合同签约岗管理办法

合同签约岗管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同签约管理，规范合同签约流程，保障公司合法权益，提高合同签约工作效率和质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各分支机构在经营活动中涉及的各类合同签约工作。（三）基本原则1.依法合规原则合同签约必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同内容合法有效。2.审慎严谨原则签约前应对合同对方主体资格、资信状况、履约能力等进行充分调查，审慎签订合同，避免风险。3.职责明确原则明确各部门及人员在合同签约过程中的职责，确保流程顺畅，责任落实。4.全程管控原则对合同签约全过程进行跟踪管理，包括合同起草、审核、签订、履行、变更、终止等环节。二、合同签约岗设置与职责（一）岗位设置公司设立合同签约岗，配备专业的合同管理人员，负责合同签约的具体工作。（二）岗位职责1.合同起草根据业务需求，负责起草各类合同文本，确保合同条款清晰、准确、完整，符合法律法规和公司利益。2.合同审核对起草的合同进行初步审核，检查合同条款的合法性、合规性、合理性，提出修改意见。3.合同对方调查负责对合同对方的主体资格、资信状况、履约能力等进行调查，收集相关资料，建立对方档案。4.合同谈判参与合同谈判，协助业务部门制定谈判策略，维护公司利益。5.合同签订组织合同签订仪式，确保合同签订过程合规、有序，监督合同签字盖章的真实性和完整性。6.合同归档负责合同文本及相关资料的整理、归档，建立合同台账，便于查询和管理。7.合同履行跟踪对合同履行情况进行跟踪，及时掌握合同执行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。8.合同变更与终止负责合同变更、终止等事项的审核和办理，确保相关手续合规。三、合同签约流程（一）合同发起1.业务部门根据业务需求，填写《合同发起申请表》，详细说明合同的基本情况、签约对方、合同标的、金额、履行期限等内容，并提交相关背景资料。2.《合同发起申请表》经部门负责人审核签字后，提交至合同签约岗。（二）合同起草1.合同签约岗收到《合同发起申请表》后，根据业务部门提供的信息，起草合同文本。2.合同文本应使用公司统一的合同模板，如无合适模板，可参照相关法律法规和行业惯例进行起草。3.合同条款应明确双方的权利义务、违约责任、争议解决方式等内容，避免模糊不清或歧义条款。（三）合同审核1.合同起草完成后，合同签约岗将合同文本提交至法务部门进行法律审核。2.法务部门对合同文本的合法性、合规性进行审查，重点审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。3.法务部门审核通过后，将合同文本返回合同签约岗，同时出具法律审核意见。4.合同签约岗根据法务部门的审核意见，对合同文本进行修改完善。如业务部门对审核意见有异议，可与法务部门进行沟通协商，必要时可组织专题会议进行讨论。（四）合同对方调查1.在合同审核通过后，合同签约岗负责对合同对方进行调查。2.调查内容包括对方的主体资格、经营范围、注册资本、法定代表人、联系方式、经营状况、财务状况、涉诉情况等。3.合同签约岗可通过国家企业信用信息公示系统、信用中国、中国裁判文书网等渠道查询对方相关信息，也可要求对方提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明、财务报表等资料。4.根据调查结果，合同签约岗填写《合同对方调查情况表》，对对方的资信状况和履约能力进行评估，并提出是否签订合同的建议。（五）合同谈判1.如合同对方调查情况良好，业务部门可组织合同谈判。合同签约岗应参与谈判过程，协助业务部门制定谈判策略。2.谈判过程中，双方应就合同条款进行充分沟通协商，明确双方的权利义务，达成一致意见。3.谈判达成一致后，双方应形成《合同谈判纪要》，记录谈判的主要内容和结果，并由双方代表签字确认。（六）合同签订1.合同谈判达成一致后，合同签约岗根据《合同谈判纪要》和修改后的合同文本，制作正式合同文件。2.正式合同文件应包括合同正本、副本、附件等，确保合同内容完整、准确。3.合同签约岗组织合同签订仪式，通知双方代表按时参加。签订仪式上，双方代表应仔细核对合同条款，确认无误后签字盖章。4.合同签字盖章完成后，合同签约岗负责对合同原件进行妥善保管，并及时将合同副本分发给相关部门和人员。（七）合同归档1.合同签订后，合同签约岗应及时将合同文本及相关资料进行整理、归档。2.归档资料应包括合同发起申请表、合同文本、法律审核意见、合同对方调查情况表、合同谈判纪要、合同签字盖章页复印件等。3.合同签约岗应建立合同台账，对合同的基本信息、签订时间、履行期限、金额、对方信息等进行详细记录，便于查询和管理。（八）合同履行跟踪1.合同签订后，合同签约岗负责对合同履行情况进行跟踪。2.定期与业务部门沟通，了解合同执行进度，及时掌握合同履行过程中出现的问题。3.如发现合同履行过程中出现异常情况，合同签约岗应及时向部门负责人汇报，并协助业务部门采取措施解决问题。4.合同履行完毕后，合同签约岗应及时对合同履行情况进行总结，整理相关资料，归档保存。（九）合同变更与终止1.如因业务需要或其他原因，需对合同进行变更，业务部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、条款等，并提交相关证明材料。2.《合同变更申请表》经部门负责人审核签字后，提交至合同签约岗。合同签约岗对变更申请进行审核，如涉及法律条款变更，应提交法务部门进行法律审核。3.审核通过后，合同签约岗组织双方签订《合同变更协议》，确保变更后的合同内容合法有效。4.如合同履行完毕或因其他原因需终止合同，业务部门应填写《合同终止申请表》，说明终止的原因、时间等，并提交相关证明材料。5.《合同终止申请表》经部门负责人审核签字后，提交至合同签约岗。合同签约岗对终止申请进行审核，确认合同终止的条件已满足。6.审核通过后，合同签约岗组织双方签订《合同终止协议》，办理相关手续，如结算款项、返还财物等。四、合同签约风险防控（一）法律风险防控1.加强合同法律审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。2.定期组织合同管理人员和业务人员进行法律法规培训，提高法律意识和风险防范能力。3.关注法律法规政策变化，及时调整合同签约策略和合同文本，确保公司合同合法合规。（二）信用风险防控1.加强合同对方调查，全面了解对方的资信状况和履约能力，避免与信用不良的企业签订合同。2.在合同中约定明确的违约责任和争议解决方式，加大对方违约成本，保障公司合法权益。3.建立合同对方信用档案，对对方的信用状况进行动态跟踪管理，及时调整合作策略。（三）操作风险防控1.规范合同签约流程，明确各环节的职责和操作要求，确保流程顺畅，避免操作失误。2.加强合同文本管理，严格控制合同文本的起草、审核、签订、归档等环节，防止合同文本泄露或丢失。3.建立合同签约监督机制，定期对合同签约工作进行检查和评估，及时发现和纠正存在的问题。五、合同签约档案管理（一）档案收集合同签约岗负责收集合同签约过程中形成的各类文件资料，包括合同发起申请表、合同文本、法律审核意见、合同对方调查情况表、合同谈判纪要、合同签字盖章页复印件等。（二）档案整理1.合同签约岗对收集到的文件资料进行分类整理，按照合同类别、签订时间等顺序进行编号。2.对每份合同文件进行扫描，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.将整理好的合同文件资料装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明合同名称、签订时间、档案编号等信息。（三）档案保管1.设立专门的合同签约档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等。2.合同签约档案室应安排专人负责管理，严格遵守档案管理制度，确保档案安全。3.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案的完整性和可读性。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，到合同签约档案室查阅。2.查阅人员应在档案室指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或借阅档案，应按照档案管理制度办理相关手续。3.外部单位或个人因工作需要查阅合同档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，方可查阅。查阅过程中，应安排专人陪同，确保档案安全。六、监督与考核（一）监督检查1.公司审计部门定期对合同签约工作进行监督检查，重点检查合同签约流程的执行情况、合同文本的合法性合规性、合同对方调查情况、合同履行情况等。2.审计部门在监督检查过程中，如发现问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立合同签约