小型备选库管理办法

小型备选库管理办法一、总则（一）目的为规范公司小型备选库的管理，确保备选库的建立、使用和维护符合公司业务需求，提高工作效率，保证采购等相关业务的公平、公正、公开，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部涉及小型备选库管理的所有部门和相关业务活动，包括但不限于采购项目、服务外包、工程建设等领域中涉及小型供应商、服务商、施工单位等备选库的管理。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部规章制度，确保备选库管理活动合法合规。2.公平公正原则：在备选库的建立、审核、选择、评价等环节，坚持公平公正，为所有符合条件的供应商、服务商等提供平等机会。3.质量优先原则：注重备选库成员的质量和服务水平，优先选择具备良好信誉、专业能力和业绩的合作伙伴。4.动态管理原则：对备选库进行动态跟踪和管理，根据成员表现及时调整，确保备选库的有效性和适应性。二、小型备选库的建立（一）建库需求提出1.各部门根据业务需要，填写《小型备选库建库申请表》，详细说明建库的目的、适用范围、预计入库数量、入库标准等内容。2.申请表需经部门负责人审核签字后，提交至公司采购管理部门或相关归口管理部门。（二）入库标准制定1.采购管理部门或相关归口管理部门根据建库需求，组织相关专业人员制定入库标准。入库标准应包括但不限于以下方面：供应商、服务商等的资质要求，如营业执照、税务登记证、行业资质证书等。业绩要求，如近[X]年内类似项目的业绩情况。信誉要求，如无重大违法违规记录、无不良信用记录等。技术能力要求，如具备相关专业技术人员、技术设备等。服务水平要求，如响应时间、售后服务承诺等。2.入库标准应明确、具体、可量化，具有可操作性。（三）信息收集与审核1.采购管理部门或相关归口管理部门通过多种渠道收集符合入库标准的供应商、服务商等的信息，包括但不限于主动邀请、公开征集、行业推荐等。2.对收集到的信息进行初步审核，核实其真实性、完整性和合规性。对于不符合要求的，及时通知相关方补充或修正信息。3.组织相关部门和专业人员对审核通过的供应商、服务商等进行实地考察或评估，了解其实际情况，形成考察或评估报告。（四）入库审批1.根据考察或评估报告，采购管理部门或相关归口管理部门提出入库建议名单，填写《小型备选库入库审批表》。2.《小型备选库入库审批表》需经部门负责人、分管领导、公司主要领导审批同意后，方可确定入库名单。3.将入库名单在公司内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示无异议后，正式建立小型备选库。三、小型备选库的使用（一）项目需求匹配1.各部门在开展涉及小型备选库相关的业务活动时，根据项目需求，从备选库中筛选符合条件的供应商、服务商等。2.筛选过程应遵循公平公正原则，不得指定或变相指定特定成员。（二）采购或服务选择1.对于符合条件的项目，可通过竞争性谈判、询价、单一来源采购等方式从备选库中选择供应商、服务商等。2.采用竞争性谈判方式的，应成立谈判小组，按照谈判程序进行谈判，确定成交供应商；采用询价方式的，应向多家供应商发出询价通知书，根据报价情况确定成交供应商；采用单一来源采购方式的，应按照公司相关规定履行审批手续。3.在选择过程中，应充分比较各供应商、服务商等的报价、质量、服务等因素，选择最优方案。（三）合同签订与执行1.确定成交供应商、服务商等后，按照公司合同管理规定签订合同，明确双方的权利和义务。2.合同执行过程中，相关部门应密切跟踪，确保供应商、服务商等按照合同约定履行义务，及时协调解决出现的问题。四、小型备选库的维护（一）日常管理1.采购管理部门或相关归口管理部门负责小型备选库的日常管理工作，包括成员信息更新、档案管理等。2.定期对备选库成员进行回访，了解其业务开展情况和服务质量，收集反馈意见。（二）动态调整1.建立备选库成员动态调整机制，根据成员的业绩表现、信誉状况、市场变化等情况，及时对备选库进行调整。2.对于出现以下情况之一的成员，应及时将其从备选库中剔除：严重违反国家法律法规或公司规章制度的。提供虚假信息或在业务活动中存在欺诈行为的。服务质量严重不达标，给公司造成重大损失或不良影响的。连续[X]次未参与公司业务活动或未响应公司邀请的。3.根据业务发展需要，适时补充新的成员进入备选库。补充成员的程序与建库程序相同。（三）评价与考核1.定期对备选库成员进行评价与考核，评价内容包括业绩表现、服务质量、合作态度等方面。2.评价与考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价为优秀的成员，在后续业务活动中可给予适当优先考虑；对于评价为不合格的成员，按照动态调整机制进行处理。3.评价与考核结果应及时反馈给备选库成员，并在公司内部进行通报。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对小型备选库的管理情况进行审计监督，检查建库、使用、维护等环节是否符合规定。2.采购管理部门或相关归口管理部门应定期向公司管理层汇报备选库管理情况，接受监督和指导。（二）投诉处理1.设立投诉渠道，接受公司内部员工、供应商、服务商等对备选库管理活动的投诉。2