单位印鉴卡管理办法

单位印鉴卡管理办法总则目的为加强本单位印鉴卡的管理，规范印鉴卡的使用流程，防范因印鉴卡管理不善带来的风险，保障单位资金安全和正常运营，根据国家相关法律法规以及行业标准，结合本单位实际情况，特制定本办法。适用范围本办法适用于本单位及下属各部门、分支机构印鉴卡的管理工作，包括印鉴卡的申请、制作、使用、保管、变更、注销等环节。定义本办法所称印鉴卡，是指本单位在银行等金融机构预留的用于确认付款或其他业务授权的印章样本卡片，印鉴卡上的印章包括单位公章、财务专用章、法定代表人或其授权代理人的个人名章等。管理职责管理部门本单位财务部门为印鉴卡的归口管理部门，负责印鉴卡的统一管理工作，包括印鉴卡的申请、备案、变更、注销等手续的办理，以及对印鉴卡使用情况的监督检查。相关部门职责1.业务部门：负责根据业务需要提出印鉴卡的申请，并提供相关的业务资料和证明文件。2.法务部门：负责对印鉴卡管理过程中的法律问题进行审核和指导，确保印鉴卡的管理符合法律法规的要求。3.审计部门：负责对印鉴卡的管理情况进行定期审计和监督，检查印鉴卡的使用是否合规，是否存在风险隐患。岗位设置及职责1.印鉴卡管理员：负责印鉴卡的日常管理工作，包括印鉴卡的保管、使用登记、变更记录等。印鉴卡管理员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印鉴卡管理的各项规定。2.审批人员：负责对印鉴卡的申请、变更、注销等事项进行审批，审批人员应严格按照规定的权限和程序进行审批，确保印鉴卡的管理符合单位的利益和要求。印鉴卡的申请与制作申请流程1.业务部门根据业务需要，填写《印鉴卡申请表》，详细注明申请印鉴卡的用途、使用范围、使用期限等信息，并附相关的业务资料和证明文件。2.《印鉴卡申请表》经业务部门负责人审核签字后，报财务部门审核。3.财务部门对《印鉴卡申请表》及相关资料进行审核，审核内容包括申请事项是否符合单位的规定和业务需要，申请资料是否齐全、真实、有效等。审核通过后，报单位领导审批。4.单位领导对印鉴卡申请事项进行审批，审批通过后，财务部门方可办理印鉴卡的制作手续。制作要求1.印鉴卡的制作应符合银行等金融机构的要求，印鉴卡上的印章应清晰、完整、准确，与单位在银行预留的印章样本一致。2.印鉴卡的制作应由财务部门指定专人负责，制作过程应严格保密，防止印章信息泄露。3.印鉴卡制作完成后，应及时进行登记备案，建立印鉴卡档案，记录印鉴卡的基本信息、使用情况等。印鉴卡的使用使用原则1.印鉴卡的使用应严格遵循“谁使用、谁负责”的原则，使用人员应严格按照规定的权限和程序使用印鉴卡，不得超越权限或违反规定使用印鉴卡。2.印鉴卡的使用应与业务事项相对应，不得将印鉴卡用于与业务无关的事项。3.印鉴卡的使用应进行严格的登记，记录使用时间、使用事项、使用人员等信息，以便日后查询和审计。使用流程1.使用人员在使用印鉴卡前，应填写《印鉴卡使用申请表》，详细注明使用印鉴卡的业务事项、金额、使用时间等信息，并经业务部门负责人审核签字。2.《印鉴卡使用申请表》经业务部门负责人审核签字后，报财务部门审核。财务部门对使用申请进行审核，审核内容包括业务事项是否真实、合规，使用金额是否在规定的权限范围内等。审核通过后，方可使用印鉴卡。3.印鉴卡管理员根据审核通过的《印鉴卡使用申请表》，将印鉴卡提供给使用人员，并在《印鉴卡使用登记簿》上进行登记。使用人员应在《印鉴卡使用登记簿》上签字确认。4.使用人员使用印鉴卡完成业务后，应及时将印鉴卡归还印鉴卡管理员，并在《印鉴卡使用登记簿》上注明归还时间。印鉴卡管理员应对归还的印鉴卡进行检查，确保印鉴卡完好无损。特殊情况处理1.如遇紧急情况需要使用印鉴卡，而无法及时办理审批手续的，使用人员应先电话请示单位领导，经单位领导同意后，方可使用印鉴卡。使用后，使用人员应及时补办审批手续。2.如因业务需要，需将印鉴卡带出单位使用的，使用人员应填写《印鉴卡外借申请表》，详细注明外借的原因、时间、地点等信息，并经单位领导审批同意。外借期间，使用人员应妥善保管印鉴卡，确保印鉴卡的安全。外借结束后，使用人员应及时将印鉴卡归还印鉴卡管理员。印鉴卡的保管保管要求1.印鉴卡应存放在专门的保险柜中，保险柜应放置在安全、干燥、通风的地方，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印鉴卡的保管应实行双人双锁制度，即由两名印鉴卡管理员分别保管保险柜的钥匙和密码，两人同时在场方可开启保险柜。3.印鉴卡管理员应定期对印鉴卡进行检查，确保印鉴卡的安全和完好。如发现印鉴卡有损坏、丢失等情况，应及时报告财务部门和单位领导，并采取相应的措施进行处理。交接管理1.印鉴卡管理员因工作调动、离职等原因需要交接印鉴卡时，应办理交接手续。交接手续应包括印鉴卡的实物交接、印鉴卡档案的交接、印鉴卡使用登记记录的交接等。2.交接双方应在《印鉴卡交接清单》上签字确认，注明交接的时间、内容、数量等信息。财务部门应派人监交，确保交接工作的顺利进行。印鉴卡的变更与注销变更情形1.单位名称、法定代表人、地址等基本信息发生变更的，应及时办理印鉴卡的变更手续。2.印鉴卡上的印章发生损坏、丢失等情况的，应及时办理印鉴卡的变更手续。3.因业务需要，需要更换印鉴卡上的印章或调整印鉴卡的使用范围、使用期限等信息的，应及时办理印鉴卡的变更手续。变更流程1.业务部门根据变更情况，填写《印鉴卡变更申请表》，详细注明变更的内容、原因、时间等信息，并附相关的证明文件。2.《印鉴卡变更申请表》经业务部门负责人审核签字后，报财务部门审核。3.财务部门对《印鉴卡变更申请表》及相关资料进行审核，审核通过后，报单位领导审批。4.单位领导对印鉴卡变更事项进行审批，审批通过后，财务部门方可办理印鉴卡的变更手续。变更手续办理完成后，应及时通知银行等金融机构。注销情形1.单位因合并、分立、解散、破产等原因终止的，应及时办理印鉴卡的注销手续。2.印鉴卡的使用期限已到，且不再需要使用的，应及时办理印鉴卡的注销手续。3.因业务调整，不再需要使用印鉴卡的，应及时办理印鉴卡的注销手续。注销流程1.业务部门根据注销情况，填写《印鉴卡注销申请表》，详细注明注销的原因、时间等信息，并附相关的证明文件。2.《印鉴卡注销申请表》经业务部门负责人审核签字后，报财务部门审核。3.财务部门对《印鉴卡注销申请表》及相关资料进行审核，审核通过后，报单位领导审批。4.单位领导对印鉴卡注销事项进行审批，审批通过后，财务部门方可办理印鉴卡的注销手续。注销手续办理完成后，应及时通知银行等金融机构，并将印鉴卡进行销毁处理。监督检查与责任追究监督检查1.财务部门应定期对印鉴卡的管理情况进行检查，检查内容包括印鉴卡的申请、制作、使用、保管、变更、注销等环节是否符合规定的程序和要求，印鉴卡的使用登记记录是否完整、准确等。2.审计部门应定期对印鉴卡的管理情况进行审计，审计内容包括印鉴卡的管理是否合规，是否存在风险隐患等。审计结果应及时反馈给单位领导和相关部门。责任追究1.对违反本办法规定，擅自使用、变更、注销印鉴卡