合同与票据管理办法

合同与票据管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同与票据管理，规范合同签订、履行及票据开具、使用、保管等行为，防范经营风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营活动中涉及的各类合同签订、履行以及相关票据的管理。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规、行业标准及相关政策规定，确保合同与票据管理活动合法有效。2.审慎严谨原则在合同签订、票据开具等环节，要充分评估风险，认真审查条款，避免出现漏洞和失误。3.职责明确原则明确各部门及人员在合同与票据管理中的职责，做到分工清晰、责任落实。4.全程管控原则对合同从签订前的洽谈、起草，到签订、履行、变更、终止等全过程进行有效管理，对票据从开具、交付、使用到保管等各环节进行严格监控。二、合同管理（一）合同签订前管理1.合同立项各部门根据业务需要提出合同立项申请，详细说明合同的标的、内容、金额、履行期限等基本情况，并经部门负责人审核后报公司分管领导审批。立项申请应作为合同签订的前期依据，确保合同签订具有必要性和可行性。2.资信调查对于重大合同或与新客户签订的合同，业务部门应负责对合作方的主体资格、经营状况、财务状况、信用记录等进行全面调查。调查可通过查阅工商登记资料、实地考察、查询信用信息平台等方式进行。资信调查报告应作为合同签订的重要参考，对于存在重大风险的合作方，应谨慎签订合同或采取必要的风险防范措施。3.合同起草合同文本原则上由业务部门负责起草。起草合同应遵循公平、公正、合理的原则，明确双方的权利和义务，条款应具体、清晰、准确，避免模糊不清或歧义性表述。合同内容应包括但不限于合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等。对于格式合同，应仔细审查其条款，确保符合公司利益和法律法规要求。4.合同审核合同起草完成后，应提交公司法律事务部门或具有法律专业知识的人员进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、完整性、严密性等。法律事务部门应重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险，是否维护了公司的合法权益。同时，财务部门应对合同的价款、支付方式、结算期限等财务条款进行审核，确保符合公司财务管理制度。其他相关部门可根据业务需要对合同涉及的专业条款进行审核。审核意见应书面反馈给业务部门，业务部门根据审核意见对合同进行修改完善。（二）合同签订管理1.授权委托签订合同需由法定代表人或其授权的代理人进行。授权代理人应持有法定代表人签署的授权委托书，授权委托书应明确授权范围、期限等内容。业务人员应在授权范围内签订合同，不得超越授权权限。2.合同签署合同经审核通过后，由业务部门负责与对方当事人进行签署。签署合同时，应确保合同文本的一致性，双方当事人应在合同上加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代理人签字。合同一式多份，应根据实际需要确定各方留存的份数，确保各方持有完整有效的合同文本。3.合同备案合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交公司合同管理部门进行备案。合同管理部门应建立合同台账，对合同的基本信息、签订时间、履行情况等进行详细记录，以便于查询和管理。（三）合同履行管理1.履行跟踪业务部门负责合同的履行跟踪，及时掌握合同履行情况，确保合同双方按照约定履行各自的义务。在合同履行过程中，如发现对方存在违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施，并向公司相关领导报告。2.变更管理合同履行过程中如需变更合同内容，业务部门应及时与对方协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应按照合同签订的审批程序进行审核和签署，并及时提交合同管理部门备案。3.争议解决如合同履行过程中发生争议，业务部门应及时收集相关证据，与对方进行协商解决。协商不成的，应按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。在争议解决过程中，应及时向公司报告进展情况，并配合公司做好相关工作。（四）合同终止管理1.终止条件合同期满、双方协商一致、一方违约导致合同无法继续履行等情况下，合同可以终止。2.终止程序合同终止时，业务部门应及时通知对方，并办理相关的终止手续。如涉及款项结算、货物交付等事项，应按照合同约定进行清理和结算。合同终止后，业务部门应将合同履行情况及终止情况书面报告公司合同管理部门。3.资料归档合同履行完毕或终止后，业务部门应将合同文本、相关文件、往来信函、履行记录等资料整理归档，交公司档案管理部门保存。档案管理部门应按照档案管理规定对合同资料进行妥善保管，确保资料的完整性和安全性。三、票据管理（一）票据种类及适用范围1.发票发票是在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。公司在销售商品、提供劳务等经营活动中应依法开具发票。2.收据收据是公司在收到款项时开具给付款方的收款凭证。收据应注明收款日期、金额、用途等内容，并加盖公司财务专用章。3.其他票据根据业务需要，公司还可能涉及使用支票、汇票、本票等票据。这些票据的使用应严格按照相关法律法规和银行规定进行管理。（二）票据开具管理1.开具申请业务部门在发生经营业务需要开具票据时，应填写票据开具申请表，详细注明开票日期、付款方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、开票内容、金额等信息，并经部门负责人审核后提交财务部门。2.审核开具财务部门收到票据开具申请表后，应按照相关规定对申请内容进行审核。审核内容包括开票信息的准确性、业务的真实性、金额的合理性等。审核无误后，由财务人员按照规定的格式和要求开具票据，并加盖发票专用章或财务专用章。3.票据交付票据开具后，财务部门应及时将票据交付给业务部门，由业务部门负责将票据送达付款方。交付票据时，应办理签收手续，确保票据安全送达。（三）票据使用管理1.专人负责公司应指定专人负责票据的保管和使用，票据保管人员应具备一定的财务知识和责任心，严格遵守票据管理规定。2.领用登记票据保管人员应建立票据领用登记簿，对票据的领用日期、号码、用途、领用人等信息进行详细记录。业务人员领用票据时，应填写领用申请表，经部门负责人审批后到票据保管人员处领取，并在领用登记簿上签字确认。3.使用规范业务人员在使用票据时，应按照规定的格式和内容填写，确保票据内容真实、准确、完整。票据不得涂改、挖补、撕毁，如发现票据有误，应及时退回票据保管人员，按规定作废处理。4.作废处理对于作废的票据，应加盖“作废”戳记，并将作废票据的所有联次妥善保管，定期交财务部门核销。（四）票据保管管理1.保管场所票据应存放在安全、干燥、通风的专用保管场所，配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.分类存放票据应按照种类、号码顺序进行分类存放，便于查找和管理。3.定期盘点票据保管人员应定期对票据进行盘点，确保账实相符。盘点结果应形成书面报告，报财务部门审核。如发现账实不符，应及时查明原因，并采取相应的处理措施。（五）票据核销管理1.核销申请业务部门在票据使用完毕后，应及时将已开具的票据存根联、作废票据等整理好，填写票据核销申请表，注明票据号码、开具金额、使用情况等信息，并经部门负责人审核后提交财务部门。2.审核核销财务部门收到票据核销申请表后，应按照规定对申请内容进行审核。审核内容包括票据的真实性、完整性、使用情况的合理性等。审核无误后，财务人员对票据进行核销，并在票据核销申请表上签字确认。3.归档保存票据核销后，财务部门应将票据存根联、作废票据、票据核销申请表等资料整理归档，交公司档案管理部门保存。档案管理部门应按照档案管理规定对票据核销资料进行妥善保管，确保资料的完整性和安全性。四、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对合同与票据管理情况进行审计监督，检查合同签订、履行、票据开具、使用、保管等环节是否符合本办法规定，是否存在违规行为和风险隐患。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。（二）定期检查公司合同管理部门和财务部门应定期对合同与票据管理情况进行检查，检查内容包括合同台账的建立与更新、票据的开具与使用、保管情况等。检查中发现的问题应及时督促相关部门进行整改，确保合同与票据管理规范有序。（三）专项检查根据公司经营管理需要或针对特定业务、特定时期，可开展合同与票据管理专项检查。专项检查应制定详细的检查方案，明确检查重点和范围，深入查找存在的问题，并提出针对性的改进措施。五、责任追究（一）违规责任认定对于在合同与票据管理过程中违反本办法规定的行为，应根据事实和情节轻重，认定相关部门及人员的违规责任。（二）责任追究方式1.批评教育对于情节较轻的违规行为，给予相关责任人批评教育，责令其立即改正。2.经济处罚对于因违规行为给公司造成经济损失的，应根据损失情况，对相关责任人给予相应的经济处罚，赔偿公