内蒙古档案管理办法

内蒙古档案管理办法一、总则（一）目的与依据为了加强内蒙古自治区档案管理，有效保护和利用档案，提高档案管理水平，服务经济社会发展，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合自治区实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于内蒙古自治区行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案管理活动。（三）基本原则档案管理工作应当遵循统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用的原则。（四）管理体制自治区档案行政管理部门主管全区档案事业，对全区档案工作实行统筹规划、组织协调、监督和指导。旗县级以上档案行政管理部门负责本行政区域内的档案管理工作，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作进行监督和指导。各单位应当按照国家有关规定，建立健全档案管理制度，负责本单位的档案管理工作，并接受档案行政管理部门的监督和指导。二、档案机构与人员（一）档案机构设置1.机关、团体、企业事业单位和其他组织应当根据工作需要，设立档案工作机构或者配备档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.对档案数量较少或者没有设立档案工作机构的单位，可以委托具有档案管理资质的机构代管档案。（二）档案工作人员要求1.档案工作人员应当具备档案专业知识和技能，忠于职守，遵纪守法。2.档案工作人员应当接受档案行政管理部门组织的业务培训，不断提高业务水平。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.单位应当建立健全文件材料形成、积累、整理和归档制度，确保文件材料齐全、完整、准确、系统。2.单位工作人员在公务活动中形成的文件材料，由承办部门或者承办人员负责收集齐全，并在规定时间内整理归档。（二）归档范围与保管期限1.单位应当按照国家和自治区有关规定，确定文件材料的归档范围和保管期限。2.归档范围应当包括反映单位主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，以及对国家和社会具有保存价值的文件材料。保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。（三）档案整理要求1.档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档文件材料应当按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制归档文件目录。3.纸质档案应当装订整齐，编目规范；电子档案应当按照国家和自治区有关标准进行整理和存储，确保数据的真实性、完整性和可用性。四、档案的保管（一）保管场所与设施设备1.单位应当设置专门的档案库房，档案库房应当符合防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等要求。2.档案库房应当配备必要的设施设备，如温湿度调控设备、消防设备、防盗报警设备、防虫防鼠设备等，确保档案的安全保管。（二）档案保管要求1.档案应当分类存放，排列有序，便于查找。2.对破损、褪色的档案应当及时进行修复；对电子档案应当定期进行备份，防止数据丢失。3.单位应当建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按照规定向上级主管部门和档案行政管理部门报送档案统计报表。（三）档案鉴定与销毁1.单位应当定期对已到保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案，应当按照国家有关规定进行销毁。2.档案鉴定工作应当由单位档案工作机构牵头，组织有关业务部门和人员共同进行，必要时可以邀请档案行政管理部门或者有关专家参与。3.档案销毁应当编制销毁清册，经单位负责人批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。销毁清册应当永久保存。五、档案的利用（一）利用范围与方式1.单位应当积极开展档案利用工作，为社会各方面提供服务。档案利用范围包括本单位工作查考、社会利用、编史修志、学术研究等。2.单位应当根据档案的保密规定和利用需求，确定档案利用方式。档案利用方式主要包括查阅、借阅、复制等。（二）利用手续与要求1.单位内部人员查阅、借阅档案，应当填写查阅、借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅、借阅。查阅、借阅档案应当在档案库房内进行，不得擅自将档案带出库房。2.外单位人员查阅、借阅档案，应当持有单位介绍信或者其他有效证明，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅、借阅。查阅、借阅重要档案应当经单位负责人批准。3.查阅、借阅档案应当遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损等。复制档案应当经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。（三）档案开放与公布1.单位应当按照国家有关规定，定期向社会开放档案。档案开放应当编制开放档案目录，向社会公布。2.单位应当按照国家有关规定，对涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等不宜开放的档案进行保密管理。对已开放的档案，单位可以根据需要进行公布，但应当遵守国家有关规定，确保档案信息的安全。六、电子档案管理（一）电子档案的形成与收集1.单位应当将电子文件的形成、办理过程纳入档案管理程序，确保电子文件的真实、完整、准确、系统。2.单位应当按照国家和自治区有关标准，对电子文件进行分类、编号、存储等管理，确保电子文件的可读性和可利用性。（二）电子档案的整理与归档1.电子档案应当按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制电子档案目录。2.电子档案应当与纸质档案同步归档，归档时应当确保电子档案与纸质档案的内容一致，并按照规定进行存储和保管。（三）电子档案的保管与利用1.电子档案应当存储在符合国家和自治区有关标准的存储介质上，并实行异地备份。2.单位应当建立电子档案利用管理制度，对电子档案的查阅、借阅、复制等进行严格管理，确保电子档案的安全。3.利用电子档案应当使用符合国家和自治区有关标准的软件和设备，确保电子档案的正常读取和利用。七、监督与检查（一）监督检查主体与职责1.档案行政管理部门应当依法对单位的档案管理工作进行监督检查，及时发现和纠正档案管理工作中的违法行为。2.档案行政管理部门可以采取查阅、复制有关文件资料，实地检查档案保管情况等方式进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况；2.档案机构设置和人员配备情况；3.档案的收集、整理、保管、利用等情况；4.电子档案管理情况；5.档案鉴定与销毁情况。（三）法律责任1.单位违反本办法规定，有下列行为之一的，由档案行政管理部门责令限期改正；逾期不改正的，对单位处1000元以上1万元以下的罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员处500元以上5000元以下的罚款：未建立健全档案管理制度的；未按照规定设立档案工作机构或者配备档案工作人员的；未按照规定收集、整理、保管、利用档案的；未按照规定对电子档案进行管理的；未按照规定进行档案鉴定与销毁的。2.单位违反本办法规定，造成档案损失的，由档案行政管理部门责令赔偿损失；情