代持股印章管理办法

代持股印章管理办法一、总则（一）目的为规范公司代持股行为中的印章管理，保障公司及相关各方的合法权益，维护公司正常运营秩序，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部涉及代持股关系的所有印章使用与管理活动，包括但不限于代持股协议签订、股东权益行使、公司决策执行等过程中涉及的各类印章。（三）基本原则1.合法合规原则：印章管理必须严格遵守国家法律法规和行业规范，确保所有印章使用行为合法有效。2.审慎授权原则：明确印章使用的审批流程和权限，未经授权不得擅自使用印章。3.责任追溯原则：对印章使用情况进行详细记录，以便在出现问题时能够追溯责任。二、印章种类及用途（一）公司公章1.用途：代表公司对外行使权力，如签订合同、协议、文件等具有法律效力的文书；办理工商登记、税务申报等重要事项；代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。2.使用范围：仅限于公司法定代表人或经法定代表人书面授权的人员使用，使用时需填写《公章使用申请表》，详细说明用章事项、用途、用章期限等内容，并经相关审批流程批准。（二）法定代表人章1.用途：用于办理银行结算账户、支票、汇票等支付票据业务；在公司授权范围内代表法定代表人签署相关文件。2.使用范围：由法定代表人指定专人保管，使用时需参照公章使用流程进行审批，并在《法定代表人章使用登记表》上进行登记。（三）财务专用章1.用途：专门用于公司财务核算、资金收付等财务相关业务，如开具发票、收据、支票背书等。2.使用范围：由公司财务部门负责人指定专人保管，使用时需填写《财务专用章使用申请表》，经财务负责人审核签字后，按照规定用途使用，并在《财务专用章使用登记表》上记录。（四）合同专用章1.用途：主要用于签订各类经济合同、业务合作协议等，明确双方权利义务关系。2.使用范围：由公司合同管理部门负责人指定专人保管，使用时需依据合同审批流程，在《合同专用章使用申请表》上注明合同名称、编号、签订对象、金额等信息，经审批通过后使用，并在《合同专用章使用登记表》上详细记录。（五）部门章1.用途：各部门根据工作需要自行刻制的印章，用于本部门内部文件、通知、报表等的盖章确认，不得对外使用。2.使用范围：由各部门负责人指定专人保管，使用时需在本部门内部进行登记，填写《部门章使用登记表》，注明用章事项、日期等内容。三、印章的刻制与启用（一）刻制1.因公司业务发展、管理需要等确需刻制印章的，由相关部门提出书面申请，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并提交公司总经理审批。2.经总经理批准后，由行政部门负责统一联系具有合法资质的印章刻制单位进行刻制。刻制过程中，行政部门应全程监督，确保印章内容准确无误，符合公司要求。3.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章实物、印模样本等资料进行登记备案，并将印章移交至指定保管人。（二）启用1.新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、保管人等信息，并附印模样本，报公司总经理批准。2.经批准后，行政部门应发布印章启用通知，明确告知公司各部门新印章的启用时间、用途、使用规定等事项。同时，将新印章印模样本分发给相关部门，以便识别和核对。3.新印章启用后，原相关印章同时废止，行政部门应及时收回废止印章，并进行妥善保管或销毁处理。四、印章的保管（一）保管人员职责1.公司各类印章应指定专人负责保管，保管人员必须具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理规定，确保印章安全。2.保管人员应妥善保管印章，不得将印章随意放置或转借他人使用。如因特殊情况需要临时交接印章的，必须经部门负责人同意，并办理书面交接手续。3.保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、丢失等情况，应立即报告部门负责人，并采取相应措施进行处理。（二）保管方式1.公司公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章等重要印章应实行双人保管制度，分别由不同人员负责保管保险柜钥匙和密码。2.部门章由各部门指定专人保管，保管人员应将印章存放在安全可靠的地方，如保险柜或专门的印章保管箱内。3.对于代持股相关的特殊印章，如涉及代持股关系确认、权益行使等专用印章，应根据具体情况，按照公司规定的保管方式进行妥善保管，确保印章使用的安全性和准确性。五、印章的使用（一）使用流程1.用章申请人填写《印章使用申请表》，详细说明用章事项、用途、用章期限、涉及金额等内容，并签字确认。2.将《印章使用申请表》提交至相关审批人进行审批。审批人应根据公司规定和实际情况，对用章事项进行严格审核，确保用章行为合法合规、真实有效。3.经审批通过后，用章申请人将《印章使用申请表》交至印章保管人处。保管人应认真核对申请表内容与用章事项是否一致，确认无误后，按照规定在相应文件或票据上加盖印章，并在《印章使用登记表》上记录用章时间、用章人、用章事项等信息。4.用章完毕后，印章保管人应及时将印章归位保管，并将《印章使用申请表》存档备查。（二）审批权限1.公司公章、法定代表人章的使用，需经公司总经理审批。涉及重大事项、金额较大的合同或文件用章，还需经董事会或股东会审议通过。2.财务专用章的使用，由公司财务负责人审批。涉及金额较大的资金收付业务用章，需经公司总经理审核。3.合同专用章的使用，根据合同金额大小和重要程度，按照公司合同审批流程进行审批。一般合同由合同管理部门负责人审核，重大合同需经公司总经理审批。4.部门章的使用，由各部门负责人审批。涉及重要事项或对外文件用章，需报公司分管领导审核。（三）使用限制1.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等文件上加盖印章。如因特殊情况确需预盖印章的，必须在印章空白处注明用途、有效期限等信息，并严格控制使用范围。2.印章使用应严格按照规定的用途和审批权限进行，不得擅自扩大使用范围或用于其他未经批准的事项。3.对于代持股相关的印章使用，必须严格遵循代持股协议约定和公司相关规定，确保印章使用与代持股关系的真实性、合法性和有效性相符。六、印章的变更与注销（一）变更1.因公司名称变更、法定代表人变更、经营范围调整等原因需要变更印章的，由行政部门负责按照印章刻制与启用的相关规定，办理印章变更手续。2.印章变更前，行政部门应发布印章变更通知，明确告知公司各部门旧印章停止使用的时间和新印章启用的时间、用途、使用规定等事项。同时，收回旧印章，并进行妥善保管或销毁处理。3.印章变更后，行政部门应及时更新公司印章管理档案，包括印章印模样本、保管人员信息、使用记录等内容。（二）注销1.因公司合并、分立、解散、破产等原因需要注销印章的，由行政部门负责按照相关法律法规和公司规定，办理印章注销手续。2.印章注销前，行政部门应清理印章使用记录，确保所有印章使用行为均已妥善处理。同时，收回所有印章，并进行登记备案。3.经公司总经理批准后，行政部门应将印章移交给相关部门或机构进行销毁处理，并在公司印章管理档案中注明印章注销情况。七、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门应定期对印章管理情况进行审计检查，重点检查印章的保管、使用、审批等环节是否符合规定，是否存在违规使用印章的行为。2.审计部门应根据审计检查结果，出具审计报告，提出改进意见和建议，并督促相关部门进行整改。对于发现的违规问题，应按照公司规定追究相关人员的责任。（二）外部监督1.公司应接受政府监管部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合提供印章管理相关资料和信息。2.对于外部监督检查中提出的问题和要求，公司应认真对待，及时整改落实，并将整改情况反馈给相关外部机构。八、责任追究（一）违规行为界定1.未经授权擅自使用印章的；2.超越审批权限使用印章的；3.在空白文件上加盖印章的；4.印章保管不善导致印章丢失、被盗用、损坏的；5.其他违反印章管理规定的行为。（二）责任追究方式1.对于违规使用印章的行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人警告、罚款、降职、撤职等处分；造成经济损失的，应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。