遭受灾害或损毁的档案,档案管理部门应立即采取相应的补救措施,确保档案的恢复和复原。第七章档案的移交与交接第二十二条对于档案的移交和交接,档案管理部门应按照规定和程序进行移交和接收工作。第二十三条档案管理部门应对移交和接收的档案进行审核和整理,确保档案的完整性和准确性。第八章档案的质量与效益第二十四条档案管理部门应建立档案服务质量评价和效益分析制度,监督和改进档案管理工作。第二十五条档案管理部门应创新档案服务工作,提高效率和质量。第九章档案的培训与宣传第二十六条档案管理部门应组织档案管理人员进行岗位培训,提高档案管理水平和业务技能。第二十七条档案管理部门应组织档案管理人员参加相关的培训和学习活动,提高其综合素质和专业水平