基建办合同管理办法

基建办合同管理办法一、总则（一）目的为加强基建办合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于基建办对外签订的各类建设工程合同，包括但不限于工程勘察、设计、施工、监理、材料设备采购等合同。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫另一方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害任何一方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。（四）职责分工1.基建办主任：负责合同管理工作的总体领导和决策，审核重大合同。2.合同管理部门：负责合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等日常管理工作，建立合同台账，定期对合同履行情况进行检查和分析。3.项目负责人：负责合同项目的具体实施，及时向合同管理部门反馈合同履行情况，协助处理合同履行过程中出现的问题。4.财务部门：负责审核合同的付款条款，监督合同款项的支付，协助处理合同纠纷。5.法务部门：负责对合同的合法性进行审查，提供法律咨询和服务，协助处理合同纠纷。二、合同签订管理（一）合同签订流程1.项目负责人根据项目需求，提出签订合同的申请，填写《合同签订申请表》，详细说明合同的名称、标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式等内容，并提交相关资料。2.合同管理部门对项目负责人提交的申请及相关资料进行初审，审核通过后，将合同文本交法务部门进行合法性审查。3.法务部门对合同文本进行合法性审查，提出审查意见。合同管理部门根据法务部门的审查意见，对合同文本进行修改完善。4.合同文本修改完善后，提交基建办主任审核。基建办主任审核通过后，授权合同管理部门与对方签订合同。5.合同管理部门在签订合同前，应再次对合同文本进行核对，确保合同条款准确无误。签订合同后，应及时将合同副本送财务部门、项目负责人等相关部门备案。（二）合同文本要求1.合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免歧义。2.合同条款应符合国家法律法规及行业标准的要求，明确双方的权利和义务，包括但不限于工程内容、质量标准、价款支付方式、履行期限、违约责任等。3.合同中应明确约定争议解决方式，如协商、仲裁或诉讼等。4.合同文本应加盖公司公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表人签字。（三）合同授权管理1.基建办主任应根据合同的性质、金额等因素，确定合同签订的授权范围，并以书面形式授权合同管理部门与对方签订合同。2.被授权人应在授权范围内签订合同，不得超越授权范围签订合同。如因特殊情况需要超越授权范围签订合同的，应及时向基建办主任报告，并获得书面批准。3.合同管理部门应建立合同授权台账，记录合同签订的授权情况，包括授权人、被授权人、授权范围、授权期限等内容。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，合同管理部门应及时组织项目负责人、财务部门、法务部门等相关人员进行合同交底，明确合同双方的权利和义务，以及合同履行过程中的注意事项。2.合同交底的内容应包括合同的主要条款、双方的责任和义务、履行期限、质量标准、价款支付方式、违约责任等。3.合同管理部门应将合同交底的情况记录在案，形成《合同交底记录》，并存档保管。（二）合同执行跟踪1.项目负责人应按照合同约定，组织实施项目，确保项目按时、按质、按量完成。在合同履行过程中，如发现问题或需要变更合同的，应及时向合同管理部门报告。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时掌握合同履行进度，发现问题及时协调解决。如发现对方未按照合同约定履行义务的，应及时采取措施，要求对方履行义务，并追究对方的违约责任。3.财务部门应按照合同约定，及时审核支付合同款项，确保合同款项的支付准确无误。如发现合同款项支付存在问题的，应及时与合同管理部门、项目负责人等相关部门沟通协调，共同解决问题。（三）合同变更管理1.合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、工程变更等原因需要变更合同的，合同双方应协商一致，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的合同条款等内容，并由双方签字盖章确认。3.合同管理部门应及时将合同变更协议送财务部门、项目负责人等相关部门备案，并对合同台账进行更新。（四）合同终止管理1.合同履行完毕后，合同双方应按照合同约定进行验收结算，办理合同终止手续。2.合同终止后，合同管理部门应及时对合同履行情况进行总结分析，形成《合同履行情况总结报告》，并存档保管。3.合同管理部门应将合同终止的情况通知财务部门、项目负责人等相关部门，对合同款项进行清理结算，确保合同款项的支付准确无误。四、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期对合同履行过程中可能存在的风险进行识别和评估，分析风险产生的原因、影响程度和可能性，制定相应的风险应对措施。2.风险识别与评估的内容应包括合同签订风险、合同履行风险、合同变更风险、合同终止风险等。3.合同管理部门应建立合同风险台账，记录合同风险的识别、评估和应对情况，及时跟踪风险的变化情况，调整风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于合同签订风险，应加强合同文本的审核，确保合同条款合法合规、公平合理，明确双方的权利和义务，避免合同纠纷的发生。2.对于合同履行风险，应加强合同执行跟踪，及时掌握合同履行进度，发现问题及时协调解决，确保合同按时、按质、按量完成。3.对于合同变更风险，应严格按照合同变更程序进行操作，签订书面的合同变更协议，明确变更的内容、原因、变更后的合同条款等内容，确保合同变更合法合规。4.对于合同终止风险，应按照合同约定进行验收结算，办理合同终止手续，确保合同款项的支付准确无误，避免合同纠纷的发生。（三）合同纠纷处理1.合同履行过程中，如发生合同纠纷，合同双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如仲裁或诉讼等。2.合同管理部门应及时收集、整理合同纠纷相关的证据材料，协助法务部门进行处理。法务部门应根据合同纠纷的具体情况，制定相应的处理方案，维护公司的合法权益。3.在合同纠纷处理过程中，合同管理部门应及时向基建办主任报告纠纷处理情况，接受基建办主任的指导和决策。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同管理部门应及时收集合同文本、合同签订申请表、合同审查意见、合同变更协议、合同终止协议等相关资料，并进行整理归档。2.合同履行过程中，如产生与合同相关的文件、资料、记录等，项目负责人应及时将其交合同管理部门进行整理归档。3.合同纠纷处理过程中，如产生与合同纠纷相关的文件、资料、记录等，法务部门应及时将其交合同管理部门进行整理归档。（二）档案整理1.合同管理部门应按照合同类别、时间顺序等对合同档案进行整理，编制合同档案目录，便于查阅和管理。2.合同档案应包括合同文本、合同签订申请表、合同审查意见、合同变更协议、合同终止协议、合同履行记录、合同纠纷处理记录等相关资料。3.合同档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保存，确保档案的完整性和安全性。（三）档案保管1.合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，建立合同档案保管制度，确保合同档案的安全和完整。2.合同档案应存放在专门的档案柜中，按照合同类别、时间顺序等进行分类存放，并定期进行整理和盘点。3.合同档案的保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行，期满后如需销毁的，应按照规定的程序进行销毁。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，交合同管理部门查阅。2.合同管理部门应按照规定的程序进行查阅登记，查阅人员应在查阅登记表上签字确认。查阅人员不得擅自复印、摘抄合同档案内容，如需复印、摘