功能室活动管理办法

功能室活动管理办法一、总则（一）目的为了加强公司/组织功能室活动的规范化管理，提高功能室的使用效率，确保各类活动的顺利开展，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内所有功能室的活动管理，包括但不限于会议室、培训室、实验室、多媒体室等。（三）基本原则1.安全第一原则：确保功能室活动期间的人员安全和设备安全，遵守相关安全法规和操作规程。2.合理使用原则：充分发挥功能室的功能，提高使用效率，避免资源浪费。3.规范管理原则：建立健全功能室活动管理制度，规范活动申请、安排、使用、维护等流程。二、功能室管理职责（一）管理部门职责1.负责功能室的整体规划、建设和维护，确保功能室设施设备的正常运行。2.制定和完善功能室活动管理办法及相关规章制度，并监督执行。3.统筹协调功能室的使用安排，根据各部门需求合理分配资源。4.定期对功能室的使用情况进行检查和评估，提出改进意见和建议。（二）使用部门职责1.根据工作需要，提前向管理部门提交功能室活动申请，说明活动内容、时间、人数等信息。2.负责本部门组织的功能室活动的现场管理，确保活动有序进行，遵守功能室使用规定。3.活动结束后，及时清理功能室，保持室内整洁卫生，如有设备损坏及时报告管理部门。（三）设备维护部门职责1.负责功能室设施设备的日常维护和保养，定期进行检查和维修，确保设备正常运行。2.建立设备档案，记录设备的购置、使用、维修等情况，及时更新设备信息。3.对功能室设备的更新和升级提出建议，协助管理部门做好设备采购工作。三、功能室活动申请与审批（一）申请流程1.使用部门如需使用功能室开展活动，应提前[X]个工作日填写《功能室活动申请表》，详细注明活动名称、时间、地点、内容、参与人数等信息，并提交至管理部门。2.《功能室活动申请表》应由部门负责人签字确认，并加盖部门公章。（二）审批流程1.管理部门收到《功能室活动申请表》后，应在[X]个工作日内进行审核。审核内容包括活动内容是否符合公司/组织规定、申请时间是否合理、参与人数是否超出功能室承载能力等。2.如申请信息完整且符合要求，管理部门应予以批准，并将批准结果反馈给使用部门。如申请信息不完整或不符合要求，管理部门应通知使用部门补充或修改申请内容，直至审核通过。3.对于涉及重要活动或大型活动的申请，管理部门应组织相关部门进行联合审批，确保活动的顺利开展。（三）特殊情况处理如遇紧急情况需要临时使用功能室，使用部门应在活动开始前[X]小时向管理部门口头申请，并在活动结束后[X]个工作日内补办书面申请手续。管理部门应根据实际情况进行审批，如情况紧急可先予以批准，但事后需补齐相关手续。四、功能室活动安排与使用（一）使用安排1.管理部门根据审批通过的《功能室活动申请表》，按照功能室的使用情况和各部门需求，合理安排功能室的使用时间和顺序。2.如多个部门同时申请使用同一功能室，管理部门应根据活动的重要性、紧急程度等因素进行综合协调，优先满足重要和紧急活动的需求。3.使用部门应按照管理部门安排的时间和地点使用功能室，不得擅自更改。如因特殊原因需要调整，应提前[X]个工作日向管理部门提出申请，经批准后方可调整。（二）使用规范1.使用部门在功能室内应保持安静，不得大声喧哗、打闹，以免影响其他活动的进行。2.爱护功能室内的设施设备，不得随意损坏、拆卸或移动。如因使用不当造成设备损坏，使用部门应照价赔偿。3.保持功能室内的环境卫生，活动期间不得在室内吸烟、乱扔垃圾。活动结束后，应及时清理现场，恢复原状。4.严格遵守功能室的安全规定，不得在室内使用明火、私拉乱接电线等。如因违反安全规定造成安全事故，使用部门应承担相应的法律责任。（三）资源使用1.功能室内的设备、器材、办公用品等资源仅供本次活动使用，不得转借他人或挪作他用。2.使用部门如需使用功能室内的特殊设备或器材，应提前向管理部门提出申请，经批准后方可使用。使用过程中应严格按照操作规程进行操作，确保设备安全。3.管理部门应定期对功能室内的资源进行盘点和清查，确保资源的完好和正常使用。对于损坏或丢失的资源，应及时进行维修或补充。五、功能室活动现场管理（一）现场负责人职责1.每个功能室活动现场应指定一名负责人，负责活动现场的组织、协调和管理工作。2.现场负责人应提前到达功能室，做好活动前的准备工作，包括检查设备运行情况、布置场地、准备相关资料等。3.在活动期间，现场负责人应密切关注活动进展情况，及时处理突发问题，确保活动顺利进行。4.活动结束后，现场负责人应组织人员清理现场，检查设备是否关闭、场地是否整洁等，并将相关情况报告管理部门。（二）人员管理1.严格控制进入功能室的人员数量，不得超员使用。如需增加人员，应提前向管理部门申请，经批准后方可进入。2.进入功能室的人员应遵守功能室使用规定，听从现场负责人的指挥，不得擅自行动。3.对于外来人员进入功能室，应进行登记备案，注明姓名、单位、来访目的等信息。（三）安全管理1.功能室内应配备必要的安全设施和消防器材，如灭火器、应急照明等，并确保其完好有效。2.现场负责人应在活动前对功能室进行安全检查，消除安全隐患。活动期间应加强安全巡查，及时发现和处理安全问题。3.如遇突发事件，现场负责人应立即启动应急预案，组织人员疏散，确保人员安全，并及时报告管理部门和相关部门。六、功能室活动设备管理（一）设备使用登记1.使用部门在使用功能室设备前，应填写《功能室设备使用登记表》，详细记录设备名称、型号、使用时间、使用人员等信息。2.设备使用完毕后，使用人员应及时归还设备，并在《功能室设备使用登记表》上签字确认。（二）设备维护与保养1.设备维护部门应按照设备维护保养计划，定期对功能室设备进行维护和保养，确保设备正常运行。2.使用部门在使用设备过程中如发现设备故障，应及时报告设备维护部门，并协助维修人员进行维修。维修完毕后，使用部门应在《功能室设备维修记录》上签字确认。3.对于长期不使用的设备，设备维护部门应定期进行通电检查，防止设备受潮、损坏等。（三）设备更新与报废1.随着技术的发展和业务的需要，管理部门应根据功能室设备的使用情况和性能状况，适时提出设备更新计划，报公司/组织领导审批后实施。2.对于已损坏且无法修复或已达到报废年限的设备，设备维护部门应填写《功能室设备报废申请表》，经相关部门审核批准后进行报废处理。报废设备应及时清理，妥善处置。七、功能室活动费用管理（一）费用标准1.功能室活动费用包括场地使用费、设备租赁费、水电费、办公用品费等。具体费用标准由管理部门根据实际情况制定，并报公司/组织领导审批后执行。2.场地使用费按照功能室的使用时间和类型进行收取，设备租赁费按照设备的使用时长和种类进行收取，水电费按照实际用量进行结算，办公用品费按照实际消耗进行报销。（二）费用结算1.使用部门在活动结束后，应在[X]个工作日内将功能室活动费用结算清单提交至管理部门。结算清单应详细注明各项费用的发生情况和金额，并加盖部门公章。2.管理部门收到结算清单后，应在[X]个工作日内进行审核。审核无误后，按照公司/组织的财务管理制度进行费用结算和报销。3.对于超出费用标准的部分，使用部门应说明原因，并经公司/组织领导批准后方可报销。如因使用部门原因造成的费用超支，由使用部门自行承担。（三）费用监督1.公司/组织财务部门应定期对功能室活动费用进行审计和监督，确保费用的合理使用和合规报销。2.管理部门应建立功能室活动费用台账，记录各项费用的收支情况，定期进行统计和分析，为费用管理提供依据。八、功能室活动评估与改进（一）评估内容1.定期对功能室活动进行评估，评估内容包括活动效果、使用部门满意度、设备运行情况、环境卫生状况等。2.通过问卷调查、现场访谈、数据分析等方式收集评估信息，了解使用部门和参与人员对功能室活动的意见和建议。（二）评估方式1.管理部门每年组织一次功能室活动全面评估，对全年的功能室使用情况进行总结和分析。2.对于重要活动或大型活动，管理部门应在活动结束后及时组织专项评估，了解活动的开展情况和效果。3.根据评估结果，管理部门应撰写评估报告，提出改进措施和建议，报公司/组织领导审批后实施。（三）改进措施1.根据评估报告中提出的问题和建议，管理部门应制定具体的改进措施，明确责任部门和时间节点，确保改进工作落到实处。2.对于功能室设施设备方面存在的问题，设备维护