验收档案管理办法

验收档案管理办法总则目的为了加强公司验收档案的科学管理，统一验收档案工作制度，更好地为公司各项工作服务，根据国家相关法律法规以及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司内部所有涉及验收工作所形成档案的管理，包括但不限于工程项目验收档案、产品验收档案、服务验收档案等。定义验收档案是指在验收活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是公司验收工作的真实反映和重要依据。管理原则验收档案管理工作遵循集中统一管理原则，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。档案管理机构与职责管理机构公司设立专门的档案管理部门，负责验收档案的集中管理工作。同时，各业务部门指定专人负责本部门验收档案的收集、整理和初步审核工作，并定期向档案管理部门移交。档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司验收档案管理的规章制度，并组织实施。2.负责接收、整理、保管和统计公司的验收档案，确保档案的安全和完整。3.对各业务部门的验收档案工作进行指导、监督和检查，开展档案业务培训。4.负责编制验收档案检索工具，开发档案信息资源，为公司各部门提供档案利用服务。5.定期对验收档案进行鉴定，按照规定做好档案的销毁和移交工作。业务部门职责1.负责本部门验收档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案的真实性、完整性和准确性。2.按照规定的时间和要求，将本部门的验收档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁和利用等工作。验收档案的收集收集范围1.工程项目验收档案：包括项目立项文件、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、施工记录、工程变更通知、质量检验报告、竣工验收报告等。2.产品验收档案：包括产品设计文件、原材料检验报告、生产过程记录、成品检验报告、用户反馈意见等。3.服务验收档案：包括服务合同、服务方案、服务过程记录、服务质量评估报告、客户满意度调查等。4.其他与验收工作相关的文件、资料，如会议纪要、来往信函、照片、音像资料等。收集要求1.各业务部门应在验收工作结束后及时收集相关档案资料，确保档案的齐全完整。2.档案资料应真实、准确、清晰，签字盖章手续完备。3.对不同载体的档案资料，应分别进行收集和整理，如纸质档案、电子档案、声像档案等。4.对于重要的档案资料，应同时收集原件和复印件，复印件应注明“与原件相符”并加盖公章。收集流程1.各业务部门的档案收集人员负责本部门验收档案的收集工作，按照收集范围和要求进行整理。2.档案收集人员对收集到的档案资料进行初步审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核通过后，档案收集人员将档案资料移交至本部门的档案管理人员进行再次审核。4.本部门档案管理人员审核无误后，填写《验收档案移交清单》，并将档案资料和移交清单一并移交至档案管理部门。验收档案的整理整理原则验收档案的整理应遵循档案形成的规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。整理方法1.纸质档案：按照文件的形成时间、类别和重要程度进行分类整理，采用年度类别保管期限的分类方法。对每份文件进行编号、编目，装订成册，并填写档案盒封面和脊背信息。2.电子档案：按照文件的存储格式、主题和时间进行分类整理，建立电子档案数据库。对每份电子文件进行命名、编号和元数据录入，确保电子档案的可检索性和可读性。3.声像档案：按照照片、录像的内容、时间和重要程度进行分类整理，建立声像档案目录。对照片进行冲印、编号和装册，对录像进行转录、编辑和存储。整理要求1.档案整理应做到分类准确、编号规范、装订整齐、编目清晰。2.电子档案应采用通用的存储格式，确保长期可读。3.声像档案应标注拍摄时间、地点、人物和事件等信息。验收档案的保管保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等条件。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案的安全存放。保管期限验收档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指保管期限为1650年的档案；短期保管的档案是指保管期限为15年以下的档案。具体保管期限按照国家相关规定和公司实际情况确定。保管要求1.档案管理部门应建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。2.对不同保管期限和类别的档案应分别存放，便于管理和查找。3.对电子档案应定期进行备份，存储在不同的存储介质上，防止数据丢失。4.对声像档案应定期进行检查和维护，确保音像资料的质量。验收档案的利用利用原则1.档案利用应遵循合法、安全、方便的原则，严格遵守国家有关保密规定。2.档案利用应优先满足公司内部各部门的工作需要，同时为公司的决策提供参考依据。利用方式1.查阅：公司内部各部门因工作需要查阅验收档案时，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。2.复制：因工作需要复制验收档案的，应填写《档案复制申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理部门应按照规定的程序进行复制，并做好复制记录。3.借阅：因工作需要借阅验收档案的，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过15天，如需延长借阅期限，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、损坏或丢失。利用权限1.公司内部各部门工作人员因工作需要可以查阅、复制和借阅本部门的验收档案。2.涉及公司机密的验收档案，需经公司领导批准后方可查阅、复制和借阅。3.外部单位因工作需要查阅、复制公司验收档案的，应持单位介绍信和本人有效身份证件，经公司领导批准后，到档案管理部门办理查阅、复制手续。验收档案的鉴定与销毁鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门和相关专业人员组成，负责对验收档案进行鉴定工作。鉴定标准档案鉴定小组应按照国家有关档案鉴定的标准和规定，对验收档案的保存价值进行鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。鉴定程序1.档案管理部门定期对到期的验收档案进行清理和初步鉴定，提出鉴定意见。2.档案鉴定小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，召开鉴定会议，形成鉴定结论。3.对经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，经公司领导批准后，予以销毁。销毁要求1.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息的彻底销毁。2.档案销毁时，应有两人以上监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。3.销毁后的档案销毁清册应永久保存。验收档案的移交内部移交公司内部各部门之间因工作需要移交